یکی از بزرگترین مشکلات مدیران پروژه جوان تخمین زمان و هزینه فعالیتهای پروژه میباشد. البته این مشکل مدیر پروژههای با تجربه هم هست 
. فرض کنید به شما بگویند که شما مدیر پروژهای هستید که تا کنون تجربه مشابه آن را ندارید و باید برآورد زمان و هزینه پروژه اعلام کنید. یا فرض کنید که سازمان شما قصد دارد از امروز برای پروژههای خود تخمین زمان و هزینه داشته باشدف کاری که تا کنون از آن غافل بوده است. فکر میکنید در این دو سناریو قادر به تخمین دقیق هستید؟ برای تخمین زمان و هزینه باید چه چیزی داشت که در دو سناریوی قبلی وجود ندارد؟ پاسخ و چاره این مسئله تجربه می باشد. اگر شما اطلاعات زمانی و هزینهای چند پروژه را داشته باشید با بررسی آنها میتوانید برای پروژههای جدید تخمین ارائه کنید. هر چه اطلاعات تاریخی پروژههای سازمان دقیقتر باشد طبیعتا تخمینهایی که برای پروژههای جدید ارائه مینماید هم دقیقتر است.
باید پذیرفت که برای پروژهای جدید و تازه، در صورت نبود اطلاعات تاریخی از پروژههای گذشته سازمان، کار تخمین زمان و هزینه بسیار مشکل است و شرایط خاص خود را دارد. در این مورد در پست دیگری صحبت میکنیم اما اگر اطلاعات تاریخی پروژهها را داشتیم چگونه میتوان زمان و هزینه را برآورد کرد. در ذیل سه روش معمول را مرور میکینم.
برآوردهای پارامتریک: برای شرایطی که فعالیتهای پروژههای جدید شباهت قابل توجهی با فعالیتهای پروژههای گذشته داشته باشند میتوان از این روش استفاده نمود. به عنوان مثال زمانی که قصد تخمین زمان و هزینه سنگفرش نمودن یک محوطه ۱۰۰۰ متر مربعی را دارید، اگر همین فعالیت در پروژه گذشته در ۵ روز با هزینه ۱۰۰۰۰۰۰ تومان انجام شده باشد، شما میتوانید با کمی اغماض در مورد تورم، همین میزان هزینه و زمان را برای فعالیت پروژه جدید برآورد نمود.
برآوردهای قیاسی: در شرایطی که فعالیت پروژهها کاملا مشابه نیستند، بلکه تنها از نظر ماهیت یکسان بوده و از نظر ابعاد متفاوت هستند میتوان از این روش استفاده نمود. به عنوان مثال تجربه شما سنگفرش نمودن یک محوطه ۵۰۰ مترمربع در ۲٫۵ روز با ۵۰۰۰۰۰ تومان دارید. خوب با یک قیاس و تناسب ساده می توان برآورد کرد که زمان و هزینه سنگفرش نمودن ۱۰۰۰ مترمربع ۵ روز کار و ۱۰۰۰۰۰۰ تومان میباشد.
برآورد سه نقطهای: در شرایطی که تجارب اجرای فعالیتهای مشابه در سازمان شما بسیار باشد و اطلاعات ثبت شده پروژههای شما کامل باشد، این روش مناسب خواهد بود. در این شرایط شما باید یک برآورد در شرایط خوشبینانه، یک برآورد در شرایط بدبینانه و یک برآورد در شرایط عادی داشته باشید. در این حالت با یک فرمولی که شامل وزندهی به این شرایط میباشد، میتوان زمان و هزینه فعالیتهای پروژه را تخمین زد. این فرمول معمولا به این صورت است که برآود فعالیت برابر است با مجموع برآوردهای خوشبینانه و بدبینانه به علاوه چهار برابر برآورد در شرایط نرمال تقسیم بر ۶
برآورد=۶/(برآورد خوشبینانه+(۴*برآورد محتمل)+برآورد بدبینانه)
برای استفاده بهتر از این روشها درشما میتوانید الگوی مستند کاربرگ تخمین زمان و هزینه با این سه روش را از صفحه محصولات مدیریت پروژه دانلود نمایید. امیدوارم مفید باشد 
این مطلب در وبلاگ PMPlus.ir منتشر شده است. شما می توانید مشترک خورا ک این بلاگ شوید.
