مطالب پیشین
اقدامات پیش از جلسه – قسمت یک
اقدامات پیش از جلسه – قسمت دوم
نقش های جلسه را مشخص کنید: هر جلسه، حدهاقل به دو نقش نیاز دارد. رئیس و دبیر جلسه. البته یک نفر می تواند این دو نقش را برعهده داشته باشند. اما به دلیل نیاز به تمرکز بهتر است هر نقش را به یک نفر اختصاص دهید. باید توجه داشت که بسته به نوع ، نیاز و شرایط جلسه، نقشهای دیگری را می توان برای جلسه تعریف کرد.
دبیر جلسه: ایشان مسئول انجام و پیگیری فعالیت های ذیل می باشد.
- تهیه دستور جلسه
- آماده سازی تجهیزات مورد نیاز برای جلسه
- ثبت نتایج جلسه
- تهیه صورت جلسه
- ارسال دستور جلسه و صورتجلسات برای حاضرین
از آنجا که دبیر جلسه مسئول ثبت نتایج جلسات می باشد و با توجه به موارد فوق دبیر جلسه باید فردی با دقت بوده و کیفیت کارش مناسب باشد.
رئیس جلسه: ایشان مسئول انجام و پیگیری فعالیت های ذیل می شود.(این موارد در مطالبی به عنوان اقدامات حین جلسه مورد بحث قرار می گیرید.)
- آغاز جلسه
- مدیریت جلسه
- مدیریت و کنترل زمان جلسه
- جلوگیری از تعارض ها در جلسه
- نتیجه گیری و خاتمه جلسه
- …
رئیس جلسه باید فردی با تواناییهای مدیریتی باشد، ایشان نباید تحت تاثیر جایگاه خود و دیگر حاضرین در جلسه قرار گرفته و در انجام مسئولیت مدیریت جلسه خود تحت تاثیر قرار بگیرد. توصیه می شود ایشان فردی با تجربه در سازمان باشد اما تجربه اینجانب اثبات کرده است که اولویت برای انتخاب این فرد مدیریت جلسه می باشد نه جایگاه آن. در صورت نیاز باید موارد مهم و خط قرمزهای سازمان را برای رئیس جلسه مشخص کرد تا ایشان این موارد را در نظر بگیرد.
دستورجلسه را تهیه کنید: وقتی که اهداف جلسه، حاضرین، زمان و مکان جلسه مشخص شد، شما باید دستور جلسه را تهیه نمایید. هدف از تهیه دستور جلسه شفاف کردن اهداف و شرایط جلسه بوده، تا حاضرین بر اساس آن خود را برای جلسه آماده کنند. تقریبا تمام مواردی که در مباحث قبل ذکر شد در دستورجلسه درج می شود. شما می تواندی الگوی از این مستند را از اینجا دانلود نمایید.
حاضرین را برای جلسه دعوت کنید: پس از تهیه دستورجلسه باید آن را به همراه دعوتنامه برای حاضرین جلسه ارسال نمایید. بسته به نوع جلسه، مدت زمانی که تا جلسه فرصت می باشد و جایگاه حاضرین می توان از روشهای متفاوتی برای این کار استفاده کرد. توصیه می شود حتی اگر دستورجلسات و دعوتنامه برای فردی به صورت فیزیکی ارسال می شود نسخه الکترونیکی آن نیز از طریق ایمیل ارسال گردد. سعی کنید از مشاهده دعوتنامه توسط حاضرین اطمینان حاصل کنید. برای اینکار می توانید از امکانات نرمافزارهای ارسال ایمیل و یا تایید تلفنی استفاده کنید.
آماده سازی تجهیزات جلسه: یکی از شرایط موثر بودن یک جلسه استفاده مناسب از ابزار مناسب است. به غیر از کامپیوتر که برای نمایش اطلاعات از آن استفاده می شود و در حال حاضر بسیار هم معمول است، شما می توانید بسته به نوع و شرایط جلسه از ابزارهای الکتریکی دیگر و حتی غیر الکتریکی نیز بهره ببرید.
ابزارهای الکتریکی
- کامییوتر
- دستگاه ضبط صدا( که اینجانب به شدت روی این ابزار تاکید دارم)
- تجهیزات پخش صدا و تصویر
ابزارهای غیر الکتریکی
- استیکی نوت (Sticky Note)
- دفتر یادداشت
- وایت بورد
- شیشه
- نوشت افزار
حتما مطلب “۷ ابزار غیرکامپیوتری که کارایی شما را افزایش میدهد” را که امیر مهرانی در بلاگ خود نوشته است را مطالعه کنید.
فکر می کنم حالا همه چیز برای برگزاری جلسه آماده باشد.
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
