یکی از بخشهای اصلی در راهاندازی فرآیندهای مدیریت پروژه در یک سازمان اسقرار فرآیند تهیه و انتشار گزارشهای وضعیت پروژه میباشد. اینکه چه گزارشی، گزارش خوب است جای بحث زیادی دارد و اصولا این موضوع نسبی میباشد. در مطلب گزارش خوبش،خوبه در مورد اجزای ابتدایی یک گزارش صحبت کردم اما در این مطلب قصد دارم توجه شما را به یک مشکل بسیار بزرگ جلب کنم.
شاید شما هم دیده باشید افرادی را که تا صحبت از گزارشهای وضعیت پروژه میشود، از این گزارش اطلاعات متنوعی را انتظار دارند. میزان اختلاف وضعیت برنامهای پروژه با وضعیت واقعی پروژه، میزان اختلاف وضعیت برنامهای هر فعالیت با وضعیت واقعی هر فعالیت، نفر ساعت صرف شده برای هر پروژه، نفر ساعت صرف شده برای هر فعالیت. اختلاف تاریخ شروع و پایان واقعی و برنامهای هر فعالیت، نمودار S برای هر فاز، مشکلات و ریسکها هم که نباید فراموش شود. در کنار این موارد بهرهوری نیروی انسانی پروژه هم لازم است و …
این دوستان ظاهرا نمیدانند که برای جمعآوری این اطلاعات باید تمام افراد پروژه اطلاعات لازم را در سیستم مدیریت پروژه وارد کرده و یا جمعآوری کنند. این خود شامل هزینه میشود! نگهداری و پردازش این اطلاعات مستلزم صرف هزینه است! تهیه گزارش با استفاده از این اطلاعات مستلزم صرف انرژی و زمان زیادی میباشد که خود این هم یعنی هزینه! خب این همه هزینه شد، اگر این گزارشها توسط افراد ذیصلاح تحلیل شده و بر اساس اطلاعات جمعآوری شده و تحلیلهای آن در مدیریت پروژه بهبودی حاصل شود و در بهبود کیفیت تصمیمگیریها تاثیری بگذارد خیلی هم خوب است اما قسمت بد ماجرا اینجاست که این گزارشها فقط تهیه میشود! دهها نفر ساعت در طول یک هفته برای تهیه تعداد کاغذ که حدهاکثر برای ۱ دقیقه سرسری مشاهده میشود، صرف میشود! سادهترین و در دسترسترین اطلاعات اگر در مسیر مدیریت پروژه استفادهای ندارند نباید جمعآوری، تهیه و نگهداری شوند! زیرا همین اطلاعات سردستی هزینههای بیثمر تولید میکنند!
خوب حالا به این فکر کنید که در سازمان شما چه میزان از این اطلاعات بیمصرف جمعآوری میشود؟
در
توییتر و
فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
برای دریافت مستندات مدیریت پروژه میتوانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.
در ایجاد تغییرات در سازمان می توان دو رویکرد داشت. یکی می تواند به عنوان یک مسکن عمل کند و مشکلات شما را برای مدتی برطرف کند، اما ماندگاری این تغییرات تضمین شده نیست . این گونه رویکرد را من رویکرد ابزاری می نامم. افرادی که این رویکرد را دارند، ابزار را محور تغییرات می دانند. به زبان ساده تر وقتی تصمیم می گیرند در سازمان مدیریت پروژه راه اندازی کنند، مایکروسافت پراجکت سرور آن هم آخرین نسخه را راه اندازی می کنند، وقتی می خواهند مشتری یا سرویس محور شوند، مایکروسافت داینامیک CRM راه اندازی می کنند. زمانی که بخواهند بهبود فرایند در سازمان داشته باشند، SharePoint را راه اندازی می کنند و…. رویکر دیگر فرهنگی است و سعی می شود که در سازمان فرهنگ تغییر ایجاد شود که اگر خدای نکرده، زبانم لال بلایی بر سر ابزار آمد، سازمان از اهداف خود جا نماند. البته شکی نیست که ابزار مناسب برای حرکت به سمت اهدافی چون پروژه محوری، مشتری و سرویس محوری و بهبود فرایند بسیار مهم است اما نه به اندازه خود این مفهوم ها.
