پس از اینکه شما مشکلات یک فرایند کاری را درسازمان خود کشف کردید و توانستید این مشکل را به روش مناسبی بیان کنید، پیش از آنکه اقدامی برای کاهش مشکلات و افزایش کیفیت فرایندهای سازمانی داشته باشید. باید اهدف پروژه را نیز به طور مناسب تعریف کنید. خب این به طور مناسب یعنی چه؟ فرض کنید سرپرست یک تیم بهبود کیفیت در یک سازمان فناوری اطلاعات هدف خود را اینگونه بیان می کنید: “ما می خواهیم محصولات ما از نظر کیفیت عالی باشد“. به نظر شما این هدف، هدف مناسبی است؟ پس از تبادل نظر و تغییرات بر مبنای راهنمای ۶ سیگما هدف دوباره تعریف می شود اما این دفعه به این صورت:
“ما قصد داریم باگهای نسخه های بتا را در سه ماه به میزان ۵۰ درصد کاهش دهیم“
کدام تعریف مناسب است؟ حال در ادامه بررسی می کنیم که چگونه راهنمایی ۶ سیگما این تغییر را در هدف بوجود آورد.
۶ سیگما می گوید که اهداف پروژه باید SMART باشد. هر حرف از کلمه SMART نشان دهنده یک ویژگی است که باید هدف شما داشته باشد.
S: Specific. نخست هدف باید مشخص باشد. در تعریف جدید کاملا هدف در راستای خواسته تیم بوده و به طور مشخص روی کاهش باگها تمرکز دارد. اگر به تعریف اول دلخوش می کردیم این احتمال وجود دارد که یکی کیفیت را در کاهش باگ، یکی در سرعت بالای کد نوشتن، یکی در کاهش تغییرات و … ببیند.
M: Measurable. هدف باید قابل اندازه گیری باشد. اگر اینگونه باشد تیم می داند که کی به اهداف خود رسیده است و گرنه شاید مجبور باشد تا ابد پروژه را ادامه دهد. بیان کاهش ۵۰ درصد در سه ماه هدف شما را قابل اندازه گیری می کند. چون تیم می داند که چه میزان باگ را حذف کند، پروژه تمام است.
A: Agree upon. هدف باید مورد توافق همه ذینفعان فرایند باشد. برای اینکه در پروژه های بهبود فرایند بتوانید روی کمک همه ذینفعان حساب کنید باید هدف را به گونه ای انتخاب کنید که مورد توافق آنها باشد.
R: Realistic. هدف باید واقع بینانه باشد. هدف نباید خیلی بزرگ باشد که غیر قابل دسترسی گردد. مانند کاهش ۱۰۰ درصد باگ در مدت ۱ ماه و نباید خیلی کوچک باشد که تعریف هدف برای آن برازنده نباشد. مانند کاهش ۵۰ درصد خطاها در ۲ سال.
T: Time frame. هدف باید دارای یک بازه زمانی باشد. این بازه زمانی هم باید قابل واقع بینانه باشد.
خب نظرتون در مورد این روش تعریف هدف چیست؟ من که فکر می کنم این تعریف هدف ها را هدف تر می کند.
در مطلبی تحت عنوان “غول هزینه ساز، جلسات بی فایده” در مورد هزینه های پنهای یک جلسه غیر موثر و بعضی از عوامل بی نتیجه ماندن جلسات صحبت کردم. در آن مطلب عرض کردم راه حل باشد برای بعد! حالا این بعد آمده است. می خواهم در یک سری مطلب راهکارهایی را در جهت موثر نمودن جلسات ارائه دهم. این راهکارها از نظر زمانی به سه دسته اقدامات پیش از جلسه، اقدامات هنگام جلسه و اقدامات پس از جلسه تقسیم می شود. که البته از آنجا که امیر مهرانی بسیار تاکید کرده است که کوتاه بنویسم ناگزیرم که هر دسته را در چند قسمت ارائه کنم. تلاش می کنم هفته ای یک مطلب در این مورد بنویسم تا پیوستگی مطالب نیز حفظ شود.
همین ابتدا عرض کنم این مطالب همه نکاتی که می تواند در افزایش کیفیت جلسات موثر باشد نیست و شما می توانید اقدامات دیگری را ذکر نمایید که شاید در شرایطی که شما تجربه می کنید بهتر جواب دهد و من خوشحال می شوم از آنها چیزی یاد بگیرم.
