تهیه برنامه پروژه یک هنر است ، زیرا تهیه یک برنامه نوشتن یک سری فعالیت و زمانبندی آنها نمیباشد. نه تنها این نمی باشد بلکه بسیار فراتر است.
تهیه برنامه پروژه شامل گردآوری اطلاعات از تیم پروژه، افرادی که باید فعالیتها را انجام دهند و تمام ذینفعان پروژه میباشد. این کار باید همراه با انتقال حس مالکیت به تیم صورت گیرد. اجرای این کار تیمی و انتقال این حس ابدا کار راحتی نمیباشد .
تمام فعالیتها باید در ارتباط با تحویلدادنیها و نیازمندیهای پروژه باشد. فعالیتی که این ارتباط برای آنها مشخص نشود، از نظر منطقی در پروژه اضافه میباشد. حفظ این ارتباط و یکپارچگی به زبان ساده است اما در عمل گاو نر میخواهد و مرد کهن.
یک برنامه باید قابل مرور و پیگیری باشند . بسیاری از برنامههای پروژه هستند که قابلپیگیری نمیباشند ، نمیتوان وضعیت برنامه را مشخص کرد ، نمی توان چرایی وضعیت برنامهها را مشخص کرد و گاه حتی فاجعهآمیزتر نمیتوان طبق آن پروژه را انجام داد.
خلاصه اینکه برنامهای که همین سه ویژگی را داشته باشد به اندازه یک تابلوی نقاشی ترسیم شده توسط یک نقاش زبردست زیبا است.
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
برای دریافت مستندات مدیریت پروژه میتوانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.
چند روز پیش در یک جلسه مشاوره باز هم با این پرسش و استدلال روبرو شدم که، در صورتیکه پروژه را در ابتدا به صورت کامل و دقیق برنامهریزى نکرده و تنها برنامهی دقیق پروژه براى فاز پیشرو تهیه شود و پس از سپرى شدن هر فار با توجه به شرایط پروژه برنامهی پروژه را بازنگری کرده و بازه زمانى بعدى برنامهریزی گردد، این امکان وجود نخواهد داشت که میزان اختلاف و عقب افتادگی پروژه را به طور دقیق اندازهگیری کرد. زیرا هنگام هر برنامهریزی مجدد و یا برنامهریزی فاز جدید برای فعالیتهای عقب افتاده زمانهای جدید و بر اساس شرایط پروژه، زمانهای واقعی درنظرگفته و اصطلاحا پروژه مطابق برنامه مىشود. آیا نمىتوان پروژه را بدون برنامهریزی مجدد یا به عبارتی تغییر در برنامه زمانی اولیه پیش برد؟ آیا برنامهریزی تمام پروژه باعث نمیشود در هنگام تهیه گزارش وضعیت پروژه، اطلاعات بهتر و دقیقتری بدست آید؟
به نظر شما آیا این استدلالها، پاسخ منطقى دارد یا خیر؟
من قصد دارم پیش از پاسخ به این استدلال، چند پرسش را طرح کنم و از شما میخواهم بر اساس تجربه خود پاسخ آنها را بدهید.
