بزرگان مدیریت پروژه تاکید دارند، که اگر دوست دارید پروژه های خود را از تاثیر ریسک ها (در اینجا منظور از ریسک تنها ریسک منفی می باشد) در امان دارید، گریزی از مدیریت ریسک در پروژه ها نیست، از طرفی تجربه هم ثابت کرده است که مدیریت ریسک اگر بخواهد کاربردی فراتر از تهیه یک سری مستند داشته باشد، هزینه بر، مشکل و زمانبر خواهد بود. که معمولا این شرایط باعث می شود در همان اوایل پروژه فرایند مدیریت ریسک از لیست کارهای تیم مدیریت پروژه خارج شود. با توجه به این شرایط همیشه فکر میکردم که چگونه می توان این فرایند را راحت، کم هزینه، جذاب و باصرف زمان کوتاه، در عین حال با کیفیت مناسب انجام داد. در این مطلب قصد دارم با کنار هم گذاشتن چند تجربه به یک مکانیزم ساده و قابل اجرا برسم که استفاده از آن باعث شود مدیران پروژه فوایند استفاده از فرایند مدیریت ریسک را از دست ندهند.
همه را درگیر کنید: برای اینکه اطلاعات در مورد ریسکهای احتمالی در کمترین زمان ممکن به مدیر پروژه برسد و این اطلاعات تا جایی که ممکن از کامل باشد، بهتر است ساز و کاری آماده سازید تا نه فقط مدیر پروژه یا تیم مدیریت پروژه، بلکه همه تیم پروژه درگیر شناسایی ریسکها شوند. شاید یک محیط مجازی که افراد بتوانند در آن ریسک ها را اعلام کرده، طبقه بندی کنند، طرح پیشگیری و طرح درمان ارائه دهند ابزار مناسبی برای این منظور باشد. با این شرایط مدیر پروژه یا تیم مدیریت پروژه اطلاعات اولیه و حلاجی شده را از تمام تیم پروژه دریافت و در زمان کمتری می تواند عکس العمل بهتری نشان دهد. برای تشویق نیروها به شرکت در این فرایند، پاداش در نظر بگیرید. از افرادی که در ماه گذشته مهمترین ریسک، بهترین طرح پیشگیری و درمان را ارائه کردند، به صورت رسمی تقدیر کنید، جواب می دهد!
برای هر ریسک مسئول انتخاب کنید: برای اینکه مدیر پروژه یا تیم مدیریت پروژه بتواند ریسک ها را مدیریت کند، باید همه ریسکها را مانیتور کند تا بتواند:
- با انجام طرح پیشگیری، مراقب باشد احتمال وقوع ریسکها بالا نرود.
- با مشاهده نشانه های ریسک، به افراد دیگر اطلاع رسانی کند و طرح درمان را اجرا کند.
- دقت کند که اگر یک ریسک به هر دلیلی موضوعیت خود را از دست داد، از لیست ریسکها خارج شود.
- …
اگر قرار باشد همه اینکارها را مدیر پروژه و یا تیم مدیر پروژه انجام دهد آن هم برای تعداد زیادی ریسک که وقت برای کارهای دیگر ندارند. بهتر است با انتخاب یک مسئول مناسب برای هر ریسک این کار را تفویض کنید.
این همه جلسه یکیش هم برای ریسک: در طول پروژه ها تیم مدیریت پروژه بارها و بارها جلسات مختلفی با هم خواهند داشت، چرا هر هفته یک تا دو ساعت به طور خاص روی ریسک ها صحبت نکنید. این اختصاص زمان خاص برای ریسک ها باعث می شود تیم مدیریت پروژه ملزم باشد دست کم هفتگی دو ساعت ریسکها را مدیریت کنند. اگر دو مورد بالا را هم انجام داده باشید در طول جلسه سریعا به نتیجه خواهید رسید(البته امیدوارم) و کارهای تصمیم گرفته شده مرتبط با هر ریسک را به مسئول ریسک ارجاع می شود. در ضمن فراموش نکنید قبل از اینکه وارد فاز برنامه ریزی شوید، جلسه ای مختص برای شناسایی ریسکهای اولیه پروژه اختصاص دهید.
در ابتدا: قبل از اینکه در طول پروژه همه این کارها انجام دهید، این فرایند ها را به ساده ترین شکل ممکن مستند کنید و در اختیار همه افراد تیم قرار دهید تا برداشت همه از فرایند مدیریت ریسک یکسان شود. به عبارت دیگر ابتدا تصمیم بگیرید که چگونه میخواهید مدیریت ریسک کنید، سپس این چگونگی را مستند کنید. عدم مستند سازی باعث می شود که کارهای ساده ای را که می شد انجام داد را، با کارهای سخت جایگزین کنید.
زمانی که مسئولین پروژه در حال آماده سازی شرایط برای آغاز یک پروژه هستند یکی از کارهایی که معمولا در پروژه های کشور انجام می شود، تهیه یک طرح مدیریت ریسک و لیست کردن تعدادی ریسک که به طور معمول بر اساس نوع، تاثیر و احتمال وقوع طبقه بندی هم شده اند، می باشد. پس از آنکه پروژه به طور رسمی آغاز شد این مستند بسیار شیک پرینت و صحافی شده و در کتابخانه اتاقهای مدیر پروژه، مدیر عامل شرکت مجری پروژه و مدیر سازمان کارفرما نگهداری می شود. شخصا به ندرت دیده ام که اتفاقی بیش از این رخ دهد.
