بسیار مهم است که مدیر پروژه همیشه مرافب هزینههای پروژه باشد. بعضی موافق مدیر پروژه یک هزینهای را تخمین می زند و تنها گاهگاهی شرایط هزینههای پروژه را مرور میکند و از آن بدتر، در بعضی پروژهها هیچ وقت آن را مرور نمیکند. معولا موقعی مدیران پروژه از خواب بیدار میشوند که بیش از ۵۰ درصد بیشتر از بودجهای که باید هزینه کردهاند.
بارها و بارها مدیران پروژه، پروژههای را انجام دادند که هزینههای آن از کنترل خارج شده و یا پروژه هایی را انجام دادند بدون کنترلی روی هزینههای پروژه. بارها هم شده است که مدیران پروژه به دلیل صرف هزینه بیش از مقدار برنامهریزی شده مجبور شدند که از مدیران ارشد عذرخواهی کنند. در این مطلب چهار روش برای سوددهی پروژهها ارائه میشود به امید اینکه پروژهها روی برنامهی بودجهای پیش رفته و شاید هم کمی پول بیشتری از در کیسه پروژه بماند:) هرچند زیاد امیدوار نیستم!
هزینههای پروژه را به صورت هفتگی با تیم پروژه مرور کنید: تیم پروژه همانطور که با هوش و تلاش خود پروژه را انجام میدهند، بزرگترین عامل هزینه در پروژهها میباشند. با وجود این واقعیت چرا ایشان را به عنوان جزئی از فرآیند کنترل هزینه استفاده نمیکنید. با این کار شما به نوعی خود کنترلی در پروژه دست خواهید رسید.
علاوه بر این یک مشکل بزرگ در مورد افرادی است که همزمان در چند پروژه هستند، وجود دارد. اینکه هر زمان که در حال پرکردن Time sheet هستند به زمانهایی میرسند که دقیقا نمیدانند روی کدام پروژه صرف کردهاند. خوب آ ن را به حساب پروژهای میگذارند که کنترل کمتری روی هزینهها دارد! و حتی ساعات سوخته خود را نیز به حساب این پروژه خواهند نوشت!
اگر شما با دخالت دادن منابع در کنترل هزینهها و کنترل زمانی که به حساب پروژهها میزنند فقط ۳ ساعت در هفته از هر نیرو ذخیره کنید برای یک تیم ۱۵ نفره به اندازه یک نیروی کامل هزینه صرفهجویی کردید.
منابع را در زمان مناسب به پروژه اضافه کنید: معمولا این امکان وجود ندارد که پروژه با تمام نیروها شروع شوند. زمانی که برنامه کاری تهیه شد، مدیر پروژه بر اساس نیازهای مهارتی اقدام به اختصاص منابع خواهد کرد. یکی ازراهای کنترل و کاهش هزینه در پروژههای این است که تنها زمانی نیروها را در پروژه اضافه کنید که به واقع به ایشان نیاز است. نیروهایی که به پروژه اضافه شدهاند و کاری برای انجام ندارند یکی از منابع هزینه اصلی در پروژههای میباشند. از طرف دیگر زمانی که فعالیتهای یک نیرو در پروژه اتمام مییابد باید هر چه سریعتر آن نیرو را از پروژه آزاد نمود تا هم در پروژههای دیگر سازمان به کار رود و هم هزینه برای پروژه شما تراشیده نشود.