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
برای اطلاع از خدمات آموزشی به صفحه دورههای آموزشی مراجعه فرمایید.
برای دریافت مستندات مدیریت پروژه میتوانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.
بسیار مهم است که مدیر پروژه همیشه مرافب هزینههای پروژه باشد. بعضی موافق مدیر پروژه یک هزینهای را تخمین می زند و تنها گاهگاهی شرایط هزینههای پروژه را مرور میکند و از آن بدتر، در بعضی پروژهها هیچ وقت آن را مرور نمیکند. معولا موقعی مدیران پروژه از خواب بیدار میشوند که بیش از ۵۰ درصد بیشتر از بودجهای که باید هزینه کردهاند.
بارها و بارها مدیران پروژه، پروژههای را انجام دادند که هزینههای آن از کنترل خارج شده و یا پروژه هایی را انجام دادند بدون کنترلی روی هزینههای پروژه. بارها هم شده است که مدیران پروژه به دلیل صرف هزینه بیش از مقدار برنامهریزی شده مجبور شدند که از مدیران ارشد عذرخواهی کنند. در این مطلب چهار روش برای سوددهی پروژهها ارائه میشود به امید اینکه پروژهها روی برنامهی بودجهای پیش رفته و شاید هم کمی پول بیشتری از در کیسه پروژه بماند:) هرچند زیاد امیدوار نیستم!
هزینههای پروژه را به صورت هفتگی با تیم پروژه مرور کنید: تیم پروژه همانطور که با هوش و تلاش خود پروژه را انجام میدهند، بزرگترین عامل هزینه در پروژهها میباشند. با وجود این واقعیت چرا ایشان را به عنوان جزئی از فرآیند کنترل هزینه استفاده نمیکنید. با این کار شما به نوعی خود کنترلی در پروژه دست خواهید رسید.
علاوه بر این یک مشکل بزرگ در مورد افرادی است که همزمان در چند پروژه هستند، وجود دارد. اینکه هر زمان که در حال پرکردن Time sheet هستند به زمانهایی میرسند که دقیقا نمیدانند روی کدام پروژه صرف کردهاند. خوب آ ن را به حساب پروژهای میگذارند که کنترل کمتری روی هزینهها دارد! و حتی ساعات سوخته خود را نیز به حساب این پروژه خواهند نوشت!
اگر شما با دخالت دادن منابع در کنترل هزینهها و کنترل زمانی که به حساب پروژهها میزنند فقط ۳ ساعت در هفته از هر نیرو ذخیره کنید برای یک تیم ۱۵ نفره به اندازه یک نیروی کامل هزینه صرفهجویی کردید.
منابع را در زمان مناسب به پروژه اضافه کنید: معمولا این امکان وجود ندارد که پروژه با تمام نیروها شروع شوند. زمانی که برنامه کاری تهیه شد، مدیر پروژه بر اساس نیازهای مهارتی اقدام به اختصاص منابع خواهد کرد. یکی ازراهای کنترل و کاهش هزینه در پروژههای این است که تنها زمانی نیروها را در پروژه اضافه کنید که به واقع به ایشان نیاز است. نیروهایی که به پروژه اضافه شدهاند و کاری برای انجام ندارند یکی از منابع هزینه اصلی در پروژههای میباشند. از طرف دیگر زمانی که فعالیتهای یک نیرو در پروژه اتمام مییابد باید هر چه سریعتر آن نیرو را از پروژه آزاد نمود تا هم در پروژههای دیگر سازمان به کار رود و هم هزینه برای پروژه شما تراشیده نشود.
