مطالب مرتبط
مدیریت ذینفعان پروژه – قسمت یک
مدیریت ذینفعان پروژه – قسمت دو
مدیریت ذینفعان پروژه – قسمت سه
حالا نوبت می رسد به یک کار مهم و کمی پیچیده، که توصیه میکنم تنها برای ذینفعان کلیدی و پروژههای حساس این کار را انجام دهید. این کار شناسایی نوع تاثیرو ارتباطات بین ذینفعان و ثبت این اطلاعات میباشد. این ارتباط و تاثیر چیست و چه استفادهای در پروژه دارد؟
هدف از مدیریت ذینفعان این است تا افرادی را که به اهداف و اجرای پروژه علاقهمند هستند، درطول پروژه علاقهمند نگه داشته شوند و از ایشان در جهت تاثیر گذاری مثبت روی پروژه استفاده گردد. همچنین ذینفعانی که علاقه ایشان نسبت به پروژه کم یا حتی به اجرای پروژه علاقهای ندارند، اگر امکان دارد در ایشان این علاقه را بوجود آورد و یا دست کم مانع از تاثیر گذاری منفی ایشان در اجرا واهداف پروژه شد.
یکی از راههای دستیابی به این هدف این است که بتوان از تاثیر ذینعان روی یکدیگر استفاده نمود. به عنوان مثال وقتی یک ذینفع که نقش حیاتی در اجری موفق پروژه دارد اما در گروه افراد علاقهمند به اجرای پروژه نمیباشد را نتوان به روشهای منطقی علاقهمند نمود، میتوان برای جلوگیری از اثر منفی ایشان در پروژه از طریق رابطه دوستانهی ایشان با یکی از همکارانش که از علاقهمندان اجرای پروژه میباشند، استفاده کرد. شاید سفارشات این رفیق شفیق کارآمدتر از توجیهات منطقی تیم اجرایی پروژه باشد.
متال دیگر، در اجرای یک پروژه راهسازی برای راضی نمودن افراد یک روستا برای فروش زمینهای خود که بسیار به زمینهای آبا و اجدادی خود تعصب دارند، شاید پیشنهاد قیمت بالا برای زمین اثر کمتری نسبت به توصیه امام جمعه آن منطقه داشته باشد. کافیست این رابط شناسایی شود و از امام جمعه خواست تا با اهالی روستا صحبت کند و ایشان را نسبت به اهمیت اجرای پروژه برای کشور آشنا وایشان را راضی نماید.
در طول اجرای پروژه گاه نیاز است که برای مدیریت افراد مخالف از اجبار استفاده کرد. این که چه فردی میتواند به ذینفع امر و نهی کند باید شناسایی شود تا در صورت لزوم از این اهرم استفاده شود. انتخاب اشتباه آمر میتواند پروژه را دچار چالش نماید.
ادامه دارد…
در
توییتر و
فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
برای دریافت مستندات مدیریت پروژه میتوانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.
مطالب مرتبط
مدیریت ذینفعان پروژه – قسمت یک
اولین گام برای مدیریت ذینفعان، شناسایی آنها میباشد. به عبارتی تا ذینفعی را شناسایی نکنید،نمیتوانید ایشان را مدیریت نمایید. یک نکته ساده به تجربه در پروژههای مختلف به اثبات رسیده است. ذینفعان اصلی پروژه به راحتی شناسایی میشوند و از طریق جلسات و ارتباط با آنها دیگر ذینفعان شناسایی خواهد شد. همچنین با مراجعه به اسناد اولیه پروژه مانند منشور پروژه و قرارداد، میتوانید گروهی دیگر از ذینفعان را شناسایی نمایید. با تعامل با این ذینفعان نیز میتوانید دیگر ذینفعان را شناسایی کنید.
علاوه بر این شما میتوانید با پاسخ به پرسشهایی مانند پرسشهای ذیل گروهی دیگر از ذینفعان را شناسایی نمایید. البته قبل از آن باید بدانید که تمام افراد تیم اجرایی پروژه و سازمان پیمانکار که از ذینفعان پروژه میباشد.