اجازه بدهید تجربه ای که در این مورد داشتم، را با شما مرور کنم.
زمانی که قصد کردیم که شرکت را به سمتی سوق دهیم که فرایند مدیریت پروژه در آن شکل بگیرد، یک هدف کوتاه مدت برای شرکت ترسیم کردیم و از مایکروسافت پراجکت سرور ۲۰۰۷ به عنوان ابزار استفاده کردیم. هدف کوتاه مدت ما این بود که قادر باشیم در طول هفته از وضعیت پروژه های زیادی که در شرکت در حال اجرا بود گزارشی کافی و مناسب داشته باشیم تا تصمیم گیری های شرکت دقیقتر شوند. در طول اجرای دستیابی به این هدف همه تلاشمون بر این بود که پرسنل شرکت اهمیتی که به ابزار و قابلیت ها و ضعف های آن می دهند بیش از فرایند تهیه گزارش ها نباشد. حتی در جلسات با مدیران پروژه بارها تاکید کردیم که هدف جمع آوری اطلاعات پروژه ها و متمرکز کردن آنها در جایی برای بوجود آوردن امکان دستیابی به آنها توسط مدیران شرکت، کنترل پروژه ها و تصمیم گیری دقیقتر است و نه راه اندازی نرم افزار پراجکت سرور ۲۰۰۷٫
حقیقت اینکه نمی دانستیم چقدر موفق بودیم، فقط امیدوار بودیم! به هر حال زمانی رسید که تصمیم گرفتیم برای دلایلی از پراجکت سرور ۲۰۱۰ استفاده کنیم. همینکه این بروزرسانی انجام شد ما به دلایل فنی که بماند، دچار مشکل شدیم. برای مدتی نتوانستیم از ابزار استفاده کنیم. فکر می کردم که به ده ها دلیل در این مدت گزارشی از وضعیت پروژه ها نخواهیم داشت. جمع آوری اطلاعات تعداد زیادی پروژه از تعداد زیادی پرسنل آن هم بدون اینکه در کیفیت و زمان ارائه گزارش ها خللی بوجود بیاید، بسیار سخت می نمود.
اما ظاهرا اتفاق بسیار خوبی رخ داده بود. چیزی که در بین مدیران پروژه نهادینه شده بود، یک فرهنگ بود. فرهنگ مدیریت پروژه، در حد توان و تجربه همکاران و در حد اهداف پیش بینی شده. فایلهای پروژه از طریق ایمیل برای مدیران پروژه ارسال میشد. مدیران پروژه با ایمیل، تلفن، جلسه و … اطلاعات پروژه را از همکاران فعال در پروژههای خود دریافت و در فایل وارد میکردند. این فایل به دست مسئول تهیه گزارش ها میرسید و ایشان گزارشهای مذکور را تهیه میکردند. درست است که در مقایسه با روند کار در پراجکت سرور این روش بدوی بود اما نتیجه کار همان نتیجه روش قبل بود.
خلاصه! انگار ما موفق شده بودیم که فرهنگ را تغییر دهیم نه ابزار را!
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
بزودی از طریق این بلاگ الگوی مستندات مختلف مدیریت پروژه، همراه با راهنما و نمونه های تکمیل شده ارائه می گردد. اخبار تکمیلی بزودی به اطلاع می رسد.
