مطالب پیشین
اقدامات پیش از جلسه – قسمت یک
اقدامات پیش از جلسه – قسمت دوم
اقدامات پیش از جلسه – قسمت سه
اقدامات حین جلسه – قسمت یک
اقدامات حین جلسه – قسمت دو
حالا که رئیس جلسه جلسات را مدیریت کرد و جلسه را به نحوه مناسبی به پایان رساند، نوبت می رسد به اقدامات پس از جلسه که در بیشتر وقتها بر عهده دبیر جلسه می باشد.
تهیه صورتجلسه: مسلما هر جلسه دست کم باید دارای یک خروجی باشد و آن هم صورتجلسه می باشد. صورت جلسه دست کم باید شامل تصمیمات جلسه باشد. از اینجا می تواندی الگویی از قالب صورتجلسه را تهیه و استفاده نمایید. لطفا قبل از استفاده بر حسب نیاز خود سفارشی سازی کنید. بسیار مهم است که صورتجلسه در سریعترین زمان ممکن به دست افراد مربوطه برسند.
ارسال صورتجلسه: صورتجلسه نه تنها باید برای حاضرین جلسه، بلکه باید برای غایبین و کسانی که مربوط به تصمیمات جلسه می باشند ارسال گردد. قبل از ارسال در مورد نحوه ارسال با گیرندگان به توافق برسید. برای کارفرمایان حتی اگر از ایمیل استفاده می کنید، به صورت رسمی برای ایشان ارسال نمایید.
پیگیری برای جلسه بعدی: در صورتی که جلسه مورد نظر شما از نوع جلسات دوره ای می باشد و نیاز است که برای جلسه بعدی در مورد تصمیمات اخذ شده گزارشی تهیه شود، چند روز قبل از جلسه، در مورد تهیه گزارش به مسئول مربوطه یادآوری نمایید.
پایان
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
مطالب پیشین
اقدامات پیش از جلسه – قسمت یک
اقدامات پیش از جلسه – قسمت دوم
اقدامات پیش از جلسه – قسمت سه
اقدامات حین جلسه – قسمت یک
اواسط اقدامات رئیس جلسه، در حین جلسه بودیم. اگر فراموش کرده اید یک نگاهی به مطلب قبلی بیندازید، بد نیست
- نتایج اخذ شده را مشخص و بدون ابهام نماید: در جلساتی که در مورد مسئله خاصی تصمیمی گرفته می شود، شما به عنوان رئیس جلسه باید نتیجه جلسه را بیان کرده و از درک آن توسط حاضرین اطمینان حاصل کنید. سپس از دبیر جلسه بخواهید نتیجه را ثبت نماید. همیشه این احتمال را در نظر داشته باشید که ممکن است، برداشت حاضرین از نتایج یکسان نباشد. شما باید از بوجود آمدن این مشکل جلوگیری نمایید. اگر یکی از نتایج جلسه انجام فعالیتی است، باید در همان جلسه مسئول و مهلت انجام فعالیت مشخص گردد. اصولا مشخص شدن کارهایی که باید انجام بگیرد بدون مشخص بودن مسئول و مهلت انجام چندان موثر نیست. مشخص کنید که نتایج اقدامات چگونه و در چه زمانهایی و به چه کسی باید گزارش داده شود. خیلی از جلسات بواسطه اقداماتی که پس از جلسه صورت می گیرید، ارزشمند هستند، پس مراقب باشید همه چیز را در مورد اجرای اقدامات مشخص باشد.
جلسه را به خوبی خاتمه دهید: حالا که جلسه را خوب شروع کردید و خوب هم هدایت نمودید، تمام تلاش خود را به کار بگیرید که جلسه را خوب تمام کنید. نظرتان با اینکه با صدای بلند اعلام کنید جلسه تمام شده و به حاضرین خسته نباشید بگویید، چیست؟ امیدوارم مخالف باشید!
- جلسه را یکهو تمام نکنید: حتما چند دقیقه مانده به پایان جلسه، به حاضرین اعلام کنید که جلسه در حال اتمام است و از آنها بخواهید سخنان خود را جمع بندی کنند. این کار علاوه بر اینکه نشانه احترامی است که به حاضرین دارید، باعث می شود کسی نگوید من که حرفم نیمه تمام ماند. اگر لازم بود جلسه را ادامه دهید، مدت زمان تمدیدی را مشخص کنید که جلسه زیادی کش نیاید.
- نتایج جلسه را یک بار مرور کنید: نتایجی که دبیرجلسه ثبت کرده است را خود شما یا دبیر بخواند. این کار به نتایج رسمیت می دهد و خروجی های جلسه را ملموس تر می کند. اگر در حین جلسه بر شفاف بودن نتایج برای حاضرین اصرار نداشته باشید، احتمال دارد در این زمان بحث هایی شکل بگیرد، پس اصرار داشته باشید که نتایج شفاف باشد. اعلام کنید که بزودی صورتجلسه به دست حاضرین می رسد. مشخص کنید که از چه طریقی تا اگر فردی با روش ارسال صورتجلسه مشکل داشت اعلام کند تا تصمیم دیگری بگیرید.
- تشکر و عذرخواهی فراموش نشود: از حضار برای حضور موثرشان در جلسه تشکر کنید و از آنها عذر بخواهید اگر به دلیل کنترل و هدایت جلسه مجبور شدید، سخن کسی را قطع کنید، به کسی تذکر بدهید و … این عذر خواهی باعث می شود کدورت هایی که ممکن است در جلسه بوجود آمده باشد کم رنگ شود.
گمان می کنم به عنوان رئیس جلسه کار خود را در حین جلسه انجام داده اید. البته حتما نکاتی را من فراموش کردم. شما آن را بیان کنید تا همه با هم به آنها توجه کنیم.
ادامه دارد…
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
