در پست پیشین در مورد اهمیت برقراری ارتباطات مناسب بین مدیر پروژه و تیم پروژه صحبت کردم. ابراهیم قلیپور از طریق کامنت خواسته بود که راهکارهایی برای بهبود این ارتباط بین مدیر پروژه و تیم پروژه ارائه شود. در این پست قصد دارم راهکارهایی در حد تجربه و دانش خودم، برای مدیران پروژه ارائه کنم. به طور حتم این همه راهکارهای ممکن نیست. شاید راهکار شما برای ایجاد یا بهبود ارتباط بین مدیر پروژه و تیم پروژه بهتر باشد 
- اگر در پروژهای با منابع اختصاصی یا به عبارتی در شازمانی با ساختار پروژهای کار میکنید، بهتر است زمینهای را فراهم کنید تا با تیم پروژه جلسات دوستانه داشته باشید. بسته به ابعاد پروژه میتواند این جلسات هفتهای تا ماهی یکبار باشد. با تاکید بر جلسهای حضوری در صورت گستردگی جغرافیایی پروژه از امکانات ویدو کنفرانیش استفاده نمایید. خلاصه هر کاری میکنید بکنید این جلسه را برگزار کنید.
- اگر در سازمان ماتریسی کار میکنید و امکان جمع کردن تیم برای برگزاری جلسه را ندارید، حتما با افراد درگیر در پروژههای خود، حتی به صورت انفرادی، جلسات کوتاه دوستانه هفتگی برگزار کنید. این کار را انجام دهید و به دلیل تعدد افراد و پروژهها از آن قافل نشوید.
- اجازه بدهید تیم پروژه به شما اعتماد کند. برای اینکار، تصمیمات اشتباه نگیرید، زود عصبانی نشوید، خودتون را برای آنها نگیرید، در تعامل با ایشان کم کاری نکنید، نقش مربی را برای تیم خود بازی کنید، همیشه در دسترشان باشید، به تیم پروژه اعتماد کرده و در عین حال پیگیر پروژه باشید. از راحتی و احساس آرامش تیم در انجام پروژه مطمئن باشید و برای ایجاد این احساس آرامش تلاش کنید و ….
- اجازه بدهید تیم حرف بزند. مدیری که این امکان را چه از نظر ابزاری و زمانی و چه از نظر روانی و اعتمادی بوجود نیاورید، فارغ از دهها مشکلی که در پروژه از نظر مدیریتی خواهید داشت، احترام خود را نیز از دست خواهید داد.
- از عذر خواهی نترسید. اگر اشتباه میکنید حتما از تیم خود عذر خواهی کنید. این باعث میشود شما در نزد تیم بزرگ شوید.
- همیشه از تیم خود به دلیل تلاش برای انجام بهترین نوع کار تشکر کنید. این کار باعث ایجاد اعتماد میشود.
- در زمان برنامهریزی پروژه از تیم پروژه استفاده نمایید. این کار دست کم ۲ فایده دارد. ابتدا اینکه چون این تخمینها توسط تیم زده شده است برای ایشان تعهد بیشتری خواهد داشت. دوم اینکه چون این اعتماد را به ایشان داشتید،اعتماد به نفس ایشان را بالا بردید و برای ایشان احترام بوجود آوردید. ایشان میدانند این حس خوب را شما به ایشان هدیه دادهاید.
- …..
راهحل شما چیست؟
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
برای دریافت مستندات مدیریت پروژه میتوانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.
چند سال پیش وقتی برای دیدار چند تا از دوستان رفته بودم دفتر یکی از پروژههای شرکت، دیدم که فردی که از نظر سنی جا افتاده بود پشت میز مدیر پروژه نشسته وبه صفحه مانیتور روبروش نگاه میکند. اتاق مدیر پروژه با اتاق تعدادی از دوستان من یکی بود و من هم رفتم داخل اتاق با ایشان و بقیه حضار چاق سلامتی کردم. کاملا مشخص بود که این دوست عزیز مدیر پروژه به سختی دستش رو دراز کرد و ….
رفتم که به اتاقهای دیگر سر بزنم. با بچهها که صحبت میکردیم یکی پرسید فلانی(منظور مدیر پروژه) امروز اومده؟ کمی جا خوردم! پرسیدم یعنی تو فلانی رو ندیدی تو اتاقش؟ دوستم با لحنی عصبانی جواب داد که فلانی وقتی مییاد مستقیم میرود تو اتاقش، وقتی هم کارش تمام شد، از همان راهی که آمده میرود. به دوستانم گفتم نمیخواهید بگید که اصلا با شماها معاشرتی، گپی، جلسهای ندارد! یکی از دوستان گفت که تو این مدت اگر اتفاقی نگاهمون به هم افتاده باشد سلام و علیکی رد و بدل شده و گرنه کل کارهاش رو با دو سه نفر که سرپرست هستند هماهنگ میکند و هیچ تعاملی با ما ندارد.
