بالاخره اولین سری از الگو و نمونه مستندات مدیریت پروژه آماده و از طریق صفحه محصولات مدیریت پروژه در اختیار عموم قرار گرفت. همانطور که در پی نوشت مطالب پیشین عرض کرده بودم، تلاش داشتم که الگو و نمونه مستندات مدیریت پروژه را تهیه کرده و از طریق PMPlus.ir در اختیار مخاطبان قرار دهم. انگیزه انجام این کار هم این بود که همیشه خلاء وجود الگوهای مناسب فارسی و از آن مهمتر مثالهایی از این مستندات را احساس می کردم.
لطفا بیش از استفاده از این مستندات به نکات ذیل توجه فرمایید.
- این الگوها یک مدل پیشنهادی می باشد. استفاده کنندگان می بایست با توجه به شرایط و نیاز هر پروژه آن را سفارشی سازی کنند.
- برای سهولت در استفاده از این مستندات، شاید برخلاف عرف، مستندات را با فرمت قابل ویرایش در اختیار دوستان قرار دادم.
- از آنجا که ممکن است در استقاده از این مستندات نیاز به اطلاعات بیشتری از راهنمایی درج شده در الگوها باشد و به احتمال فراوان این مستندات نقایصی داشته باشد، آدرس ایمیل support@pmplus.ir برای پاسخگویی به پرسش ها و دریافت نظرات شما در نظر گرفته شده است.
برای شروع از مستند منشور پروژه که اولین مستند تولید شده در پروژه می باشد شروع کرده ام. امیدوارم که تا پایان تابستان کلیه مستندات توصیه شده در استاندارد ®PMBOK را تهیه و در اختیار علاقه مندان قرار دهم.
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
مطالب پیشین
منشور پروژه – قسمت اول
در مطلب پیش در مورد اهداف اصلی منشور پروژه صحبت کردیم. همچنین بخشهای مختلفی که می توان در یک منشور گنجاند را هم معرفی کردیم. در پست قبل بخش هدف یا توجیه پروژه مرور شد. در این مطلب، معرفی دیگر اجزاء منشور ادامه را ادامه می دهیم
معیارهای موفقیت یا پذیرش پروژه: شاید شما هم پروژه هایی را تجربه کرده باشید که به طور خاص روی یک سری ملاک برای پذیرش از سمت کارفرما یا حامی پروژه تاکید شده باشد. مانند پروژه های بهبود فرایند که علاوه بر بیان اهدافی مانند ارتفاء سطح کیفیت خط تولید و کاهش خطا های آن تا میزان ۵ درصد، از سمت کارفرما مطرح می شود درصورتی که میزان خطاها بیش از ۷ درصد بماند، پروژه از دید حامی پروژه قابل پذیرش نیست. یا در پروژه آموزش کارکنان یک سازمان، با هدف افزایش دانش کارکنان و درنتیجه افزایش بهروری سازمان است، قبولی بیش از ۸۵ درصد افراد به عنوان شرط پذیریش پروژه بیان می شود. در جای دیگر موارد خاص تر می شود. مانند اینکه شرط پذیرش پروژه را علاوه بر تحقق اهداف، تایید کیفیت اجرای پروژه و مستندات توسط ناظر اعلام می کنند. خوب در هر صورت باید شما در منشور پروژه تمام شرایط پذیرش پروژه یا نتیجه پروژه را در درج کنید تا همه ذینفعان پروژه نسبت به آن آگاه شوند. البته باید توجه داشته باشید که در صورتی که شرایط پذیرش پروژه در ابتدای پروژه مشخص نبود، باید به محض مشخص شدن در بیانیه محدوده و محتوی آورده شود.
نیازمندی های سطح بالا: در اولین گامها برای برنامه ریزی پروژه شما باید محدوده و محتوی (Scope) پروژه را مشخص نمایید. یکی از بخشهای اصلی محدوده و محتوی پروژه نیازمندیهای پروژه می باشد که باید در حین فرایندهای مدیریت محدوده و محتوای پروژه به طور کامل شفاف و مشخص شود. یکی از راه های دستیابی به نیازمندیهای کامل یک پروژه، تفضیل نمودن نیازمندیهای سطح بالای پروژه می باشد. این نیازمندیهای سطح بالای پروژه که در ابتدای پروژه نیز مشخص می باشد باید در منشور پروژه گنجانده شود تا بر سر آن تواقق شود. این توافق باعث می شود، نیازمندیهای تفضیلی پروژه از بیشترین تفاوق برخوردار شوند.
