PMPlus

مطالب پیشین

اقدامات پیش از جلسه – قسمت یک

اقدامات پیش از جلسه – قسمت دوم

اقدامات پیش از جلسه – قسمت سه

حالا که با آمادگی لازم قصد شرکت در جلسه دارید برای اینکه زحمات قبل از جلسه شما به ثمر بنشیند باید یکسری نکات را هم در حین جلسه رعایت کنید. من این نکات را بر اساس نقش تقسیم بندی کرده و خدمت شما ارائه می کنم. امیدوارم مفید باشد.

رئیس جلسه

جلسه را به خوبی آغاز کنید: یکی از عوامل موفقیت یا شکست یک جلسه چگونگی شروع یک جلسه می باشد. جلسات را باید رئیس جلسه آغاز می کند. شاید در ظاهر این شروع کردن کار سختی نباشد اما اگر به خوبی صورت نگیرد احتمال این وجود دارد که کنترل جلسه از دست رئیس خارج شود. خوب چه نکاتی را باید مدیر در نظر بگیرد؟

• شروع به موقع جلسه یعنی بالا بردن اهمیت نظم در جلسه: همه ما شاهد جلساتی بودیم که با تاخیر آغاز می شوند. یکی در ترافیک است، دیگری در جلسه دیگری کارش طول کشیده است و از همه بدتر یک نفر هم فراموش کرده که جلسه ای در کار می باشد  و همه صبر می کنند تا غایبین برسند. فاجعه آمیزتر اینکه همه حاضرین سر ساعت در مکان جلسه حضور دارند، اما صحبت ها متفرقه چنان گل انداخته که ناخودآگاه موضوع جلسه با تاخیر مطرح می گردد. معمولا در این گونه شرایط این حس به حاضرین دست می دهد که جلسه رسمیت و اهمیت خاصی ندارد. توصیه می کنم تنها در شرایط بسیار بسیار خاص جلسه را با تاخیر آغاز کنید. به کسانی که دیر می آیند به طور محترمانه و با ظرافت تذکر دهید. اگر لازم می دانید تاکید کنید که تاخیر جلسه از اهمیت و رسمیت جلسه نمی کاهد.
• قوانین جلسه را بیان کنید: هر جلسه بسته به نوع و ماهیتش قوانین خواصی دارد. به عنوان مثال در جلساتی از نوع طوفان مغزی (Brainstorming) کسی نباید نظر دیگری را نقد کند یا در یک جلسه خاص نباید افراد بدون اجازه گرفتن صحبت کند. شما باید این قوانین را برای حاضرین بیان کنید. البته بهتر است برای تسریع کار قبل از جلسه در یکی از پیوستهای دستور جلسه این قوانین را آماده و به همراه این مستند برا ی حاضرین ارسال نمایید. در این شرایط شما می توانید با یک مرور سریع از روی قوانین به مرحله بعد بروید. اما هرگز از مررو قوانین غافل نشوید. نکته مهم در قوانین جلسه که نباید فراموش شود اختیارات و مسئولیت های رئیس و دبیر جلسه می باشد. به طور شفاف آنها را بیان نمایید تا در صورتی که مجبور شدید از اختیارات خود استفاده کنید، حاضرین شکه نشوند.
• دستور جلسه را مرور کنید: این کار باعث می شود افرادی که دستور جلسه را مطالعه نکرده اند از اهداف جلسه به طور دقیق تر مطلع شوند. همچنین باعث می شود افراد سعی کنند خورد را با شرایط و مسیری که در دستور جلسه ذکر شده هماهنگ کنند. پس از اینکار شما می توانید بر اساس دستورجلسه، جلسه را  ادامه دهید.

جلسه را هدایت و کنترل کنید: مسئولیت هدایت جلسه با رئیس جلسه می باشد. در حقیقت رئیس جلسه است که با مدیریت صحیح خود دستیابی به اهداف جلسه را تضمین می کند. در این مورد چند نکته به ذهن من می رسد که توجه به آن می تواند موثر باشد.

