یکی از بخشهای اصلی در راهاندازی فرآیندهای مدیریت پروژه در یک سازمان اسقرار فرآیند تهیه و انتشار گزارشهای وضعیت پروژه میباشد. اینکه چه گزارشی، گزارش خوب است جای بحث زیادی دارد و اصولا این موضوع نسبی میباشد. در مطلب گزارش خوبش،خوبه در مورد اجزای ابتدایی یک گزارش صحبت کردم اما در این مطلب قصد دارم توجه شما را به یک مشکل بسیار بزرگ جلب کنم.
شاید شما هم دیده باشید افرادی را که تا صحبت از گزارشهای وضعیت پروژه میشود، از این گزارش اطلاعات متنوعی را انتظار دارند. میزان اختلاف وضعیت برنامهای پروژه با وضعیت واقعی پروژه، میزان اختلاف وضعیت برنامهای هر فعالیت با وضعیت واقعی هر فعالیت، نفر ساعت صرف شده برای هر پروژه، نفر ساعت صرف شده برای هر فعالیت. اختلاف تاریخ شروع و پایان واقعی و برنامهای هر فعالیت، نمودار S برای هر فاز، مشکلات و ریسکها هم که نباید فراموش شود. در کنار این موارد بهرهوری نیروی انسانی پروژه هم لازم است و …
این دوستان ظاهرا نمیدانند که برای جمعآوری این اطلاعات باید تمام افراد پروژه اطلاعات لازم را در سیستم مدیریت پروژه وارد کرده و یا جمعآوری کنند. این خود شامل هزینه میشود! نگهداری و پردازش این اطلاعات مستلزم صرف هزینه است! تهیه گزارش با استفاده از این اطلاعات مستلزم صرف انرژی و زمان زیادی میباشد که خود این هم یعنی هزینه! خب این همه هزینه شد، اگر این گزارشها توسط افراد ذیصلاح تحلیل شده و بر اساس اطلاعات جمعآوری شده و تحلیلهای آن در مدیریت پروژه بهبودی حاصل شود و در بهبود کیفیت تصمیمگیریها تاثیری بگذارد خیلی هم خوب است اما قسمت بد ماجرا اینجاست که این گزارشها فقط تهیه میشود! دهها نفر ساعت در طول یک هفته برای تهیه تعداد کاغذ که حدهاکثر برای ۱ دقیقه سرسری مشاهده میشود، صرف میشود! سادهترین و در دسترسترین اطلاعات اگر در مسیر مدیریت پروژه استفادهای ندارند نباید جمعآوری، تهیه و نگهداری شوند! زیرا همین اطلاعات سردستی هزینههای بیثمر تولید میکنند!
خوب حالا به این فکر کنید که در سازمان شما چه میزان از این اطلاعات بیمصرف جمعآوری میشود؟
در
توییتر و
فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
برای دریافت مستندات مدیریت پروژه میتوانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.
شاید برای شما هم پیش آمده باشد که مدیران ارشد سازمان از شما به عنوان مدیر پروژه درخواست کنند که گزارشی از وضعیت پروژه خود تهیه و ارائه کنید. شاید هم مجبور باشید به صورت دوره ای این گزارش را تهیه کنید. من در مورد گزارشی که قرار است به کارفرما ارائه شود، صحبت نمی کنم. تمرکز این مطلب روی گزارشی است که باید در داخل شرکت یا سازمان شما بررسی گردد و بر اساس آن به پروژه کمک شود. خوب! گزارش شما چگونه است؟ چه ویژگی دارد؟ شامل چه اطلاعاتی است؟ در این مطلب من چند ویژگی پایه که باید یک گزارش وضعیت پروژه داشته باشد را بیان می کنم. بسته به شرایط و نوع پروژه این گزارش می تواند تکمیل تر باشد!