درست است که من گفتم گزارش خوبش، خوبه، البته هنوز هم اعتقاد دارم به این جمله، اما خوب تهیه این نوع گزارش نیازمند زمان است. اما گاه با شرایطی در پروژه روبرو خواهید شد که لازم است که هر روز پروژه خود را مانیتور کنید. اطلاعات از کارهای انجام شده، کارهای جاری و کارهایی که قرار است انجام شوند، بدست آورید و بر اساس آنها به سرعت تصمیم گیری نمایید. خوب! چه کنیم؟
جلسه!؟ بله، برگزاری جلسات مرور پروژه برای هر پروژه لازم است و بزرگان نیز بر این اصل تاکید دارند، اما برگزاری جلسات ۲ ساعته به صورت روزانه کمی سخت است و کمی غیر منطقی. جلسات مرور پروژه به صورت دو هفتگی یا هفتگی جواب می دهد! حالا چون شما هستید هفته ای دو بار! با این حال باز هم اگر لازم باشد هر روز اطلاعات کسب کنید این روش هم جواب نمی دهد! چه کار کنیم!
خب جلسه برگزار می کنیم! البته این جلسه فرق دارد. این جلسات اول هر روز به مدت ۱۵ دقیقه و تنها برای پاسخگویی به چند سئول است. این جلسات در حالت ایستاده، برای تاکید بر سرعت جلسات، برگزار می شود. به این جلسات می گویند جلسات سرپایی!
- چه کارهایی دیروز انجام شده؟
- چه کارهایی باید انجام می شد که انجام نشده است؟ چرا؟
- چه کارهایی امروز انجام خواهد شد؟
- چه موانعی در کار است که امکان دارد مانع انجام کارهای امروز شود؟
پاسخ این پرسشها به خودی خود اطلاعات خوبی را برای مدیر پروژه و تیم مدیریت پروژه فراهم می کند. با این حال این رویکردهای ذیل را در برگزاری این جلسات داشته باشید تا اطلاعات بیشتر و مفید تری به شما ارائه دهد و تاثیر مثبتی در تیم هم داشته باشد.
- دقت کنید برای هر فعالیت چه میزان زمان صرف شده است.
- اگر تیم قابلیت پذیرش فعالیت بیشتری دارد، فعالیت بیشتری به آنها اختصصاص دهید. دوست عزیز، زیاده روی نکنی!
- اگر تیم یا فردی نیاز به کمک دارد، به یاری ایشان بیندیشید. شاید همین اکنون نیازمند یاری سبز شما باشند.
- به افرادی که کار خود را خوب انجام دادهاند، بازخورد مثبت بدهید و از ایشان تشکر کنید. اما بازخورد منفی و تنبیه نداریم.
- بحثهای غیر مرتبط نداریم! حتی شما دوست عزیز.
نکته آخر! نگران نباشید که روزهای اول جلسه بیش از ۱۵ دقیقه زمان میبرد، کم کم که ورزیده شدید، زمان جلسه هم کم می شود.
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
شاید برای شما هم پیش آمده باشد که مدیران ارشد سازمان از شما به عنوان مدیر پروژه درخواست کنند که گزارشی از وضعیت پروژه خود تهیه و ارائه کنید. شاید هم مجبور باشید به صورت دوره ای این گزارش را تهیه کنید. من در مورد گزارشی که قرار است به کارفرما ارائه شود، صحبت نمی کنم. تمرکز این مطلب روی گزارشی است که باید در داخل شرکت یا سازمان شما بررسی گردد و بر اساس آن به پروژه کمک شود. خوب! گزارش شما چگونه است؟ چه ویژگی دارد؟ شامل چه اطلاعاتی است؟ در این مطلب من چند ویژگی پایه که باید یک گزارش وضعیت پروژه داشته باشد را بیان می کنم. بسته به شرایط و نوع پروژه این گزارش می تواند تکمیل تر باشد!
نمودار S: من عاشق این نمودار هستم! این نمودار روند پیشرفت برنامه ریزی شده پروژه را به همراه روند پیشرفت واقعی پروژه نمایش می دهد. با مقایسه این دو روند وضعیت پروژه در یک نگاه قابل فهم خواهد بود. سرعت پیشرفت پروژه و اینکه با حفظ شرایط موجود عقب افتادگی پروژه قابل جبران است یا اوضاع بدتر خواهد شد، نیز از اطلاعاتی است که به راحتی می توان از این نمودار متوجه شد.