به مدیران ارشد سازمان پاسخگو باشید: حتی اگر مدیران ارشد سازمان از شما نخواستند و حتی اگر دیگر مدیران پروژه این کار را انجام ندهند، خود را عادت دهید که در گزارشات پروژه به هزینهها هم پرداخته شود. این کار باعث میشود که شما ناگزیر باشید نسبت به تغییرات و شرایط هزینهای پروژه حساس باشید و همین طور تیم پروژه شما و …
از اجرای فرآیند مدیریت تغییر نترسید: هرگز هیچ تغییری را در پروژه خود بدون اجرای فرآیند مدیریت تغییرات اجرا نکنید. به دقت محدوده و محتوای پروژه را کنترل کرده و به طور مستمر نیازمندیهای پروژه را بازنگری کنید. اگر نیازمندی را مشاهده کردید که خارج از محدوده اولیه توافق شده با مشتری است، باید پیش از کار روی آن، فرآیند مدیریت تغییر را برای آن اجرا نمایید. این عامل نه تنها باعث میشود که شما با افزایش کنترل نشده هزینهها روبرو نشوید هم میتوانید با دلیل در مورد تاثیرات تغییرات با مشتری صحبت کنید. اصولا مشتری زمانی که نظام و جدیت را در فرآیند مدیریت تغییرات پروژه ببیند، حاضر خواهد بود برای نیاز خود هزینه و صبر کند.
در
توییتر و
فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
برای دریافت مستندات مدیریت پروژه میتوانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.
سازمانهایی که مدیریت پروژه را در پروژه های خود اجرا کرده اند، مخصوصا آنهایی که این کار را درست و درمان انجام داده اند می دانند که اجرای فرایند مدیریت پروژه هزینه بر می باشد. هر چند این هزینه اثر قابل توجه ای در موفقیت پروژه ها دارد، سازمانهای هوشمند سعی می کنند تا جایی که به کیفیت فرایند مدیریت پروژه لطمه نخورد هزینه های مدیریت پروژه را کاهش دهند. مخصوصا از امروز که به لطف طرح تحول اقتصادی و بالا رفتن هزینه های سازمانها این امر بسیار پررنگتر خواهد شد. در این مطلب قصد دارم چند گزینه را که می توان با توجه به آنها هزینه های مدیریت پروژه را کاهش داد معرفی کنم. البته باید عرض کنم پرداختن به هر کدام از این موارد و ارائه راه حلهای دقیق نیازمند زمان است. دراین مطلب فقط اشاره ای کوتاه به این موارد دارم و اگر عمری بود بعدها در مورد هر کدام از این موارد مطلبی خواهم نوشت.
- با هدفمندی جلسات شروع کنیم: پیشتر در مورد هزینه های جلسات مطلبی با عنوان غول هزینه ساز، جلسات بی فایده نوشته بودم. با استقاده از محیط های مجازی مانند فرومها و شبکه های اجتماعی و یا با استفاده از ابزار هایی مانند chat امکان برگزاری جلسات را در هر زمان بوجود آورید تا زمانهای جلسات حضوری شما کاهش پیدا کند و تنها برای شرایط واقعا ضروری انجام شود. این ابزارها از طریق سرعت بخشیدن به فرایند تصمیم گیری نیز باعث کاهش هزینه ها می شود.
- در استقاده از دستاوردهای مدیریت پروژه صرفه جویی کنید: شما هم در پروژه های خود دستاوردها و مستنداتی تولید و استفاده می کنید. مانند طرح مدیریت پروژه، صورتجلسات، دستور جلسات، گزارشها، فرمهای مختلف و … خوب سعی کنید یک باز زمان گذاشته و آنها را به صورت دستاوردی استاندارد تهیه کنید تا مجبور نشوید در هر پروژه کلی زمان صرف تولید مجدد یا سفارشی سازی آنها نمایید. به طور خاص در سازمانهای پروژه محور این امکان وجود دارد که تیمهای مختلف برای تولید یک دستاورد، هر کدام به طور مجزا زمان صرف نمایند. استانداردسازی دستاوردها به شما کمک می کند تا استفاده مجدد از آنها در سریعترین زمان و با کمترین هزینه صورت بگیرد. به عنوان یک تجربه موفق با استاندار کردن برنامه زمانبدی پروژه ما موفق شدیم زمان تهیه برنامه زمانبدی برای پروژه های جدید را به میزان قابل توجهی کاهش دهیم.