اگر توجه داشته باشید، اهداف، شرط پذیرش و نیازمندیهای سطح بالای پروژه می تواند بسیار شبیه هم می باشند. من پیشنهاد می کنم در پروژه های کوچک یا پروژه هایی که در آن نوع پروژه ها تجربه دارید، این سه بخش را یکی نمایید.
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
منشور پروژه مستندی است شامل اهداف پروژه، نیازمندی های اولیه، ریسک ها، محدودیت ها، مفروضات پروژه و … می باشد که با تهیه و تصویب آن پروژه به صورت رسمی آغاز می شود. هدف از تهیه منشور پروژه علاوه بر آغاز رسمی پروژه یکسان سازی برداشت های ذینفعان، مخصوصا ذینفعان کلیدی پروژه، از اهداف و شرایط پروژه است. این یکسان سازی انتظارات و تعاریف و درک یکسان از شرایط به قدری در ابتدای پروژه اهمیت دارد، که اگر تحقق نیابد احتمال دست یابی به آن در طول پروژه خیلی کم است. اگر هم قرار باشد که منشور این شفاف سازی را انجام ندهد، تهیه نشود بهتر است.
من قصد دارم در طی یکسری مطالب بخش های مختلفی که می توان در منشور پروژه به آن پرداخت را مورد بررسی قرار دهم. در طی این مطالب نکاتی را هم که به ذهنم می رسد منتشر می کنم. امیدوارم که این سلسه مطالب مفید بوده و تبادل نظرها دو طرفه بشد.
منشور پروژه می تواند شامل بخشهای ذیل باشد. می تواند، نه حتما. شما می توانید آن را سفارشی سازی کنید و در مورد سطح چزئیات آن تصمیم گیری کنید.
- توجیه یا هدف پروژه
- معیارهای موفقیت یا پذیرش پروژه
- نیازمندی های سطح بالا
- ریسک های سطح بالا
- مایلستونهای اصلی پروژه
- فرضیات و محدودیت های ابتدایی پروژه
- ذینفعان اصلی پروژه
- مدیر پروژه و اختیارات ایشان
هدف یا توجیه پروژه
اجازه بدهید کمی شرایط یک پروژه را شبیه سازی کنیم. شرکت الف قصد دارد از نرم افزار Dynamic CRM استفاده کند. هر یک از مدیران شرکت الف برای اینکار هدف خاصی دارند. مدیر فروش، CRM را به عنوان مخزن برای جمع آوری و نگهداری اطلاعات بازار ومشتریان می داند. مدیر پشتیبانی، از CRM انتظار دارد که کیفیت کارهای پشتیبانی را افزایش دهد. مدیر منابع انسانی هم تمایل دارد که CRM با خودکار نمودن تعدادی از فرایندهای شرکت سرعت و بهره وری نیروهای شرکت را بالا ببرد.
همه این اهداف، حق طبیعی مدیران شرکت الف هستند و هر کس با توجه به شرایط خود از سیستم انتظار دارد. تیم مجری پروژه اگر به این نکته(چندگانگی و عدم یکسان بودن اهداف) توجه نداشته باشد، ممکن است در همان ابتدا توجهی به هدف مدیر منابع انسانی شرکت نداشته و پروژه را شروع کند و اواسط کار متوجه شود که هر چند مدیر فروش و پشتیبانی راضی هستند اما مدیر منابع انسانی تمایلی به ادامه کار ندارد. اگر هم بخواهند که در حین پروژه، در برنامه تغییر دهند، مجبورند زمان و هزینه زیادی صرف کنند.
یکی از وظایف منشور پروژه مستند کردن اهداف و نیازمندیهای اصلی و سطح بالای پروژه از دید ذینفعان کلیدی و کسب توافق ایشان بر روی اهداف است. دونکته مهم در این جمله وجود دارد. اهداف و نیازمندیهای اصلی و ذینفعان کلیدی. در ابتدای پروژه که شما نمی توانید، چون زمان و شناخت مناسب ندارید، اهداف پروژه را به تفضیل بیان کنید و تا سطح نیازمندیها عملیاتی یا غیر عملیاتی دقیق شود. همچنین شما چز ذینفعان کلیدی، ذینفعان دیگر را در ابتدای پروژه نمی شناسید که از آنها برای کسب اطلاعات استفاده کنید. پس هر هدفی را که مستند و منتشر می کنید، سطح بالا و از دید ذینفعان کلیدی است. اما تا جایی که می توانید باید شفاف و قابل درک باشد.