خب به نظر شما این نمودار چه چیزی را نشان می ده؟! اگر افقط این برداشت را داشتید که تا تاریخ هشتم شما بیش از ۲۳ درصد از برنامه عقب افتاده اید، سخت در اشتباه می باشید. زیرا میزان عقب افتادگی شما ۳۶٫۵ درصد است! به نظر شما این ۳۶٫۵ از کجا آمده است؟ اما خبرهای خوب هم در این نمودار است! از تاریخ ششم پیشرفت پروژه سرعت قابل توجهی پیدا کرده است! لابد مدیر پروژه برنامه ای برای جبران عقب افتادگی اجرا کرده است! اگر این روند ادامه پیدا کند احتمالا در بین تاریخ ۱۲ تا ۱۳ به برنامه خواهیم رسید. پس اوضاع رو به بهبود است!
وضعیت فازهای اصلی: نمودار S وضعیت کلی پروژه را بیان می کند، اما در مورد فازها به طور مجزا اطلاعاتی نمی دهد! دست کم گزارش شما باید دارای جدولی باشد که این جدول شامل نام هر فاز، میزان پیشرفت واقعی و پیشرفت برنامه ای هر فاز تا تاریخ گزارش، در آن مشخص باشد. علاوه بر این باید تاریخ شروع و پایان واقعی و تاریخ شروع و پایان برنامه ای هر فاز در آن درج شده باشد.
اگر دقت کنید متوجه خواهید شد با اینکه در کل پروژه به میزان برنامه ریزی شده پیشرفت داشته است اما با بررسی هر فاز به طور جداگانه متوجه می شوید که مشکلی در برنامه هر فاز بوده است. خب به نظر شما مدیر پروژه در این شرایط باید چه کار کند؟
دلیل اختلاف: خب حالا که متوجه شدید که در وضعیت بعضی از فازها با پیش بینی برنامه ای شما مغایرت دارد باید دلیل اختلاف مربوط به هر فاز کشف و در گزارش درج شود. دقت داشتید که نگفتم دلایل عقب افتادگی، عرض کردم دلایل اختلاف. منظورم این است که اگر در قسمتی از برنامه، از روند برنامه ریزی شده پیشی گرفتید، باید دلایلش ذکر شود. به چندین دلیل که من دو دلیل را خواهم گفت! ابتدا اینکه این پیشی گرفتن از برنامه باعث می شود احتمال و ریسک عدم یا کمبود کیفیت در پروژه پر رنگ شود. پس باید توجیه مناسب برای رفع ریسک وجود داشته باشد. دو اینکه اگر برنامه را خیلی باز دیده ایم آن را دست کم برای پروژه های دیگر تصحیح کنیم. از نظر شما چه دلیل دیگری برای ذکر علت پیشی گرفتن از برنامه وجود دارد؟
ریسک ها و مشکلات: گمان نمی کنم این مورد نیاز به توضیح داشته باشد.
راه حل: حالا مشکلات و ریسکها را می دانیم، دلایل اختلاف، مخصوصا عقب افتادگی را همچنین می دانیم. آیا به عنوان یک مدیر پروژه کار شما در تهیه گزارش تمام شده است؟ نه دوست عزیز! شما باید برای جبران عقب افتادگی ها راه حل داشته باشید. برای ریسکها استراتژی پیشگیری و طرح درمان. برای مشکلات پیش آمده هم راه حل داشته باشید. اگر این را هم داشتید گزارش شما می شود یک گزارش قابل ارائه!
باز هم تاکید می کنم این شرایط دست کمی یک گزارش وضعیت پروژه است. شما چه موارد دیگر را در یک گزارش توصیه می کنید!