- چه افراد یا سازمانی از محصول یا نتیجه پروژه استفاده میکنند؟
- چه افراد یا سازمانی محصول یا نتیجه پروژه را تحویل میگیرند؟
- چه افراد یا سازمانی بر کیفیت و چگونگی انجام پروژه نظارت میکند؟
- برای اجرای پروژه به اطلاعاتی نیاز دارید. این اطلاعات را از چه افرادی دریافت مینمایید؟
- چه افراد یا سازمانی باید از وضعیت پروژه مطلع شوند؟
- کدام افراد یا سازمان هزینههای پروژه را پرداخت میکنند؟
- چه افرادی در پروژه باید آموزش ببیند؟
- برای اجرای پروژه چه افراد یا سازمانی باید همکاری کنند؟
- ….
با پاسخ به پرسشهای بالا و پرسشهای نظیر آنها اکثریت ذینفعان پروژه شناسایی میشود. اما بدانید برای پاسخ به این پرسشها باید کمی دقت به خرج دهید.
توجه داشته باشید در شناسایی ذینفعان نکات ذیل مهم میباشد.
- با اینکه مهم است که در ابتدای پروژه ذینفعان به درستی شناسایی شوند، اما فرآیند شناسایی ذینفعان تا انتهای پروژه ادامه خواهد داشت.
- هر زمان که احتمال دادید ذینفعی شناسایی شده است، برای اطمینان، زمان صرف کنید. نادیده گرفتن ذینفعان میتواند اثرات بدی داشته باشد.
- از تمام تیم پروژه برای شناسایی ذینفعان استفاده کنید.
ادامه دارد
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
برای دریافت مستندات مدیریت پروژه میتوانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.
در ادامه انتشار الگو و نمونه مستندات مدیریت پروژه، الگو و نمونه مستند ثبت کننده ذینفعان پروژه تهیه و در اختیار علاقهمندان قرار گرفت. شما میتوانید این مستند را از صفحه محصولات مدیریت پروژه دانلود فرمایید.
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
برای دریافت مستندات مدیریت پروژه میتوانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.
اگر کمی به مشکلات و ریسکهای موجود در پروژهها با تامل بیشتری توجه نمایید، شما هم معتقد میشوید که درصد قابل توجهای از مشکلات و ریسکها، به انتظارات ذینفعان مرتبط میباشد. اجازه بدهید تعدادی از این مشکلات و ریسکها را با هم مرور کنیم
- مسئول واحد منابع انسانی کارفرما همکاری لازم را برای راه اندازی فرآیندهای جدید به عمل نمیآورد.
- ناظر پروژه یک خط در میان در جلسات پروژه شرکت میکند. ظاهرا ایشان علاقهای به شرکت در فعالیتهای پروژه ندارد.
- با وجود اینکه بروژه بر طبق برنامه پیش میرود مدیر مالی و معاون فناوری اطلاعات سازمان کارفرما از پروژه رضایت نداشته و ممکن است زیر آب پروژه را بزنند!
- ….
دلیل ریشهای این مشکلات به طور کلی عدم برآورده شدن انتظارات گروهی از ذینعان است. یکی از مهمترین وظایف تیم مدیریت پروژه مدیریت انتظارات ذینفعان پروژه میباشد. به استفاده از کلمه مدیریت توجه کنید. بیان نشده است که وظیفه تیم مدیریت پروژه برآورده کردن انتظارات ذینفعان است. برای اینکه شما بتوانید ذینفعان پروژه را مدیریت نمایید باید در ابتدا ذینفهان و انتظارات آنها را تحلیل نماید.
تحلیل ذینفعان شامل جمعآوری، ثبت و بررسی اطلاعاتی از ذینفعان است که میتواند در جهت مدیریت آنها مورد استفاده قرار گیرید. این اطلاعات میتواند شامل میزان وعلاقه آنها به اجرای پروژه، قدرت سازمانی آنها، میزان شرکت آنها در فعالیتهای پروژه و… باشد.
این اطلاعات باید از ابتدای پروژه ثبت شده و طی فرآیندهایی که در طرح مدیریت مشخص شده است تحلیل شود. این فرآیندها معمولا به گامهای ذیل شکسته میشود
- شناسایی ذینفعان
- اولویتبندی و گروهبندی ذینفعان
- شنایایی اثرات ذینفعان
- شناسایی ارتباطات بین ذینفعان
- مشخص کردن استراتژی مدیریت ذینفعان
قصد دارم در یک سلسله مطالب هر کدام از این گامها را تشریح کنم. البته در حد سودام! برای پست بعدی از این سلسله به روشهای شناسایی ذینفعان خواهم پرداخت 
ادامه دارد…
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
برای دریافت مستندات مدیریت پروژه میتوانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.
