مواد لازم برای تهیه طرح مدیریت پروژه توسط یک تازه وارد
شنبه بود و روز اول کار جدید. اعتراف می کنم کمی نگران بودم. به هر حال شرکت اسم و رسم داری بود و من تصمیم داشتم خودم را مانند جلسات مصاحبه خوب نشان بدهم. تصورم این بود که شغل جدید پستی در دفتر کنترل پروژه یا چیزی شبیه به این باشد اما مثل اینکه تقدیر چیز دیگری بود! وارد اتاق معاون مدیر عامل که البته مدیر فروش هم بود شدم و پس از خوش و بش های اولیه ایشان یک جزوه که بیش از ۱۰۰ صفحه بود رو پرینت گرفتند و به من دادند و فرمودند: ما می خواستیم این پروژه رو برون سپاری کنیم که بنا به دلایلی فعلا موفق نشدیم. حالا با وجود شما فکر کنم بتونیم این پروژه رو خودمون انجام بدهیم! این پروپوزال پروژه است. بخوانید و تا روز سه شنبه طرح مدیریت پروژه را تهیه کنید که ناظر تاکید دارد که زودتر این مستند رو دریافت کند.
هر چند کمی شوکه شده بودم اما سعی کردم بروی خودم نیارم. کمی خودم رو جمع و جور کردم و گفتم: الگویی برای طرح مدیریت پروژه در شرکت وجود دارد؟ نمونه هایی که بشه ازش استفاده کرد چطور؟ مدیر پروژه چه کسی هست؟ روی چه کسایی برای تهیه این مستند حساب کنم؟ و …. خلاصه چند تا سئوال کردم که اگر قصد جناب مدیر آزمایش من است، متوجه شود که من اعتقاد دارم چیزی که از من می خواهند مسخره و غیر اصولی است.
اما ظاهرا تستی در کار نبود و باید به تنهایی طرح مدریت پروژه را تهیه می کردم. تنها چیزی که داشتم یک نسخه اولیه بسیار ناقص و یک گانت چارت که در هنگام تهیه اسناد مناقصه تهیه شده بود. دو راه داشتم یا خیلی حرفه ای عمل می کردم می گفتم این کار تیم مدیریت پروژه است نه کار یک نفر. احتیاج به جمع آوری کلی اطلاعات دارد که من به عنوان یک تازه وارد از منابع آنها بی خبرم. یا اینکه به دلیل ترس از دست دادن موقعیت شغلی جدید دل می زدم به دریا کار را شروع می کردم، کاری را که اشتباه بود. من راه دوم را انتخاب کردم. فقط یک جمله گفتم. “من می نویسم اما مدیر پروژه باید آن را تایید کند و مسئولیتش رو بپذیرد”.
چهار ماه بعد من ازاین شرکت اسم و رسم دار اخراج شدم. من که اخراج شدم اما بیایید ببینیم به عنوان یک تازه وارد چه مواردی را برای تهیه یک طرح مدیریت پروژه لازم است؟
مدیر پروژه: کسی که قرار است طرح مدیریت پروژه را اجرا کند، تیم مدیریت پروژه و در راس آنها مدیر پروژه می باشد. اگر قرار باشد ایشان در تهیه این طرح دخالتی نداشته باشند، نمی توان از ایشان انتظار داشت که آن را به درستی اجرا کند. زیرا ممکن است طرح تهیه شده با تواناییها و روش کاری ایشان مطابقت نداشته باشد.
دارییهای فرایندی سازمان(Organization Process Asset): اگر سازمان مجری پروژه دارای سابقه تهیه و اجرای طرح مدیریت پروژه می باشد، باید به آنها سری بزنید. مستندات پروژه های قبلی و الگوی های مورد استفاده در شرکت را مرور کنید. حتما با پرسنلی از شرکت که در پروژهای قبلی شرکت همکاری داشته اند صحبت کنید و در مورد چگونگی اجرای پروژه ها از ایشان اطلاعات بگیرید. اگر تجربه های موفق(Best Practice) یا درس آموخته های(Lesson Learned) از پروژهای قبلی مستند شده است آنها را مطالعه کنید.
فاکتورهای محیطی سازمان(Enterprise Environmental Factor): به عوامل از جمله فرهنگ و تجربه حاکم بر شرکت دقت داشته باشید. در طرح مدیریت پروژه چیزی را درج نکنید که اعضای تیم پروژه برای عمل به آن آمادگی و توان نداشته باشد. قوانین و نظامهایی که باید رعایت کنید را حتما جمع آوری کنید. شاید شرکت برای گزارش گیری، روش خاصی را به صورت نظام پذیرفته باشد. شاید کارفرما یا ناظر در قرارداد، شما را مکلف به رعایت مواردی کرده باشد. از این موارد مطلع شوید. حتما با ناظر یا کارفرما در این رابطه جلسه ای برگزار کنید تا از دیدگاه های ایشان مطلع شوید.
در مورد این تجربه، هر چه کردم که جلسه با ناظر در مورد طرح مدیریت پروژه هر چه زودتر برگزار شود به دلیل عدم توجه مدیر پروژه و جناب مدیر تا دو ماه بعد از شروع پروژه تشکیل نشد. بعد از دو ماه نتیجه جلسه این شد که من مجبور شدم الگوی طرح مدیریت پروژه را کاملا تغییر دهم زیرا ناظم اصرار داشت که ساختار طرح مدیریت پروژه بر اساس نماتن باشد. اگر این جلسه همان روزهای اول تشکیل شده بود جلوی خیلی از دوباره کاری ها گرفته می شد.
نکته طنز ماجرا این بود پس از جلسه، از اینکه در جلسه به نتایجی روشن رسیده بودیم مدیر پروژه خوشحال شد و بادی کرد و گفت: می دونستم اگر زودتر این جلسه رو برگزار می کردیم خیلی بهتر بود!!!
مدیران فنی: در بعضی قسمتهای طرح مدیریت پروژه مانند قسمت مدیریت کیفیت نیاز به اطلاعات افراد فنی است. از آنها استفاده کنید و خود را به تنهایی مکلف به تهیه کامل این موارد نکنید.
اختیارات مدیر پروژه: اگر منشور پروژه تهیه شده باشد و در آن اختیارات مدیر پروژه، محدودیت ها و فرصیات مربوط به این اختیارات ذکر شده است که هیچ اما اگر متاسفانه این مستند تهیه نشده بود دست کم برای شروع اختیارات مدریت پروژه را مشخص کنید که مجبور نشوید هر زمان به دلیل نداشتن اختیارات طرح مدیریت پروژه را تغییر دهید.
نیروهای پروژه: یکی از مهترین قسمت های طرح مدیریت پروژه، طرح مدریت منابع انسانی، طرح مدیریت زمان و طرح مدیریت هزینه می باشند. برای این قسمت بهتر است همان اول پروژه تکلیف نیروهایی که در اختیار پروژه هست مشخص کنید تا پس فردا مجبور نشوید هر روز نام کسی را در طرح اضافه یا از طرح کم کنید.
زمان: برای تهیه یک طرح مدیریت پروژه مناسب و قابل اجرا نیازمند زمان کافی هستید. بسته به پروژه و میزان تجربه شما این زمان می تواند متفاوت باشد. اما مطمئن باشید برای یک تازه وارد هر چند با تجربه بیش از هفت هشت روز زمان لازم است.
به طور حتم این همه آن چیزی نیست که نیاز دارید و موارد دیگری رو می شود به آن افزود. اما از نظر من این موارد از مهمترین مواردی است که باید به عنوان یک تازه وارد در اختیار می داشتم.
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
