یکی از بزرگترین مشکلات مدیران پروژه جوان تخمین زمان و هزینه فعالیتهای پروژه میباشد. البته این مشکل مدیر پروژههای با تجربه هم هست 
. فرض کنید به شما بگویند که شما مدیر پروژهای هستید که تا کنون تجربه مشابه آن را ندارید و باید برآورد زمان و هزینه پروژه اعلام کنید. یا فرض کنید که سازمان شما قصد دارد از امروز برای پروژههای خود تخمین زمان و هزینه داشته باشدف کاری که تا کنون از آن غافل بوده است. فکر میکنید در این دو سناریو قادر به تخمین دقیق هستید؟ برای تخمین زمان و هزینه باید چه چیزی داشت که در دو سناریوی قبلی وجود ندارد؟ پاسخ و چاره این مسئله تجربه می باشد. اگر شما اطلاعات زمانی و هزینهای چند پروژه را داشته باشید با بررسی آنها میتوانید برای پروژههای جدید تخمین ارائه کنید. هر چه اطلاعات تاریخی پروژههای سازمان دقیقتر باشد طبیعتا تخمینهایی که برای پروژههای جدید ارائه مینماید هم دقیقتر است.
باید پذیرفت که برای پروژهای جدید و تازه، در صورت نبود اطلاعات تاریخی از پروژههای گذشته سازمان، کار تخمین زمان و هزینه بسیار مشکل است و شرایط خاص خود را دارد. در این مورد در پست دیگری صحبت میکنیم اما اگر اطلاعات تاریخی پروژهها را داشتیم چگونه میتوان زمان و هزینه را برآورد کرد. در ذیل سه روش معمول را مرور میکینم.
برآوردهای پارامتریک: برای شرایطی که فعالیتهای پروژههای جدید شباهت قابل توجهی با فعالیتهای پروژههای گذشته داشته باشند میتوان از این روش استفاده نمود. به عنوان مثال زمانی که قصد تخمین زمان و هزینه سنگفرش نمودن یک محوطه ۱۰۰۰ متر مربعی را دارید، اگر همین فعالیت در پروژه گذشته در ۵ روز با هزینه ۱۰۰۰۰۰۰ تومان انجام شده باشد، شما میتوانید با کمی اغماض در مورد تورم، همین میزان هزینه و زمان را برای فعالیت پروژه جدید برآورد نمود.
برآوردهای قیاسی: در شرایطی که فعالیت پروژهها کاملا مشابه نیستند، بلکه تنها از نظر ماهیت یکسان بوده و از نظر ابعاد متفاوت هستند میتوان از این روش استفاده نمود. به عنوان مثال تجربه شما سنگفرش نمودن یک محوطه ۵۰۰ مترمربع در ۲٫۵ روز با ۵۰۰۰۰۰ تومان دارید. خوب با یک قیاس و تناسب ساده می توان برآورد کرد که زمان و هزینه سنگفرش نمودن ۱۰۰۰ مترمربع ۵ روز کار و ۱۰۰۰۰۰۰ تومان میباشد.
برآورد سه نقطهای: در شرایطی که تجارب اجرای فعالیتهای مشابه در سازمان شما بسیار باشد و اطلاعات ثبت شده پروژههای شما کامل باشد، این روش مناسب خواهد بود. در این شرایط شما باید یک برآورد در شرایط خوشبینانه، یک برآورد در شرایط بدبینانه و یک برآورد در شرایط عادی داشته باشید. در این حالت با یک فرمولی که شامل وزندهی به این شرایط میباشد، میتوان زمان و هزینه فعالیتهای پروژه را تخمین زد. این فرمول معمولا به این صورت است که برآود فعالیت برابر است با مجموع برآوردهای خوشبینانه و بدبینانه به علاوه چهار برابر برآورد در شرایط نرمال تقسیم بر ۶
برآورد=۶/(برآورد خوشبینانه+(۴*برآورد محتمل)+برآورد بدبینانه)
برای استفاده بهتر از این روشها درشما میتوانید الگوی مستند کاربرگ تخمین زمان و هزینه با این سه روش را از صفحه محصولات مدیریت پروژه دانلود نمایید. امیدوارم مفید باشد 
این مطلب در وبلاگ PMPlus.ir منتشر شده است. شما می توانید مشترک خورا ک این بلاگ شوید.
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
برای اطلاع از خدمات آموزشی به صفحه دورههای آموزشی مراجعه فرمایید.
برای دریافت مستندات مدیریت پروژه میتوانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.