به مدیران ارشد سازمان پاسخگو باشید: حتی اگر مدیران ارشد سازمان از شما نخواستند و حتی اگر دیگر مدیران پروژه این کار را انجام ندهند، خود را عادت دهید که در گزارشات پروژه به هزینهها هم پرداخته شود. این کار باعث میشود که شما ناگزیر باشید نسبت به تغییرات و شرایط هزینهای پروژه حساس باشید و همین طور تیم پروژه شما و …
از اجرای فرآیند مدیریت تغییر نترسید: هرگز هیچ تغییری را در پروژه خود بدون اجرای فرآیند مدیریت تغییرات اجرا نکنید. به دقت محدوده و محتوای پروژه را کنترل کرده و به طور مستمر نیازمندیهای پروژه را بازنگری کنید. اگر نیازمندی را مشاهده کردید که خارج از محدوده اولیه توافق شده با مشتری است، باید پیش از کار روی آن، فرآیند مدیریت تغییر را برای آن اجرا نمایید. این عامل نه تنها باعث میشود که شما با افزایش کنترل نشده هزینهها روبرو نشوید هم میتوانید با دلیل در مورد تاثیرات تغییرات با مشتری صحبت کنید. اصولا مشتری زمانی که نظام و جدیت را در فرآیند مدیریت تغییرات پروژه ببیند، حاضر خواهد بود برای نیاز خود هزینه و صبر کند.
در
توییتر و
فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
برای دریافت مستندات مدیریت پروژه میتوانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.
وقتی یک پروژه آغاز می شود، معمولا یکی از مباحث مطروحه پیرامون هزینه های پروژه این است که کی هزینه پروژه به دست تیم اجرایی پروژه می رسد. بعضی ها دوست دارند که در همان ابتدای پروژه تکلیفشان با هزینه های پروژه مشخص باشد و پول پروژه کنار گذاشته شود. اما معمولا این اتفاق نمی افتد و اصولا هم منطقی نیست که یک سازمان هزینه تخمینی یک پروژه را از ابتدای پروژه برای آن پروژه تهیه و کنار بگذارد. به زبانی ساده پول سازمان که می توانست در جای دیگر هزینه شود، به دلیل اصرار تیم اجرایی پروژه بلوکه شود. بعضی وقتها هم سازمانها در ابتدای پروژه وامهایی تهیه می کنند که با یک چهارم آن می توانند پروژه را شروع کنند.
خیلی وقت ها هم مسئله برعکس می شود! بارها شده است که پروژه هایی به دلیل عدم ورود نقدینگی در زمان مناسب به آنها نتوانستند از پس هزینه های برآیند و پروژه متوقف شده است. در شرایطی هم به طور کامل شکست خورده و رها شده اند. شاید اگر تیم اجرایی پروژه می دانست که چه زمان چه میزان پول نیاز دارد و می توانست پیش بینی کند که این مقدار پول در آن زمان به پروژه نمی رسد، پروژه را آغاز نمی کرد که حالا هم پول سازمان رفته باشد، هم اعتبارش!
به هر حال فکر می کنم شما هم موافقید که پاسخ صحیح به این پرسش ساده که کی چقدر پول نیاز داریم، بسیار با اهمیت است. از تمام دوستان خواهش می کنم تجربه های خود را برای چگونگی پاسخ به این پرسش از طریق این بلاگ بیان کنند!
پی نوشت: این اولین مطلب این بلاگ با رویکرد تبادل تجربه و اطلاعات است. امیدوارم استقبال خوبی ازش بشود و مفید واقع شود!
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
بزودی از طریق این بلاگ الگوی مستندات مختلف مدیریت پروژه، همراه با راهنما و نمونه های تکمیل شده ارائه می گردد. اخبار تکمیلی بزودی به اطلاع می رسد.