- برای پیشگیری هزینه کنید نه برای درمان: اثبات شده و بارها بزرگان گفته اند که هزینه های بالا بردن کیفیت پروژه ها بسیار کمتر از هزینه های جبران عدم کیفیت پروژه ها می باشد. بنابراین سعی کنید تا جایی که لازم است همان اول زمان و هزینه برای کیفیت صرف کنید تا مجبور به صرف چندین برابری زمان و هزینه نشوید.
- نیروهای خود را بهره ور کنید: آموزش را از نیروهای خود دریغ نکنید. اما آموزش موثر و هدفمند را انتخاب کنید. با این کار کیفیت و بهره وری آنها را بالا می برید در نتیجه هزینه های کنترلی مدیریت پروژه را که کم هم نیستند، کاهش خواهید داد. تجربه علم مدیریت منابع انسانی و مدیریت بهره وری اثبات کرده است که این کار همه جوره جواب می دهد. به عنوان یک تجربه موفق زمانی متوجه شدم زمان خیلی زیادی از من صرف تهیه نامه و گزارش برای کارفرما می شود. تصمیم گرفتم با صرف زمان برای منشی پروژه او را به حدی برسانم که این قابلیت را داشته باشد که نامه ها را با همان کیفیتی که مد نظر مدیر پروژه بود تهیه کند و من دست آخر آنها را فقط بازنگری کنم. لازم به ذکر است آن منشی در ابتدا کار در پروژه حتی کار با نرم افزار Word را هم بلد نبود. همین کار را برای تهیه گزارشات با یکی دیگر از دوستان انجام دادم. هم آنها از این تجربه راضی بودند، هم من!
خب من از ونک تا آزادی همین مطالب به ذهنم رسید! البته موارد دیگری وجود دارد که شاید شما با تمرکز روی آنها بتوانید هزینه های مدیریت پروژه را کاهش دهید. سعی کنید آنها را بیابید و اجرایی کنید و از تجارب خود من را هم بهرمند نمایید.
در
توییتر و
فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
تاکنون به هزینه جلسات، و به طور خاص جلسات پروژه که عملکرد تیم پروژه وابسته به خروجی آنها میباشد، فکر کردهاید؟ هزینه جلسات را چگونه محاسبه میکنید؟ آیا تاکنون این محاسبه را انجام داده اید؟ اجازه بدهید در این رابطه یک سری شرایط را با هم مرور کنیم.
جلسه ای دو ساعته با حضور ۵ نفر از اعضای تیم پروژه یا شرکت را در نظر بگیرید؟ هزینه آن در نگاه اول ۱۰ نفر ساعت به نظر میرسد. اما خوب هزینه های انرژی را هم باید در نظر گرفت، مخصوصا با حذف یارانه ها این هزینه پررنگ تر می شود. در ضمن جلسه بدون پذیرایی که نمی شود، آن را هم حساب کنید. برای هر جلسه مقداری هزینه صرف آمادگی پیش از جلسه می شود. تهیه و پرینت گزارشات، تماسهای تلفنی برای هماهنگی جلسه و …، آنها را هم جمع کنید. در بهترین حالات افراد ۱۵ دقیقه قبل و ۱۵ دقیقه بعد از جلسه کار مفیدی انجام نمیدهند لطفا آن را هم حساب کنید!
شاید این موارد را شما هم حساب می کردید. اما تا حالا به این فکر کرده اید که اگر جلسه به نتیجه ای که باید نرسد یعنی عملا مفید نباشد هزینههای دیگری هم به آن افزوده میشود؟ ۱۰ نفر ساعتی که می شد صرف کارهای ضروری شود از بین رفته است. جبران خطاهایی که به دلیل به نتیجه نرسیدن جلسه بوجود میآید، مستلزم صرف هزینه می باشد. زمانی که کارهای متوقف می ماند تا شاید در جلسه بعد در باب بعضی موارد تصمیم گیری شود هم قسمتی از هزینه های جلسات بی نتیجه است، هزینه های جلسه مجدد هم که هست. و یک نکته باریکتر از مو، اگر در جلسه به هر دلیلی ناراحتی و نا امیدی برای شخصی بوجود آید، این فرد تا مدت زمانی قادر به ارائه بازدهی مناسب نخواهد بود. این هم قسمتی از هزینه ها می باشد. حالا شما این موارد رو تعمیم دهید به جلساتی با حضور بیش از ۵ نفر و بیش از ۲ ساعت.