مطلب پیشین
نمودار شبکه – قسمت اول
علاوه بر مطالبی که در قسمت اول این پست ذکر شد، یک نمودار شبکه میتواند اطلاعات بیشتری نیز به شما بدهد. برای دستیابی به این اطلاعات در ابتدا باید نماد فعالیت را کمی تغییر داد و مطابق تصویر شماره درآورد.
- تصویر شماره ۱-نماد فعالیت
نام فعالیت را مطابق قبل در وسط نماد مینویسد و قسمتهای دیگر را به این صورت تکمیل مینمایید:
DU: مدت زمان اجرای فعالیت
ES: زودترین تاریخی که میتوان فعالیت را شروع نمود.
EF: زودترین تاریخی که میتوان فعالیت را خاتمه داد.
LS: دیرترین تاریخی که شروع فعالیت را میتوان تا آن زمان به تاخیر انداخت.
LF: دیرترین تاریخی که پایان فعالیت را میتوان تا آن زمان به تاخیر انداخت.
با ورود این اطلاعات و با درج رابطه بین فعالیتها مطابق مطلب قسمت یک میتوان مدت زمان پروژه و مسیر بحرانی یک پروژه را مشخص نمود.
- تصویر شماره ۲ – نمودار شبکه
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
برای اطلاع از خدمات آموزشی به صفحه دورههای آموزشی مراجعه فرمایید.
برای دریافت مستندات مدیریت پروژه میتوانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.
در ادامه انتشار الگو و نمونه مستندات مدیریت پروژه، الگو و نمونه مستنداتی برای تخمین زمان و منابع فعالیتهای پروژه در اختیار علاقهمندان قرار گرفت. این مستندات شامل کاربرگ تخمین مدت زمان فعالیتهای پروژه و کاربرگ تخمین منابع فعالیتهای پروژه میباشد. به طور یقین کاربرگ تهیه شده نسخه ساده برای ثبت تخمینهای زمانی میباشد. در ادامه کاربرگهای دقیقتر تخمین زمان در اختیار علاقهمندان قرار خواهد گرفت. شما میتوانید این مستند را از صفحه محصولات مدیریت پروژه دانلود فرمایید.
در
توییتر و
فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
برای اطلاع از خدمات آموزشی به صفحه دورههای آموزشی مراجعه فرمایید.
برای دریافت مستندات مدیریت پروژه میتوانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.
چند روز پیش در یک جلسه مشاوره باز هم با این پرسش و استدلال روبرو شدم که، در صورتیکه پروژه را در ابتدا به صورت کامل و دقیق برنامهریزى نکرده و تنها برنامهی دقیق پروژه براى فاز پیشرو تهیه شود و پس از سپرى شدن هر فار با توجه به شرایط پروژه برنامهی پروژه را بازنگری کرده و بازه زمانى بعدى برنامهریزی گردد، این امکان وجود نخواهد داشت که میزان اختلاف و عقب افتادگی پروژه را به طور دقیق اندازهگیری کرد. زیرا هنگام هر برنامهریزی مجدد و یا برنامهریزی فاز جدید برای فعالیتهای عقب افتاده زمانهای جدید و بر اساس شرایط پروژه، زمانهای واقعی درنظرگفته و اصطلاحا پروژه مطابق برنامه مىشود. آیا نمىتوان پروژه را بدون برنامهریزی مجدد یا به عبارتی تغییر در برنامه زمانی اولیه پیش برد؟ آیا برنامهریزی تمام پروژه باعث نمیشود در هنگام تهیه گزارش وضعیت پروژه، اطلاعات بهتر و دقیقتری بدست آید؟
به نظر شما آیا این استدلالها، پاسخ منطقى دارد یا خیر؟
من قصد دارم پیش از پاسخ به این استدلال، چند پرسش را طرح کنم و از شما میخواهم بر اساس تجربه خود پاسخ آنها را بدهید.