نکات و اقدامات پیش از جلسه
هدف جلسه را مشخص کنید: اینکه جلسه باید هدفمند باشد در نگاه اول مشخص است. اما آیا هدف مورد نظر شما از جلسه مانند اهداف دیگر حاضرین جلسه است؟ آیا اهداف برای همه شفاف است و در آن کلی گویی نیست؟ معمولا اهداف جلسه اشتراک اطلاعات، کسب اطلاعات یا اخذ تصمیم در مورد یک موضوع می باشد. البته جلسه می تواند اهداف دیگری هم داشته باشد و یا ترکیبی از اهداف باشد که فارغ از آن، مشخص بودن هدف باعت می شود که جلسه موثرتر برگزار گردد.
اگر هدف اشتراک اطلاعات است باید تعیین شده باشد که چه اطلاعاتی و تا چه سطحی. به عنوان مثال وقتی می گوییم باید وضعیت پروژه را در جلسه به اطلاع حاضرین برسد یک جمله کلی بیان کردیم. بایدمشخص شود چه اطلاعاتی و با چه جزئیاتی. این هدف می تواند تبدیل شود به یک چک لیست که شامل اطلاعات مواردی مانند میزان نفر ساعت هزینه شده، هزینه های جانبی، ریسک های فعال، ریسک های احتمالی، مشکلات فاز یک، نتایج جلسه هفته گذشته با کارفرما و … همانطور که مشاهده کردید به راحتی اطلاعات وضعیت پروژه شکسته شد به یکسری موارد که عدم بیان آنها در جلسه باعث نقص در اطلاعات و دوباره کاری خواهد شد. همچنین این شکستن اطلاعات باعث می شود که بدانیم در مورد چه اطلاعاتی نباید حرف زد. وقتی در لیست، صحبتی از احتمال عدم پرداخت حقوق ماه بعد نشده است، پس گزارش دهنده فراموش نمی کند که حاضرین را نگران نکند!
اگر هدف جلسه کسب اطلاعات باشد نیز به همین طریق باید مشخص شود چه اطلاعاتی باید کسب شود و با چه سطح از جزئیات. زمانی که این اهداف با سطح جزئیات مناسب مشخص گردد می توان برای نیل به آن مسیر جلسه را طراحی و بر اساس آن حرکت کرد.
اگر هم هدف جلسه اخد تصمیم می باشد با برجسته کردن این هدف برای حاضرین جلسه می توانید از منحرف شدن مسیر جلسه جلوگیری کرده و از ایشان خواست تنها مواردی را که به اخذ تصمیم کمک می کند را بیان و بررسی کنند. علاوه بر این، اهداف جلسه سنگ محک کفایت جلسه می باشند و می توان زمانی که اهداف محقق شد جلسه را خاتمه داد. بارها پیش آمده که جلساتی را دیده ام که اهداف جلسه محقق شده اما به دلیل مشخص نبودن آنها حاضرین به بیان جملات تکراری پرداخته اند.
جلسه را نیاز سنجی کنید: پس از مشخص شدن اهداف جلسه، باید این سئوال مطرح شود که آیا تحقق این اهداف تنها از طریق جلسه امکانپذیر است؟ آیا راه کم هزینه و بهینه تری وجود ندارد؟ یا اهداف و شرایط به نحوی هستند که بهترین راه رسیدن به آن برگزاری جلسه است؟
فرض کنید هدف جلسه تنها انتشار یک سری اطلاعات است. شاید به جای برگزاری جلسه که محدود به زمان و مکان است، می توان اطلاعات را از طریق یک مدیای دیجیتال به مخاطب ارائه کرد که در این حالت مخاطبین هر زمان که لازم باشد می توانند به آن مراجعه کنند. در بعضی موارد هم که هدف کسب اطلاعات است و معمولا به چندین نوبت جلسه نیاز است، می توان تعدادی از جلسات را با رد و بدل نمودن پرسشنامه جایگزین کرد. حتی برای جلسات تصمیم گیری که این نوع جلسات هم ممکن است به صورت متوالی برگزار شوند می توان به گزینه هایی مانند فروم و شبکه های اجتماعی برای رد و بدل کردن اطلاعات فکر کرد.
تاکید می کنم این جملات به آن معنی نیست که بهتر است جلسه برگزار نکنیم، بلکه منظور این است که ممکن برای تحقق هدف وسیله ای مناسب تر از جلسه وجود داشته باشد که منطقی است ما بهترین را انتخاب کنیم.
ادامه دارد…
در
توییتر و
فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