نمودار S: من عاشق این نمودار هستم! این نمودار روند پیشرفت برنامه ریزی شده پروژه را به همراه روند پیشرفت واقعی پروژه نمایش می دهد. با مقایسه این دو روند وضعیت پروژه در یک نگاه قابل فهم خواهد بود. سرعت پیشرفت پروژه و اینکه با حفظ شرایط موجود عقب افتادگی پروژه قابل جبران است یا اوضاع بدتر خواهد شد، نیز از اطلاعاتی است که به راحتی می توان از این نمودار متوجه شد.
خب به نظر شما این نمودار چه چیزی را نشان می ده؟! اگر افقط این برداشت را داشتید که تا تاریخ هشتم شما بیش از ۲۳ درصد از برنامه عقب افتاده اید، سخت در اشتباه می باشید. زیرا میزان عقب افتادگی شما ۳۶٫۵ درصد است! به نظر شما این ۳۶٫۵ از کجا آمده است؟ اما خبرهای خوب هم در این نمودار است! از تاریخ ششم پیشرفت پروژه سرعت قابل توجهی پیدا کرده است! لابد مدیر پروژه برنامه ای برای جبران عقب افتادگی اجرا کرده است! اگر این روند ادامه پیدا کند احتمالا در بین تاریخ ۱۲ تا ۱۳ به برنامه خواهیم رسید. پس اوضاع رو به بهبود است!
وضعیت فازهای اصلی: نمودار S وضعیت کلی پروژه را بیان می کند، اما در مورد فازها به طور مجزا اطلاعاتی نمی دهد! دست کم گزارش شما باید دارای جدولی باشد که این جدول شامل نام هر فاز، میزان پیشرفت واقعی و پیشرفت برنامه ای هر فاز تا تاریخ گزارش، در آن مشخص باشد. علاوه بر این باید تاریخ شروع و پایان واقعی و تاریخ شروع و پایان برنامه ای هر فاز در آن درج شده باشد.
اگر دقت کنید متوجه خواهید شد با اینکه در کل پروژه به میزان برنامه ریزی شده پیشرفت داشته است اما با بررسی هر فاز به طور جداگانه متوجه می شوید که مشکلی در برنامه هر فاز بوده است. خب به نظر شما مدیر پروژه در این شرایط باید چه کار کند؟
دلیل اختلاف: خب حالا که متوجه شدید که در وضعیت بعضی از فازها با پیش بینی برنامه ای شما مغایرت دارد باید دلیل اختلاف مربوط به هر فاز کشف و در گزارش درج شود. دقت داشتید که نگفتم دلایل عقب افتادگی، عرض کردم دلایل اختلاف. منظورم این است که اگر در قسمتی از برنامه، از روند برنامه ریزی شده پیشی گرفتید، باید دلایلش ذکر شود. به چندین دلیل که من دو دلیل را خواهم گفت! ابتدا اینکه این پیشی گرفتن از برنامه باعث می شود احتمال و ریسک عدم یا کمبود کیفیت در پروژه پر رنگ شود. پس باید توجیه مناسب برای رفع ریسک وجود داشته باشد. دو اینکه اگر برنامه را خیلی باز دیده ایم آن را دست کم برای پروژه های دیگر تصحیح کنیم. از نظر شما چه دلیل دیگری برای ذکر علت پیشی گرفتن از برنامه وجود دارد؟
ریسک ها و مشکلات: گمان نمی کنم این مورد نیاز به توضیح داشته باشد.
راه حل: حالا مشکلات و ریسکها را می دانیم، دلایل اختلاف، مخصوصا عقب افتادگی را همچنین می دانیم. آیا به عنوان یک مدیر پروژه کار شما در تهیه گزارش تمام شده است؟ نه دوست عزیز! شما باید برای جبران عقب افتادگی ها راه حل داشته باشید. برای ریسکها استراتژی پیشگیری و طرح درمان. برای مشکلات پیش آمده هم راه حل داشته باشید. اگر این را هم داشتید گزارش شما می شود یک گزارش قابل ارائه!
باز هم تاکید می کنم این شرایط دست کمی یک گزارش وضعیت پروژه است. شما چه موارد دیگر را در یک گزارش توصیه می کنید!
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
