PMPlus

شاید شما در سازمان خود این امکان را نداشته باشید که به طور مرتب، پروژه خود را با دیگر مسئولین سازمان مرور کنید. شاید به این دلیل که تعداد پروژه‌ های جاری سازمان شما زیاد باشد و اگر قرار باشد که هر مدیر پروژه ای بخواهد برای پروژه خودش جلسه ای دو ساعت  با افراد موثر سازمان برگزار کند از نظر مسئولین که باید در جلسات شرکت کنند قابل قبول نباشد. مخصوصا در زمانی که در ساختار سازمانی شما  اختیارات مدیر پروژه محدود باشد!

راهکار ساده و بسیار موثر این است که در کنار جلسات مرتب تیم اجرایی پروژه، جلساتی را به صورت هفتگی با نام “بررسی وضعیت پروژه‌ها” داشته باشید. در این جلسه دو تا سه ساعته با حضور افراد مسئول در سازمان خود به بررسی وضعیت چند پروژه منتخب بپردازید.

بر اساس یک نظام ساده که مشخص می‌کنید مدیران پروژه درخواست بررسی وضعیت پروژه خود را در طول هفته به دبیر جلسه ارائه می‌کنند. در این درخواست باید هم دلیل درخواست و هم افرادی که نیاز به حضورشان می‌باشد  مشخص گردد. دستور جلسه برای حاضرین مورد نظر ارسال می شود و جلسه به صورت منظم برگزار گردد.

در ابتدای جلسه مصوبات جلسات قبل مرور و وضعیت انجام مصوبات به حاضرین اعلام می گردد. اگر مشکلی در جهت اجرای مصوبات بوده بررسی و تصمیمات لازم گرفته می شود. سپس نوبت به پروژه ها می رسد. به ترتیب مدیران پروژه مشکلات پروژه  و انتظارات خود را از سازمان بیان می کند. در صورتی که شما هم وضعیت پیشرفت پروژ‌ه ها را به صورت مستمر داشته باشید می توانید اطلاعات پروژه را مستند و با اعداد و آمار ارائه دهید. روی مشکلات تبادل نظر نموده و در نهایت تصمیمات لازم در جهت رفع یا کم اثر نمودن مشکلات اخذ کنید. تمام تصمیمات باید توسط دبیر جلسه ثبت و حده‌اکثر روز بعد از جلسه برای تمام حاضرین ارسال گردد. جلسه باید به طور موثر مدیریت شود تا زمان به تمام پروژه‌ها برسد. می بایست نظر تمام افراد مرتبط با هر پروژه اخذ شود و در نهایت تصمیمات اخذ گردد.

به همین روش ساده علاوه بر انتشار اطلاعات که بسیار مهم است، مشکلات مطرح شده و از افراد مرتبط در جهت رفع آنها استفاده می شود. دیگر کمتر لازم است که برای این منظور به دنبال افراد بدوید. مخصوصا زمانی که برای تصمیم گیری در مورد موضوعی به بیش از یک نفر نیاز دارید.

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

درست است که من گفتم گزارش خوبش، خوبه، البته هنوز هم اعتقاد دارم به این جمله، اما خوب تهیه این نوع گزارش نیازمند زمان  است. اما گاه با شرایطی در پروژه روبرو خواهید شد که لازم است که هر روز پروژه خود را مانیتور کنید. اطلاعات از کارهای انجام شده، کارهای جاری و کارهایی که قرار است انجام شوند، بدست آورید و بر اساس آنها به سرعت تصمیم گیری نمایید. خوب! چه کنیم؟

جلسه!؟ بله، برگزاری جلسات مرور پروژه برای هر پروژه لازم است و بزرگان نیز بر این اصل تاکید دارند، اما برگزاری جلسات ۲ ساعته به صورت روزانه کمی سخت است و کمی غیر منطقی. جلسات مرور پروژه به صورت دو هفتگی یا هفتگی جواب می دهد! حالا چون شما هستید هفته ای دو بار! با این حال باز هم اگر لازم باشد هر روز اطلاعات کسب کنید این روش هم جواب نمی دهد! چه کار کنیم!

خب جلسه برگزار می کنیم! البته این جلسه فرق دارد. این جلسات  اول هر روز به مدت ۱۵ دقیقه و تنها برای پاسخگویی به چند سئول است. این جلسات در حالت ایستاده، برای تاکید بر سرعت جلسات، برگزار می شود. به این جلسات می گویند جلسات سرپایی!

• چه کارهایی دیروز انجام شده؟
• چه کارهایی باید انجام می شد که انجام نشده است؟ چرا؟
• چه کارهایی امروز انجام خواهد شد؟
• چه موانعی در کار است که امکان دارد مانع انجام کارهای امروز شود؟

پاسخ این پرسشها به خودی خود اطلاعات خوبی را برای مدیر پروژه و تیم مدیریت پروژه فراهم می کند. با این حال این رویکردهای ذیل را در برگزاری این جلسات داشته باشید تا اطلاعات بیشتر و مفید تری به شما ارائه دهد و تاثیر مثبتی در تیم هم داشته باشد.

• دقت کنید برای هر فعالیت چه میزان زمان صرف شده است.
• اگر تیم قابلیت پذیرش فعالیت بیشتری دارد، فعالیت بیشتری به آنها اختصصاص دهید. دوست عزیز، زیاده روی نکنی!
• اگر تیم یا فردی نیاز به کمک دارد، به یاری ایشان بیندیشید. شاید همین اکنون نیازمند یاری سبز شما باشند.
• به افرادی که کار خود را خوب انجام داده‌اند، بازخورد مثبت بدهید و از ایشان تشکر کنید. اما بازخورد منفی و تنبیه نداریم.
• بحث‌های غیر مرتبط نداریم! حتی شما دوست عزیز.

نکته آخر! نگران نباشید که روزهای اول جلسه بیش از ۱۵ دقیقه زمان می‌برد، کم کم که ورزیده شدید، زمان جلسه هم کم می شود.

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.