• تا جایی که می شود رئیس نباشید: اگر جلسه بر اساس اهداف، دستور جلسه و قوانین در جریان است، سعی کنید تنها در نقش یکی از حاضرین عمل کنید. ساده بگویم وقتی لازم نیست رئیس بازی درنیاورید. عدم این کار باعث می شود جایی که لازم است  نتوانید از اختیارات خود استفاده کنید. در واقع  میزان استفاده از اختیارات رئیس جلسه مانند کوپن هایی با تعداد محدود است که باید جایی که لازم است مصرف شود.
• مراقب زمان باشید: اگر در دستورجلسه دارای زمانبدی است، سعی کنید حاضرین از آن تخطی نکنند. در جای لازم  به آنها تذکر داده و از ایشان بخواهید اجازه دهند جلسه بر اساس زمان بندی دستورجلسه ادامه پیدا کند. اگر هم دستورجلسه زمانبندی ندارد باید از هوش و تجربه خود برای تقسیم زمان استفاده نمایید.
• اهداف جلسه فراموش نشود: مراقب باشید که جلسه در مسیر دستیابی به اهداف جلسه پیش رود. هر فعالیت و گفتگویی هر چند مهم، نباید در جلسه صورت پذیرد مگر در جهت رسیدن به اهداف جلسه باشد. لازم بود با احترام به حاضرین تذکر دهید که مباحث آنها در چارچوب جلسه نمی باشد و اگر هم لازم بود اخطار دهید. اگر هم جواب نداد و اختیارش را داشتید اخراج  را هم می توانید استفاده کنیدف، هر چند تنها به عنوان راه آخر توصیه می کنم. در بعضی جلسات موضوعاتی مطرح می شود که برای سازمان بسیار مهم می باشد و گروهی تمایل دارند پیرامون آن جلسه ادامه پیدا کند حتی اگر هدف جلسه چیز دیگری است. در اینجا بهترین کار این است که حاضرین را متقاعد کنید که موضوع مورد علاقه ایشان را در جلسه دیگر بررسی خواهید گرد. امیدوارم  قدرت آنها بیشتر نباشد!
• حاضرین به تفریح هم نیاز دارد: خلاصه بگویم اجازه دهید در حد معقول جلسه دارای جو شادی باشد. اجازه بیان لطیفه،  خاطره و شوخی را به حاضرین بدهید. اما مراقب باشید شور نشود.
• مراقب رضایت حاضرین باشید: هر چند وظیفه اصلی شما هدایت جلسه در جهت اهداف آن می باشد،‌ اما بدانید که عدم رضایت افراد می تواند تاثیر بدی در جلسه داشته باشد. عدم توجه آنها به بحثهای مطروحه در جلسه که می تواند باعث دوباره کاری گردد، یکی از نتایج این مورد می باشد. شما باید مراقب باشید که حاضرین باعث رنجش یکدیگر نشوند و خود شما هم در صورتی که مجبور به ارائه تذکر هستید با احترام این کار را انجام دهید.

ادامه دارد…

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

مطالب پیشین

اقدامات پیش از جلسه – قسمت یک

حاضرین جلسه را انتخاب کنید: پس از اینکه اهداف جلسه مشخص شد باید بر اساس آن اهداف، افرادی را که می توانند به تحقق اهداف کمک کنند را انتخاب کنید. نکته بسیار مهمی که باید همیشه به آن توجه داشته باشید این است که از حضور افرادی که در دستیابی به اهداف جلسه موثر نیستند خودداری کنید. به دو دلیل:۱) حضور هر فرد در جلسه باعث بالا رفتن هزینه جلسه می شود. ۲) کنترل و مدیریت جلسه فرایندی انرژی بر است و هر چه قدر حاضرین جلسه بیشتر باشد این کار مشکل تر است. حال اجاره بدهید چند نکته مهم را در مورد انتخاب حاضرین جلسه عرض کنم.