با توجه به این شرایط باید نتیجه گرفت که مدیریت ریسک، فعالتی بدون توجیه علمی و اقتصادی بوده و بدون آن هم پروژه با موفقیت به پایان می رسد، یا حتی کمی مثبت تر فکر کرد و بیان داشت که مدیریت ریسک برای پروژه بسیار لازم و حیاتی بوده و توسط مدیر پروژه و از روی تجریه ایشان انجام می شود و نیازی به طرح مدیریت ریسک و مستند نمودن ریسکها نمی باشد.
در این مطلب به چند نکته در این رابطه اشاره می کنم، سپس خود قضاوت کنید که برداشت های بالا درست بوده یا باید در آن تجدید نظر نمود. و اگر این گونه است چه رویکردی باید نسبت به مدیریت ریسک در پروژه داشت( البته این مورد بماند برای پستهای بعدی).
نکته اول: ریسک را تعریف کنید! برداشت اولیه همه ما از ریسک یک شرایط منفی می باشد که در صورت بوجود آمدن بر پروژه اثرات بد(افزایش هزینه، افزایش زمان و …) خواهد گذاشت. اما در حقیقت ریسک لزوما بد نمی باشد. براساس تعریف انجمن مدیریت پروژه (®PMI) در استاندار مدیریت پروژه ®PMOK ریسک چنین تعریف می شود: “یک اتفاق یا شرایط غیر مسلم که اگر رخ دهد تاثیرات مثبت و منفی روی اهداف پروژه خواهد داشت” پس با این تعریف موافقت مدیر عامل برای جذب استفاده از نیروهای با تجربه شرکت در پروژه و یا در یک پروژه راه سازی، موافقت اهالی روستا با فروش زمینهای کشاورزی با قیمتی مناسب در زمانی کوتاه، ریسک می باشد. حال این چه ربطی به بحث بالا داشت؟ یک اینکه خوب تعریف هایمان را در ابتدا یکسان کنیم. دو، مدیر پروژه اگر قرار باشد بدون طرح با ریسک ها مواجه شود، فارغ از مشکلات ریسکهای منفی، احتمال دارد به دلیل بدون برنامه بودن نتواند از ریسکهای مثبتی که به وقوع می پیوندد به درستی بهره برداری کند. مثلا چون طرحی برای استفاده از رضایت زودهنگام اهالی روستا درنظر گرفته بود، هزینه آن نیز برای زمان دورتر درنظر گرفته شده بود. زمانی هم که مدیر پروژه متوجه رضایت شد، خود را با کمبود اعتیار مواجه می بیند. شاید مردم روستا به همین سرعت هم تغییر عقیده دهند؟ ربط دیگر به موضوع بالا اینکه با تعریف فوق، اگر مدیر پروژه بخواهد شرایط را بدون طرح مدیریت ریسک، مدیریت کند باید تعداد زیادتری از شرایط مثبت و منفی را در ذهن خود حلاجی نموده و برای آن راه حل داشته باشد. خب مدیر پروژه هم انسان است. تا چه میزان می تواند شرایط را در ذهنش مدیریت کند؟
نکته دو: مدیر پروژه ای که بتواند برای ریسکهای منفی که رخ می دهد، راه حلی پیدا کند، بهتر است یا مدیر پروژه ای که ریسکهای منفی را قبل از رخ دادن تشخیص دهد و برای رخ ندادن یا کاهش اثر آنها برنامه داشته باشد؟ به نظر من دومی بهتر است. یکی از خصوصیات مدیر پروژه داشتن قابلیت پیش بینی شرایط و انجام فعالیت های لازم پیش از شرایط منفی و مثبت است. به بیانی ساده تر مدیر پروژه باید اجازه ندهد ریسکهای منفی رخ دهند و حال اگر رخ داد از پیش راه حل لازم را بدرستی انتخاب کرده باشد. نه اینکه تازه در دفترش قدم بزند و بدنبال راه چاره بگردد و با پیدا کردن راه حل کلی هم خودش را تحویل بگیرد. همچنین ایشان باید شرایط را برای رخ دادن ریسکهای مثبت بوجود آورد نا اینکه تنها به امدادهای الهی دل ببندد. حال آیا استفاده از این ویژگی مدیر پروژه بدون طرح مدیریت ریسک ممکن است؟
نکته سه: تجربه نشان داده است که هزینه جبران رخ دادن یک ریسک منفی بیشتر از هزینه جلوگیری از رخ دادن یا کاهش اثرات آن می باشد. همچنین پر واضح است هزینه جبران وقوع یک ریسک منفی در شرایطی که برای آن برنامه داشته باشیم کمتر از زمانی است که در مقابل آن بدون برنامه باشیم. هر چند همه می دانیم که مدیریت ریسک هزینه بر است اما صرف این هزینه بهتر از هزینه نمودن برای جبران خسارات نیست؟
نکته چهار: مسئولیت مدیریت ریسک یک پروژه بر عهده مدیر پروژه می باشد، اما انجام فرایند مدیریت ریسک توسط تیم مدیریت پروژه و گاهی توسط تمام تیم پروژه صورت می گیرید. با این شرایط آیا می شود هر کسی به روش خود با ریسک ها برخورد کند؟ آیا نباید همه تیم پروژه بر اساس یک روش مورد توافق مدیر پروژه ریسک های مربوط به خود را مانیتور و مدیریت نمایند؟
نظر من این است که با توجه به این چهار نکته ذکر شده و شاید چهل نکته ذکر نشده دیگر، مدیریت ریسک بر اساس یک طرح مدون، اصولی و منطقی که بر منطبق با شرایط پروژه باشد نه تنها مناسب بلکه لازم می باشد. شما چه فکر می کنید؟
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
