معمولا در کلاسهای آموزشی که در مورد مدیریت پروژه دارم مخاطبین و حاضرین کلاس از گروه تیم مجری پروژه میباشند. در طول دوره در مورد نحوه تعامل با کارفرما و نحوه مدیریت ایشان با حاضرین به بحث و گفتگو میپردازیم و تلاش داریم که بتوانیم در طول کلاس تجاربی در مورد مدیریت مشتریان و انتظارات ایشان را در طول اجرای پروژه، بین حضار به اشتراک بزاریم. هر چند نظر من این است که همیشه حق با مشتری است و باید رضایت ایشان در طول پروژه تامین شود، اما مشکلی پیش نخواهد آمد اگر حاضرین چهار تا بد و بیرا هم به مشتری و کارفرما بگویند. در مورد مدیریت انتظارات ذینفعان جای بحث بسیار زیاد است. فقط اینکه من هنوز تاکید دارم که اگر مشتری از اجرا و محصول پروژه راضی نباشد، پروژه با مشکل مواجه خواهد شد و شاید هم بتوان گقت پروژه شکست خورده است.
حالا این موضوع به کنار، امروز با تجربه جالبی روبرو شدم. اولین جلسه دوره آموزش مدیریت پروژه برای مرکز تحقیقات کامپیوتری علوم اسلامی با پدیده جالبی مواجه شدم. در کلاس هم مجری بود هم کارفرما و یا به عبارت صحیحتر سفارش دهنده پروژه! حالا من هم باید تکنیکهای مدیریت کارفرما را بگم، هم روشهای کسب رضایت ایشان. از طرفی باید مراقب بحث و جدلهای همیشگی کارفرما و مجری هم باشم. و فردا نشه که سفارش دهنده پروژه به مجری پروژه بگوید مگر تو کلاس نبودی! نشنیدی که رضایت کارفرما مهم است. مجری پروژه هم بگوید برای هر درخواست جدیدی باید فرآیند تغییرات اجرا شود، هیچ تغییری را نمیتوان بدون بررسی در فرآبند تغییرات اعمال کرد، مگر تو کلاس نبودی!
در
توییتر و
فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
برای دریافت مستندات مدیریت پروژه میتوانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.
در ابتدا عرض کنم در مورد اینکه این مطلب در صنایع غیر از فناوری اطلاعات چقدر مصداق دارد نظری ندارم، هر چندان خوشبین هم نیستم، اما در حوزه فناوری اطلاعات مصادیق این مطلب را بسیار دیده ام
طرح مدیریت پروژه (Project Management Plan) که به اختصار PMP نامیده می شود، مهمترین مستند مدیریتی است که باید در یک پروژه تهیه شده و مورد استفاده قرار بگیرد. البته مهمترین مستند است تا زمانی که در حد یک مستند باقی نماند. که اگر اینگونه شود، تعدادی کاغد سیاه شده، و در حالت دیچیتالی مقداری فضای بی مصرف روی هارد دیسک بیشتر نخواهد بود. انگیزه نوشتن این مطلب هم این باقی ماندن در حد مستند است.
اجازه دهید قبل از بیان مشکل، با زبانی ساده تعریفی از مورد استفاده ی طرح مدیریت پروژه ارائه دهم. طرح مدیریت پروژه مستندی است که تیم مدیریت پروژه، بر اساس شیوه های بیان شده در این مستند پروژه را هدایت، مدیریت و کنترل می کنند. در این طرح نحوه اجرای مدیریت و کنترل پروژه اعم از مدیریت ریسک، مدیریت منابع انسانی، زمانبندی و کنترل آن، بودجه بندی و کنترل آن، مدیریت کیفیت و غیره بیان می شود. تیم مدیریت پروژه و در راس آنها مدیر پروژه بر اساس این مستد – که در حالت اصولی باید خود آن را تهیه کرده اند- پروژه را مدیریت خواهند کرد. بر اساس این طرح نیرو جذب می کنند، نیرو آزاد می کنند، کیفیت پروژه را کنترل می کنند، گزارش می دهند، گزارش می گیرند، تغییرات را مدیریت می کنند، و هر فعالیت دیگر را که در حیطه پروژه باشد بر اساس طرح مذکور انجام خواهد شد.
حالا مشکل چیست؟ معولا اولین چیزی که ناظر یا کارفرمای یک پروژه از مجری پروژه می خواهد، طرح مدیریت پروژه می باشد. که این یک درخواست کاملا منطقی می باشد. ایشان از همان اول باید بدانند که مجری پروژه قرار است، چگونه پروژه را مدیریت کند. اما مشکل آنجایی بوجود می آید که نگرش کارفرما، ناظر و مجری یک پروژه نسبت به مدیریت پروژه خلاصه می شود در تهیه مستند طرح مدیریت پروژه و نه بیشتر. و در نهایت شاید این مستند از نظر محتوا و نگارش توسط ناظر و یا کارفرما ممیزی شود ولی از نظر اجرا و رعایت آن خیر. تنها چیزی که گاهی نگاهی بر آن می شود قسمت گانت چارت مستند است.
آیا تا به حال در پروژه های شما طرح مدیریت پروژه پس از تایید ناظر و یا کارفرما، از نظر نحوه اجرا نیز ممیزی شده است؟ آیا ناظرین محترم پروژه های شما، مراقبت می کنند که افرادی که در پروژه استفاده می کنید به همان کیفیت که در طرح مدیریت پروژه ذکر شده، آموزش ببینند، آیا ناظر یا کارفرمای شما مراقبت می کند که پیمانکار از تحویل دادنی های پروژه را به همان ترتیبی که در طرح مدیریت پروژه بیان داشته، نشخه پشتیبان(Back up) بگیرید، و آیا آنها را بروزرسانی کنید. و بر اجرای ده ها مورد دیگر که در این مستند دهان پر کن بیان شده نظارت می کنند. متاسفانه من که تجربه این نظارت را نداشته ام. هر چه بوده دقت نظر در نگارش و قالب طرح بوده است.
البته مجریان پروژه نیز از این موضوع استقبال کرده و ترجیح می دهند پروژه را به شیوه هیاتی اداره کنند تا ابنکه بر اساس معیاری ممیزی گردند. اصلا فراموش می شود که این طرح تهیه شده و قرار بود از آن در سرتاسر پروژه استفاده شود. این می شود که اکثر پروژه های ما بر طبق تعاریف علمی شکست خورده محسوب می شوند.
اینکه یک طرح مدیریت پروژه مناسب چه خصوصیاتی دارد و چگونه تهیه می شود، بحثی است جدا از منظور این مطلب اما آن چیزی که هم دست و پا شکسته تهیه می شود مورد استفاده قرار نمی گیرد. این نگرش تهیه و بایگانی به حدی گسترش یافته است که کسی که قرار است برای یک پروژه طرح مدیریت تهیه کند کمترین نیاز را به اطلاعات پروژه و فرهنگ مجری و کارفرما و اطلاعات طرح نظارتی دارد، اصلا مهم نیست هزینه پروژه چقدر است. همان طرحی که برای پروژه ۲۰۰۰۰۰۰۰ تومانی تهیه شده است، برای پروژه ۱۰۰۰۰۰۰۰۰ نیز ارائه می شود. معمولا در سازمان ها یک بار تهیه و برای پروژه های بعدی تنها اسامی را تغییر می یابد. و ازآن به عنوان استفاده مجدد(Reuse) نام می برند.
حال خود بخوانید حدیث مفصل از این مجمل.
در
توییتر و
فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه
تماس با من در ارتباط باشید.