منشور پروژه مستندی است شامل اهداف پروژه، نیازمندی های اولیه، ریسک ها، محدودیت ها، مفروضات پروژه و … می باشد که با تهیه و تصویب آن پروژه به صورت رسمی آغاز می شود. هدف از تهیه منشور پروژه علاوه بر آغاز رسمی پروژه یکسان سازی برداشت های ذینفعان، مخصوصا ذینفعان کلیدی پروژه، از اهداف و شرایط پروژه است. این یکسان سازی انتظارات و تعاریف و درک یکسان از شرایط به قدری در ابتدای پروژه اهمیت دارد، که اگر تحقق نیابد احتمال دست یابی به آن در طول پروژه خیلی کم است. اگر هم قرار باشد که منشور این شفاف سازی را انجام ندهد، تهیه نشود بهتر است.
من قصد دارم در طی یکسری مطالب بخش های مختلفی که می توان در منشور پروژه به آن پرداخت را مورد بررسی قرار دهم. در طی این مطالب نکاتی را هم که به ذهنم می رسد منتشر می کنم. امیدوارم که این سلسه مطالب مفید بوده و تبادل نظرها دو طرفه بشد.
منشور پروژه می تواند شامل بخشهای ذیل باشد. می تواند، نه حتما. شما می توانید آن را سفارشی سازی کنید و در مورد سطح چزئیات آن تصمیم گیری کنید.
- توجیه یا هدف پروژه
- معیارهای موفقیت یا پذیرش پروژه
- نیازمندی های سطح بالا
- ریسک های سطح بالا
- مایلستونهای اصلی پروژه
- فرضیات و محدودیت های ابتدایی پروژه
- ذینفعان اصلی پروژه
- مدیر پروژه و اختیارات ایشان
هدف یا توجیه پروژه
اجازه بدهید کمی شرایط یک پروژه را شبیه سازی کنیم. شرکت الف قصد دارد از نرم افزار Dynamic CRM استفاده کند. هر یک از مدیران شرکت الف برای اینکار هدف خاصی دارند. مدیر فروش، CRM را به عنوان مخزن برای جمع آوری و نگهداری اطلاعات بازار ومشتریان می داند. مدیر پشتیبانی، از CRM انتظار دارد که کیفیت کارهای پشتیبانی را افزایش دهد. مدیر منابع انسانی هم تمایل دارد که CRM با خودکار نمودن تعدادی از فرایندهای شرکت سرعت و بهره وری نیروهای شرکت را بالا ببرد.
همه این اهداف، حق طبیعی مدیران شرکت الف هستند و هر کس با توجه به شرایط خود از سیستم انتظار دارد. تیم مجری پروژه اگر به این نکته(چندگانگی و عدم یکسان بودن اهداف) توجه نداشته باشد، ممکن است در همان ابتدا توجهی به هدف مدیر منابع انسانی شرکت نداشته و پروژه را شروع کند و اواسط کار متوجه شود که هر چند مدیر فروش و پشتیبانی راضی هستند اما مدیر منابع انسانی تمایلی به ادامه کار ندارد. اگر هم بخواهند که در حین پروژه، در برنامه تغییر دهند، مجبورند زمان و هزینه زیادی صرف کنند.
یکی از وظایف منشور پروژه مستند کردن اهداف و نیازمندیهای اصلی و سطح بالای پروژه از دید ذینفعان کلیدی و کسب توافق ایشان بر روی اهداف است. دونکته مهم در این جمله وجود دارد. اهداف و نیازمندیهای اصلی و ذینفعان کلیدی. در ابتدای پروژه که شما نمی توانید، چون زمان و شناخت مناسب ندارید، اهداف پروژه را به تفضیل بیان کنید و تا سطح نیازمندیها عملیاتی یا غیر عملیاتی دقیق شود. همچنین شما چز ذینفعان کلیدی، ذینفعان دیگر را در ابتدای پروژه نمی شناسید که از آنها برای کسب اطلاعات استفاده کنید. پس هر هدفی را که مستند و منتشر می کنید، سطح بالا و از دید ذینفعان کلیدی است. اما تا جایی که می توانید باید شفاف و قابل درک باشد.