در طول پروژه این اهداف که معمولا از نوع اهداف و نیازمندیهای تجاری هستند، دقیق تر و به نیازمندی های پروژه شکسته می شوند. که این نیازمندیها لزوما تنها از طریق ذینفعان اصلی کسب نمی شود.
حالا که اهداف در منشور ذکر شد و همه بر سر آن توافق دارند می توان امیدوار بود که همه تیم پروژه چه از سمت کارفرما، چه از سمت پیمانکار در یک مسیر قدم خواهند زد.
ادامه دارد…
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
یکی از مفاهیم با ارزش در سازمان ها خطوط راهنماها (Guidelines) هستند که در طول دوران کسب و کار خود به آن می رسند. در صورتی که این خطوط راهنما به طور مناسب ثبت، نگهداری و استفاده شوند در کاهش هزینه، افزایش بهروری، کیفیت و سرعت انجام پروژه ها موثر هستند. در این مطلب قصد ندارم به اهمیت خطوط راهنما بیش از این بپردازم. فرض را بر این گذاشتم که همه در مورد اهمیت این موضوع هم عقیده هستیم. در این مطلب قصد دارم یک خط راهنما در مورد تهیه منشور پروژه (Project Charter) بنویسم. البته فرض بر این است که به تهیه منشور پروژه اعتقاد باشد.
۱- در صورت موجود بودن از یک الگوی مورد توافق سازمان استفاده کنید.
۲- اطلاعات اولیه پروژه را مشخص کنید:
- نام پروژه و تاریخ مجوز.
- نام و اطلاعات تماس مدیر پروژه و اختیارات آن را مشخص کنید.
- نام، عنوان و اطلاعات تماس آغاز کننده پروژه(معمولا حامی یا مشتری).
۳- منشور پروژه شامل اطلاعات شفاف و مختصری از نیازهای تجاری و موقعیت هایی است که پروژه برای دستیابی به آنها درنظر گرفته شده است، می باشد. برای دستیابی به این اطلاعات پاسخ پرسش های ذیل را بیابید:
- شرایطی که نیاز این پروژه احساس شده است کدامند؟
- چه تقاضاهایی از بازار برای محصول یا نتیجه این پروژه وجود دارد؟
- هر گونه الزامات قانونی مرتبط با این پروژه را مشخص کنید.
۴- منشور پروژه شامل شرح خلاصه ای از محصول یا نیتجه پروژه است. به این پرسشها پاسخ دهید:
- چه خروجی از پروژه مورد نیاز است؟
- محصول یا نتیجه پروژه باید چه خصوصیاتی داشته باشد؟
۵- منشور پروژه شامل خلاصه ای از ارتباط محصول یا خدمت پروژه و نیازهای کسب و کار است:
- چرا این پروژه در حال حاض مهم است؟
- چطور خروجی پروژه نیازها کسب و کار یا موقعیت هایی را که برای تامین آنها بوجود آمده است را تامین می کند؟
۶- اگر این پروژه با پروژه های دیگر سازمان ارتباط دارد مشخص کنید.
۷- از کجا متوجه می شویم که پروژه با موفقیت به پایان رسیده است؟
۸- چه افراد یا گروهی از اجرای این پروژه تاثیر می پذیرند؟
۹- هر محدودیت، فرض و ریسک شناخته شده را بیان کنید. برای مشخص شدن این موارد می توانید به موارد ذیل پاسخ دهید:
- آیا هیج مسئله شناخته شده ای در مورد زمان، هزینه، محدوده ومحتوا، کیفیت و منابع وجود دارد که تیم پروژه را در دستیابی به اهداف پروژه محدود کند.
- آیا عامل و مسئله ای وجود دارد که تیم پروژه با در نظر گرفتن صحت و حتمی بودن آن پروژه را برنامه ریزی خواهد کرد؟
- احتمالاتی که وقوع آنها در پروژه تاثیر گذار باشند،کدامند؟
۱۰- مطمئن شوید که فردی با دانش و سطح اختیارات کافی منشورپروژه را امضا کرده باشد.
۱۱- منشور پروژه امضاء شده را در اختیار ذینفعان از جمله ذینفعان ذیل قرار دهید.
- تیم پروژه
- مشتری
- مدیران وظیفه ای مرتبط
- دپارتمان مالی
فکر می کنم با استفاده از این راهنما شما بتوانید اطلاعات مورد نیاز برای یک منشور پروژه را بدست آورید. البته شما می توانید آن را بهبود بخشیده و مطابق با شرایط سازمان و پروژه های خود سفارشی سازی کنید.
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