اگر تا اینجا هم عقیده هستیم، برویم سراغ دلایلی که باعث می شوند جلسات بی نتیجه شوند. اما قبل از اینکه این دلایل را بررسی کنیم، دو نکته را عرض کنم. اول اینکه سعی شده است نکاتی را که در این مطلب بررسی می شود از تجربیات اینجانب باشد نه از دانش مطالعاتی. آن هم به این دلیل که گمان می کنم این دسته از مطالب مانند تجربیات شما بوده و امکان ارتباطی بیشتری را بوجود می آورد. دوم اینکه در این مطلب به دنبال راه حل نباشیم. زیرا مطلب طولانی خواهد شد. البته تصمیم دارم در مطالبی دیگر با کمک شما راه حل هایی برای دستیابی به جلسات مفید ارائه کنم. پس لطفا اگر شما راه حلی داشتید آن را به من هم یاد بدهید.
شفاف نبودن اهداف جلسه: یکی از دلایل اصلی بی نتیجه ماندن جلسات و شاید مهمترین آنها، عدم شفاف بودن موضوع و اهداف جلسه می باشد. منظور چیزی فراتر از یک دستور جلسه است. البته همه قبول داریم یکی از شروط یک جلسه هدفمند، داشتن یک دستور جلسه مناسب می باشد. در یک جمله دستور جلسه شرط لازم برای یک جلسه هدفمند است اما شرط کافی نمی باشد. حتما شما هم در جلساتی شرکت کرده اید که حاضرین در مورد نتایجی که باید در انتهای جلسه حاصل شود توجیه و متفق نیستند. شرایط حاکم بر این گونه جلسات هم با توجه به خصوصیات شرکت کنندگان بسیار متغییراست. با دو تجربه سعی می کنم منظورم را بیان می کنم.
- تجربه یکم. در یک پروژه برنامه ریزی شده بود برای تهیه مستند نیازمندیهای کسب و کار که قابل ارائه به کارفرما باشد ۵۰ نفر ساعت هزینه شود( قبل از این مرحله مدلسازی کسب و کار با کیفیت مناسب اجرا شده بود)، اما در جلسه طوفان مغزی(Brainstorming) برای تهیه نسخه پیش نویس این مستند که با حضور ۱۲ تحلیلگر و۱ مدیر محصول تشکیل شد، پس از چهار ساعت (قرار بود جلسه دوساعت باشد) حتی یک جمله مستند نشد یا دست کم من که چیزی ندیدم. می دانید در جلسه چه گذشت بود. دوستان فراموش کرده بودند که باید تنها نیازهای کسب و کار را استخراج و مستند کنند و نباید راه حل ارائه دهند. این عزیزان تا سطح کد نویسی هم پیش رفته بودند. “برای اینکار یک if استفاده می کنیم. اینجا رو با یک وب سرویس ردیف می کنیم، انجا یک لینک قرار می دهیم و…”. مشکل این بود که چند نفر از دوستان توجیه نبودند که قرار است به عنوان یک تحلیلگر نیازهای کسب و کار رو مستند کنند نه اینکه برنامه بنویسند.
- تجربه دوم: ایمیلی برای تعدادی از همکاران ارسال شد که روز سه شنبه ساعت ۱۴ جلسه ای با موضوع فلان برگزار می شود. زمان جلسه هیچکس جز درخواست کننده جلسه نمی دانست دقیقا در مورد چه باید صحبت کنند و به چه نتیجه ای باید برسند. هر کس انتظار منحصر به فردی از جلسه داشت. خودتان بقیه ماجرا را حدس بزنید.