در طول پروژه این اهداف که معمولا از نوع اهداف و نیازمندیهای تجاری هستند، دقیق تر و به نیازمندی های پروژه شکسته می شوند. که این نیازمندیها لزوما تنها از طریق ذینفعان اصلی کسب نمی شود.
حالا که اهداف در منشور ذکر شد و همه بر سر آن توافق دارند می توان امیدوار بود که همه تیم پروژه چه از سمت کارفرما، چه از سمت پیمانکار در یک مسیر قدم خواهند زد.
ادامه دارد…
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
یکی از مهمترین معیارهای موفقیت یک پروژه رضایت ذینفعان از انجام و نتیجه پروژه است. به نظر من حتی در گروهی از پروژه ها رضایت ذینفعان عامل کلیدی موفقیت می باشد. اگر به آنچه گفتم اعتقادی ندارید در مورد نکات ذیل کمی فکر کنید، شاید شما هم متقاعد شوید و از این پس در پروژه بی خیال ذینفعان نشدید.
- سرچشمه نیازمندیهای پروژه، ذینفعان پروژه هستند. حتی در زمانی که شما گمان میکنید، نیازهای تجاری باعث بوجود آمدن پروژه می شود باید توجه داشته باشید که نیازمندیهای عملیاتی و کیفتی پروژه به دلیل راحتی کار ذینفعان است.
- یکی از مشکلات پروژه ها، تغییرات می باشند. تغییرات را ذینفعان اعلام، درخواست و پیگیری می کنند. اگر بدون توجه به آنها شروع به اجرای پروژه کنید، زمانی که نتیجه پروژه را تحویل می دهید، حتی اگر قسمت عمده کسب و کار را پوشش داده باشید، هستند افرادی که به دلایل گوناگون به دنبال یک قابلیت دیگر باشند.همه هم می دانیم که هزینه تغییرات در انتهای پروژه می تواند کمر شکن باشد. البته این قسمت خوب ماجراست ممکن است متوجه شوید که از ابتدا راه را اشتباه رفته اید و چون با ذینفعان تعاملی نداشتید، متوجه ترکستان رفتن خود نشدهاید.
- اگر تجربه نکردهاید حتما شنیدید که محصول فلان پروژه که بسیار هم از نظر فنی و قابلیت های عملیاتی مناسب بوده است به دلیل عدم تمایل کارشناسان کارفرما، هنوز عملیاتی نگشته است و فارغ از مسائل مالی، اعتبار سازمان مجری نیز خدشه دار شده است.
- پروژه و خروجی های پروژه را ذینفعان تحویل می گیرند و آنها هستند که پرداخت شما را تایید می کنند. و همین ذینفعان از ذینفعان دیگری تاثیر می پذیرند. شاید خودشان و یا بر اثر تاثیر دیگر ذینفعان کمی در پرداخت شما تاخییر کنند. آخر ماه است و حقوق هم باید پرداخت کنید!
فکر میکنم برای قانع شدن همن دلایل کافی باشد! آخرهم اینکه ذینفعان آنقدر مهم بوده است که استاندارد مدیریت پروژه®PMBOK بخشی را برای مدیریت ذینفعان اختصاص داده است.
اولین گام در مدیریت ذینفعان شناسایی آنها میباشد. به طور معمول ذینفعان اصلی هر پروژه به سرعت قابل شناسایی هستند و از طریق آنها می توانید دیگر ذینفعان را شناساسی کنید. شاید پیدا کردن پاسخ پرسشهای ذیل به شناسایی دینفعان کمک کند.
- چه کسی به اطلاعات پروژه نیاز دارد؟
- چه افرادی که از خروجی پروژه استفاده می کنند؟
- با بدست آمدن خروجی پروژه چه کسانی تحت تاثیر قرار می گیرند؟
- در حین اجرای پروژه چه کساتی تحت تاثیر قرار می گیرند؟
- حامیان مالی پروژه چه کسانی هستند؟
- چه کسانی تاییده های پروژه را امضا می کنند؟
- مجریان پروژه چه کسانی هستند؟
- برای اجرای پروژه با چه کسانی باید یا بهتر است صحبت شود؟
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