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
هر زمان که مدیران یا کارشناسان تصمیم می گیرد فرایند مدیریت پروژه را در سازمان خود عملیاتی کنند، به صلاحدید خود از نقاط مختلفی، کار را آغاز میکنند. یک سازمان تصمیم میگیرد که از این پس برای تمام پروژهایش طرح مدیریت پروژه تهیه کنند، سازمان دیگر نقطه شروع را تهیه منشور پروژه میداند، در سازمانی دیگر نرمافزارهای مدیریت پروژه راه اندازی می شود، جای دیگر دوره های آموزشی برگزار می شود و ….
بعضی از این نقاط برای شروع مناسب و بعضی دگر می تواند بسیار خطرناک باشد. اما من قصد ندارم که در این مطلب به نقد این اقدامات بپردازم. بلکه می خواهم نقطه ای را به عنوان پیشنهادی خود مطرح کنم و تاکید کنم که این نقطه به عنوان یک الزام است و بدون آن فرایند مدیریت پروژه از شروع خوب و درنتیجه پایان خوب برخوردار نمی باشد.
به نظر شما یک مدیر پروژه برای مدیریت پروژه به چه چیز نیاز دارد؟ حتی اگر همه مواد لازم که مورد نظر شما است را داشته باشد ولی اطلاعات پروژه را نداشته باشد امکان مدیریت پروژه وجود نخواد داشت. مدیران پروژه بدون داشتن اطلاعات از وضعیت پروژه چگونه می توانند مدعی باشند که در زمان مناسب و به درستی برای پروژه تصمیم گیری می کنند؟ اگر اطلاعات با کیفیت مناسب به مدیران پروژه نرسد، ریسکها نادیده گرفته می شود، مشکلات دیر برطرف می شوند، دو باره کاری می شود و … فکر نمی کنم لازم به شرح بیشتری در مورد نیاز جمع آوری اطلاعات در پروژه باشد.
به نظر من سازمانها باید برای شروع اجرای فرایند مدیریت پروژه، روی جمع آوری اطلاعات از پروژه کار کنند. برای اینکار هم باید از پرسنل سازمان که تشکیل دهنده تیم های پروژه هستند، شروع کرد. باید فرهنگ و سازوکاری در پروژه ها بوجود آورد که افراد بتوانند اطلاعات پروژه را در حیطه کاری خود به مدیر پروژه منتقل کنند. اینکه اطلاعات شامل چه آیتمهایی باشد بماند برای مطلب دیگر. همین را بگویم اینکه این آیتمها در هر پروژه متفاوت است. اما فارغ از این موضوع دست کم باید نکات ذیل را مد نظر داشت.
- گزارش دهی بیش از هر چیز به فرهنگ نیاز دارد. با اجبار افراد به گزارش دهی، اطلاعات را فقط برای مدتی خواهیم داشت.
- به کیفیت اطلاعات توجه داشته باشید. به همان دلایل که اطلاعات بسیار با اهمیت است، وجود اطلاعات اشتباه و ناقص خطرناک است.
- با اطلاعات مهم تر شروع کنید. تجربه اثبات کرده است، که گزارش دهی برای پرسنل سازمانهای ایرانی کار بسیار سختی است. پس بهتر است در گام نخست ابتدا تنها اطلاعات مهم را طلب کنید تا کار زیادی سخت نباشد.
- جمع آوری اطلاعات را آسان کنید. به دلیل بالا سعی کنید از ابزار و فرایند مناسب برای جمع آوری اطلاعات استفاده کنید.
- از اطلاعات استفاده کنید. اگر اطلاعاتی که افراد با هزار زحمت به شما ارائه می دهند، استفاده نکنید، آنها به زودی متوجه شده و کم کم از ارائه گزارش نا امید می شوند.
خب مدیران پروژه! اگر با من موافقید که اولین گام در مدیریت پروژه جمع آوری اطلاعات پروژه است، یک فکری برای جمع آوری اطلاعات پروژه خود کنید.