مدیران ارشد صاحب نظر: دلیل دیگر که باعت نافرجامی جلسات می شود، مدیران ارشدی می باشند که خواسته یا ناخواسته نظرات خود را به دیگران تحمیل می کنند یا سعی می کنند جلسه را به گونه ای هدایت کنند تا جلسه به اهداف مورد نظر ایشان منتج شد. این مدیران قصد دارند بدون اینکه ظاهر مشارکتی جلسه خدشه دار شود افراد را در معذورات سلسله مراتبی قرارداده وپاسخ های مورد نظر خود را دریافت کنند. معمولا در این شرایط ممکن چندین اتفاق رخ دهد. یا افراد به دلایلی مانند حفظ حرمت جایگاه مدیر و یا حفظ موقعیت شغلی خود پس از کمی مقاومت، تسلیم می شوند و دلخوری و ناراحتی افراد از اینکه مدیر چنین رفتاری داشته است، ممکن است باعث شود که افراد تعدی نسبت به تصمیمات اخذ شده نداشته باشند و حتی سعی در تخریب نتایج آن تصمیم داشته باشند. و شاید گروهی که سر نترس تری دارند نتایج جلسه یا بهتر بگویم نظر مدیر را فراموش کرده و به دنبال راه های جایگزین می روند که این امر هم باعث ایجاد تنش در جلسه بعدی خواهد شد.
حضور زورکی: عامل دیگری را که می توان از آن به عنوان مانع در جهت برگزاری جلسات موثر یاد کرد ، حضور افرادی است که تمایلی به شرکت در جلسه ندارند. مخصوصا اگر این افراد از نظر سلسله مراتب سازمانی در موقعیت قدرت باشند. این عزیزان زمان حضرو خود در جلسه را هدر رفته می دانند بنابراین در اولین فرصت عدم تمایل خود را به حضور در جلسه علنی کرده که این کار باعث ایجاد تنش در جلسه می شود. کنترل این تنش مستلزم صرف زمان و هزینه است.
نمایندگان کارفرما: یکی از بارزترین عوامل بهره وری پایین جلسات پروژه حضور فرد یا افراد کارفرما در جلسه می باشد. البته این مورد به خودی خود مشکل نیست اما اگر این افراد در یکی از شرایط ذیل را داشته باشد مشکل و شاید بحران بوجود می آورند.
- این افراد تمایل داشته باشند به روش خودشان پروژه را هدایت کنند و از بد ماجرا در موضع قدرت باشند. وحشتناک تر زمانی است که این دوستان از نظر دانش و تجربه در مقامی نباشند که با تیم شما برابری کنند. در این شرایط ممکن است قانع کردن این نماینده محترم کارفرما به اندازه یک جلسه زمان لازم نیاز داشته باشد. البته اگر جلسه به فضای جنگهای صلیبی تبدیل نشود.
- اجرای موفق پروژه دغدغه این افراد نباشند و تنها به منظور رد تکلیف و شاید هم حق ماموریت، در جلسات شرکت کنند. مشارکت نکردن در مباحث، ممانعت از قبول موارد تعهد آور تر عمده ترین مشکلاتی است که این دوستان بوجود می آورند.
از عوامل دیگری را نیز می توان به عنوان عوامل عدم نتیجه بخش بودن جلسات و درنتیجه هزینه ساز بودن آنها نام برد، مانند عدم حضور افراد کلیدی، برگزاری جلسات در ساعت نامناسب، محیط نامناسب و …. اما چهار عامل که با شرحی مختصر از آنها یاد شد از نظر من جزء عوامل کلیدی در افزایش هزینه جلسات هستند. از نظر شما چه عواملی باعث افزایش هزینه جلسات میشود؟