همون موقع فاتحه اون پروژه رو خوندم!
مدیر پروژهای که نتواند و یا نخواهد که با نیروهای خود ارتباطات مناسب برقرار کند ناخواسته اعتماد و احترام خود را نزد تیم پروژه از بین میبرد. زمانی هم که تیم اجرایی پروژه به مدیر پروژه اعتقادی نداشته باشد، از جان و دل برای پروژه انرژی نخواهد صرف کرد. موفقیت و شکست پروژه برایش مهم نیست و حتی شاید برای ضایع کردن مدیر پروژه از خود متشکر چوب لا چرخ پروژه میگذارند! اگر مدیر پروژه هیچ دانش رسمی نسبت به مدیریت پروژه نداشته باشد اگر از قدرت ارتباطات و روابط عمومی خود استفاده کند، امکان دارد بتواند پروژه را به سلامت به مقصد برساند. اما اگر مدیر پروژه خود آقای PMP باشد و کلی تالیف و ترجمه داشته باشد، از نظر فنی هم یک باشد، اما نتواند با تیم خود ارتباطات موثری برقرار کند مطئن باشید پروژه را به دیوار میکوبد!
۶ ماه بعد در حالی که پروژه هنوز تمام نشده بود و حسابی به گل نشسته بود، شنیدم که مدیر پروژه به بهانه تمام شدن قراردادش کار را رها کرده و از پروژه بیرون رفته است.
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
برای دریافت مستندات مدیریت پروژه میتوانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.
هدف از برقراری ارتباط با ذینفعان ایجاد درک یکسان از اهداف و اطلاعات پروژه بین ایشان و تیم اجرایی پروژه میباشد. اما یک نکته مهم در این مورد توجه به احتمال وجود تفاوت بین پیام نوشته شده و محتوای درک شده توسط ذینفع میباشد. در بحث ارتباطات مفهومی به نام نویز وجود دارد که به عاملهایی گفت میشود که باعث اختلال در انقال مفاهیم در فرآیند ارتباطات میشود.
درک نویز برای زمانی که شما از تلفن یا ارتباط چهره به چهره برای تعامل با ذینفعان استفاده میکنید، ساده است. اما بسیاری از مدیر پروژهها در درک این مسئله هنگامی که از ارتباط نوشتاری استفاده میشود عاجز هستند. یک سند که به خوبی از نظر ساختار طراحی شده باشد میتواند در انتقال اطلاعات ۸۰ درصد موفق تر از مستندی باشد که به خوبی طراحی نشده باشد.
عناصری که باد در طراحی یک مستند برای کاهش نویز، مورد توجه قرار گیرد عبارت است از:
طرح بندی صفحه: به طور طبیعی چشم عادت دارد که اطلاعات را از بالا، سمت راست صفحه به سمت چپ، پایان صفحه دنبال میکند. نادیده گرفتن این موضوع باعث اختلال در خواندن طبیعی اطلاعات و کاهش درک مطالب میشود.
درهم و برهم نبودن: استفاده از چندین فونت، چندین سایزو چندین رنگ باعث سردگمی خواننده میشود. ظاهرا در طی یک سری تحقیقات در تستهای ارتباطی این ساختار نمره قبولی نگرفته است. بهترین ترکیب برای رنگ متون، رنگ سیاه در پسزمینه سفید میباشد. البته در مورد فونت جای بحث بسیار است اما استفاده از فونتهای B Nazanin و Tahoma را توصیه میکنم.
طراحی صفحه: از فضای سفید در بین پاراگرافها و در حاشیهها و بین تصویر استفاده کنید. اطلاعات کلیدی را در عناوین اطلاعات بیاورید. از نمودارها عاقلانه استفاده کنید و حتما عنوان نمودارها و تصاویر را فراموش نکنید.
اطلاعات اضافی: یکی دیگر ازعواملی که باعث نویز در یک مستند میشود، اطلاعات اضافی میباشد. این اطلاعات باعث میشود که توجه و تمرکز لازم از اطلاعات اصلی برداشته و بیجهت به سمت اطلاعات اضافی برود.
در
توییتر و
فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
برای دریافت مستندات مدیریت پروژه میتوانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.