درست است که نباید حاضرین بر اساس اهداف جلسه انتخاب شوند اما حضور بعضی افراد حتی اگر نتوانند در جهت دستیابی به اهداف به طور مستقیم موثر باشند می تواند در اثر بخشی جلسه تاثیر گزار باشد. به عنوان مثال در یک جلسه کارشناسی که معمولا افراد این جلسه جوان هم هستند و احتمال می رود بواسطه جوانی و هم سطح بودن این افراد در سازمان جلسه بیش از حد به حاشیه برود. می توان با حضور یک مدیر، کارشناسان را کنترل کرد. یا حضور یک خانم در جلسه ای که تماما آقا هستند و فردای روز جلسه قرار است داربی برگزار شود می تواند از کری خوانیهای مردانه جلوگیری کند. اما باید مراقب باسید که این افراد با ارائه نظرات غیر کارشناسانه جلسه را گمراه نکنند.

• اگر جلسه از افرادی با رده های مختلف سازمانتشکیل شده، باید رده های بالا توجیه شوند که ناخواسته جایگاه آنها در هدایت جلسه تاثیر گزار نباشد و افراد کارشناس هم توجیه باشند که در صورتی که فکر می کنند نظراتشان از نظر مدیران بهتر است، از نظر خود دفاع کرده و به واسطه ترس از یا احترام به جایگاه مدیران سکوت نکنند.
• جلساتی که تعداد حاضرین آنها کمتر است بهتر مدیریت می شوند و اما تصمیات اخذ شده در آنها جامعیت کمتری دارد. در این شرایط شما باید حساب کتاب کنید که کدام روش بهتر است.

زمان جلسه را انتخاب کنید: متاسفانه در انتخاب زمان جلسه بیشتر زمانهای آزاد حاضرین در جلسه مورد توجه قرار می گیرد و گاهی هم تنها زمان مدیران ارشد سازمان. هر چند این مورد مهم بوده و گاهی یکی از محدودیتهای تعیین کننده می باشد اما باید به شرایط ذهنی و جسمی حاضرین در جلسه هم توجه داشت. جلسه ای که قرار است طی آن در مورد یک موضوع مهم سازمان تصمیم گیری شود اگر برای انتهای وقت کاری هماهنگ شود و همه حضار در طول روز خسته و کوفته شده باشند، از بازدهی مناسبی برخوردار نخواهد بود. یا اگر جلسه ای که احتمال می رود طولانی شود را در پیش از یک جلسه مهم دیگر هماهنگ کنید،شاید جلسه بدون نتیجه گیری بماند و موکول شود برای زمانی دیگر، در واقع دچار دوباره کاری شدید زیرا باید مقداری هزینه صرف شود تا حاضرین در فاصله بین دو جلسه روند صحبتهای جلسه قبل را فراموش نکنند. با اینکه نمی شود نسخه جامعی برای زمان جلسات پیچید اما شاید بکاربردن نکات ذیل مفید باشد.

• جلساتی که باید در آن تصمیم گیری شود را در زمانی هماهنگ کنید که حضار از نظر ذهنی خسته نباشند. اول وقت کاری مناسب است حتی شاید صرف صبحانه در جلسات باعث انگیزه حاضرین شود. جلساتی که قرار است در آن اطلاعات منتشر شود را می توانید در انتهای ساعت اداری هماهنگی کرد. زیرا اگر افرادی هم در جلسه چرتشان گرفت می توانند اطلاعات را از طریق مطالعه گزارش بدست آورند.
• سعی کنید زمان جلسه سریعا پس از ناهار، مسابقات ورزشی و جسله پیشین نباشد.
• مدت زمان جلسه بیش از دوساعت کارایی را کاهش می دهد، اگر مجبورید کمی استراحت بین جلسه لازم است.

مکان جلسه را انتخاب کنید: باز هم متاسفانه سازمانهای در انتخاب مکان جلسه با محدودیت روبرو هستند و معمولا اولین مکان خالی بهترین مکان جلسه است! اما مناسب بودن اتاق جلسه از نظر دما، تهویه هوا، راحتی صندلی ها برای جلسات طولانی بسیار با اهمیت است. البته توجه داشته باشید که می شود جلسات کوتاه را سرپایی در محوطه باز شرکت یا در کافی شاپ آن طرف خیابان نیز می توان برگزار کرد.

ادامه دارد…

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.