١- اگر به هر دلیل فعالیت X از یک پروژه در زمان برنامهریزی شده شروع نشد و ناگزیر به انجام ان در آینده باشید، آیا نباید برای کنترل وضعیت اجراى این فعالیت در آینده و اختصاص منابع به آن و برای جلوگیرى از اختصاص منابع لازم برای فعالیت X به فعالیت یا پروژههاى دیگر در هر زمان برنامهی پروژه را بروز نمود؟ اگر این کار را نکنید چگونه مىخواهید کنترل کنید که تقویم منبع R برای اجرای فعالیتی در دو هفته گذشته خالی است؟(نهایت تناقض را داشتید!) چگونه انتظار داردید از روی برنامه، خود یا دیگر ذینفعان متوجه شوند که فعالیت X چه زمانی شروع خواهد شد تا در صورت لزوم کارهایی را که به آن وابسته است را انجام دهند؟ به عنوان مثال اگر پروژهی شما در سطح ملى باشد و تیم اجرایی پروژه ناگزیر به سفر به شهرهای مختلف باشد و بازهم زمان انجام فعالیتهای پروژه دچار تغییر شده باشند، آیا بر اساس تاریخ های ابتدایی میخواهید شرایط سفر تیم پروژه از جمله تهیه بلیط و رزرو هتل را مدیریت کنید. چطور هتل را برای اجرایی فعالیتی در ١٠ روز گذشته رزور میکنید؟
٢- فرض کنید در یک فاز الف یک پروژه، که مدت کل پروژه یک سال است، ٣٠ در صد از برنامه عقب افتادید و تصمیم میگیرید طی ۵ فاز بعدی با استفاده از فشرده نمودن فعالیتها و یا هر روش دیگری این تاخیرها را جبران کنید. اگر کل فعالیتهای( فرض کنید فقط ٣٠٠ فعالیت) ۶ فاز پروژه را با جزئیات در برنامهی زمانی خود وارد کرده باشید، فکر نمى کنید که مدیریت فشرده سازی و جابجایی این ٣٠٠ فعالیت در نرمافزارهای مدیریت پروژه مشکل باشد؟ اگر بجای ٣٠٠ شما با ۶٠٠ فعالیت روبرو بودید چطور؟ اگر روابط بین فعالیتها بسیار پیچیده بود چطور؟
خب! منتظرم بدانم که چگونه بدون برنامهریزی مجدد و با برنامهریزی یک مرتبه پروژه میخواهید این دو پرسش را پاسخ دهید؟ در چند روز آینده مطلبی در مورد ابهام دوستان خواهم نوشت و نحوه برطرف شدن مشکل دوستانی را که استدلال پاراگراف ابتدایی را داشتند را بیان خواهم کرد، تا آن روز منتظر پاسخ این عزیزان هستم
در
توییتر و
فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
برای دریافت مستندات مدیریت پروژه میتوانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.
شاید شما هم مدیران پروژهای را دیده باشید که وقتی از ایشان برنامه زمانبدی پروژه را می خواهند، یک برنامه زمانی دقیق، برای کل زمان پروژه که می تواند سه، شش یا حتی نه ماه باشد ارائه می نمایند. من حتی شاهد برنامههایی بودم که تاریخ شروع و پایان و حتی منبع کاری که ۱۶ نفر ساعت کار لازم دارد در نه ماه بعد را پیش بینی کرده است. از این موضوع زیباتر، مدیران ارشد، کارفرما و ناظرینی است که این برنامه را با آغوش باز پذیرفته و تایید می کنند. حتی اگر برنامه به این دقت نباشد، ممکن است رد شود.
به نظر من این دوستان اگر فرزندان پیغمبر نباشند، دست کم از علم غیب بی بهره نیستند. چون که من حتی در انواع پروژههایی که در آنها تجربه داشته باشم، بیش از یک ماه را نمی توانم به طور دقیق برنامه ریزی کنم. هنر کنم پروژه را در حد مایلستونها اصلی برنامه ریزی کرده و تنها اولین گامها تا مایلستون اول را به تفضیل برنامه ریزی می کنم. وقتی رسیدم به مایلستون مورد نظر با دوستان دور هم جمع می شویم، اتفاقات رخ داده و عقب افتادگی ها و دلایل آنها را بررسی می کنیم و بر اساس آنها، تا مایلستون بعدی را به تفضیل بررسی می کنیم. و همین طو تا آخر.
هر زمان هم که تصمیم گرفتم زمان طولانی تر را برنامه ریزی کنم، به دلیل تجارب کسب شده در طول پروژه و به دلیل آشنایی با شرایط پروژه متوجه می شوم که برنامه من باید تغییر کند. حالا که باید برنامه را بروز کنم جدا از سختی این کار، مجبورم کارفرما و ناظر را راضی کنم که برنامه نیاز به تغییراتی هر چند جزئی دارد. اگر هم خودم را راضی کنم که برنامه را تغییر ندهم باید تا آخر پروژه دو چماغ را بر بالای سر تحمل کنم. یکی اینکه از برنامه عقب هستم و دیگر اینکه سواد برنامه ریزی نداشتم و در این مورد بی دقت بودم و برای تکلیف رد کنی برنامه را تحویل دادم و باید بیشتر برای آن وقت صرف می کردم.
من از تمام دوستانی که این توانایی را دارند که در ابتدای پروژه، پروژه را تمام و کمال برنامه ریزی می کنند، خواهش می کنم تا رمز موفقیت خود را به من هم اعلام کنند! به شدت به این موضوع نیازمندم.
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