١- اگر به هر دلیل فعالیت X از یک پروژه در زمان برنامهریزی شده شروع نشد و ناگزیر به انجام ان در آینده باشید، آیا نباید برای کنترل وضعیت اجراى این فعالیت در آینده و اختصاص منابع به آن و برای جلوگیرى از اختصاص منابع لازم برای فعالیت X به فعالیت یا پروژههاى دیگر در هر زمان برنامهی پروژه را بروز نمود؟ اگر این کار را نکنید چگونه مىخواهید کنترل کنید که تقویم منبع R برای اجرای فعالیتی در دو هفته گذشته خالی است؟(نهایت تناقض را داشتید!) چگونه انتظار داردید از روی برنامه، خود یا دیگر ذینفعان متوجه شوند که فعالیت X چه زمانی شروع خواهد شد تا در صورت لزوم کارهایی را که به آن وابسته است را انجام دهند؟ به عنوان مثال اگر پروژهی شما در سطح ملى باشد و تیم اجرایی پروژه ناگزیر به سفر به شهرهای مختلف باشد و بازهم زمان انجام فعالیتهای پروژه دچار تغییر شده باشند، آیا بر اساس تاریخ های ابتدایی میخواهید شرایط سفر تیم پروژه از جمله تهیه بلیط و رزرو هتل را مدیریت کنید. چطور هتل را برای اجرایی فعالیتی در ١٠ روز گذشته رزور میکنید؟
٢- فرض کنید در یک فاز الف یک پروژه، که مدت کل پروژه یک سال است، ٣٠ در صد از برنامه عقب افتادید و تصمیم میگیرید طی ۵ فاز بعدی با استفاده از فشرده نمودن فعالیتها و یا هر روش دیگری این تاخیرها را جبران کنید. اگر کل فعالیتهای( فرض کنید فقط ٣٠٠ فعالیت) ۶ فاز پروژه را با جزئیات در برنامهی زمانی خود وارد کرده باشید، فکر نمى کنید که مدیریت فشرده سازی و جابجایی این ٣٠٠ فعالیت در نرمافزارهای مدیریت پروژه مشکل باشد؟ اگر بجای ٣٠٠ شما با ۶٠٠ فعالیت روبرو بودید چطور؟ اگر روابط بین فعالیتها بسیار پیچیده بود چطور؟
خب! منتظرم بدانم که چگونه بدون برنامهریزی مجدد و با برنامهریزی یک مرتبه پروژه میخواهید این دو پرسش را پاسخ دهید؟ در چند روز آینده مطلبی در مورد ابهام دوستان خواهم نوشت و نحوه برطرف شدن مشکل دوستانی را که استدلال پاراگراف ابتدایی را داشتند را بیان خواهم کرد، تا آن روز منتظر پاسخ این عزیزان هستم 
در
توییتر و
فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
برای دریافت مستندات مدیریت پروژه میتوانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.
شاید شما هم مدیران پروژهای را دیده باشید که وقتی از ایشان برنامه زمانبدی پروژه را می خواهند، یک برنامه زمانی دقیق، برای کل زمان پروژه که می تواند سه، شش یا حتی نه ماه باشد ارائه می نمایند. من حتی شاهد برنامههایی بودم که تاریخ شروع و پایان و حتی منبع کاری که ۱۶ نفر ساعت کار لازم دارد در نه ماه بعد را پیش بینی کرده است. از این موضوع زیباتر، مدیران ارشد، کارفرما و ناظرینی است که این برنامه را با آغوش باز پذیرفته و تایید می کنند. حتی اگر برنامه به این دقت نباشد، ممکن است رد شود.
به نظر من این دوستان اگر فرزندان پیغمبر نباشند، دست کم از علم غیب بی بهره نیستند. چون که من حتی در انواع پروژههایی که در آنها تجربه داشته باشم، بیش از یک ماه را نمی توانم به طور دقیق برنامه ریزی کنم. هنر کنم پروژه را در حد مایلستونها اصلی برنامه ریزی کرده و تنها اولین گامها تا مایلستون اول را به تفضیل برنامه ریزی می کنم. وقتی رسیدم به مایلستون مورد نظر با دوستان دور هم جمع می شویم، اتفاقات رخ داده و عقب افتادگی ها و دلایل آنها را بررسی می کنیم و بر اساس آنها، تا مایلستون بعدی را به تفضیل بررسی می کنیم. و همین طو تا آخر.
هر زمان هم که تصمیم گرفتم زمان طولانی تر را برنامه ریزی کنم، به دلیل تجارب کسب شده در طول پروژه و به دلیل آشنایی با شرایط پروژه متوجه می شوم که برنامه من باید تغییر کند. حالا که باید برنامه را بروز کنم جدا از سختی این کار، مجبورم کارفرما و ناظر را راضی کنم که برنامه نیاز به تغییراتی هر چند جزئی دارد. اگر هم خودم را راضی کنم که برنامه را تغییر ندهم باید تا آخر پروژه دو چماغ را بر بالای سر تحمل کنم. یکی اینکه از برنامه عقب هستم و دیگر اینکه سواد برنامه ریزی نداشتم و در این مورد بی دقت بودم و برای تکلیف رد کنی برنامه را تحویل دادم و باید بیشتر برای آن وقت صرف می کردم.
من از تمام دوستانی که این توانایی را دارند که در ابتدای پروژه، پروژه را تمام و کمال برنامه ریزی می کنند، خواهش می کنم تا رمز موفقیت خود را به من هم اعلام کنند! به شدت به این موضوع نیازمندم.
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
