PMPlus

یکی از مشکلات  در سازمانها نبود فرهنگ و سیستم اطلاع رسانی مناسب در ارتباطات کاری می باشد. قبول ندارید! یعنی تا حالا نشده است که کاری از کسی خواسته باشید و با فرض اینکه که تا کنون کار انجام نشده است رفتاری از شما سر بزند، سپس کاشف به عمل آید که کار مورد نظر شما مدتی است که انجام شده فقط شما خبر دار نشدید. یا برایتان پیش نیامده است که کاری را انجام داده باشید و شخص خاصی را از انجام آن مطلع نمودید. پس از دو روز شخص دیگری از همکاران همان شخص خاص از شما در مورد انجام کار پیگیری می کند! حتی بعضی وقتها مشاهده شده که افرادی که در حال انجام یکسری کارها می باشند چون دیگران را از روند انجام کار مطلع نمی سازند، دیگران این برداشت را دارند که کارهای مذکور پیشرفتی نداشته است و گاه به همین دلیل مشکلاتی بوجود می آید. حالا چه! قبول دارید سازمانهای ما در سیستم های اطلاع رسانی و از همه مهمتر فرهنگ اطلاع رسانی مشکل دارند؟

در این پست قصد ندارم نسخه ای برای برطرف نمودن این مشکل بپیچم زیرا بدون در نظر داشتن شرایط سازمان شامل فرهنگ، کارکنان، زیرساختها و … امکان ندارد نسخه مشخصی برای این امر پیشنهاد کرد. در اینجا تنها قصد دارم نکاتی را ذکر کنم که توجه به آنها می تواند تا حدودی مشکلات اطلاع رسانی ما را برطرف کرده و به میزانی شاید قابل توجه کیفیت اطلاع رسانی ما را بهبود بخشد.

• همیشه اطلاع رسانی بهتر از عدم اطلاع رسانی است: شاید بعضی ها نگران این باشند که اگر به طور مستمر دیگران را از روند کارهای اجرایی خود مطلع کنند، برای این دیگران جذاب نباشد و حتی به نوعی این دیگران از دریافت این اطلاعات مستمر ناراحت باشند. اما واقعیت این است که دریافت و مطالعه یک یا دو ایمیل در هر روز بسیار بهتر از نداشتن اطلاعات است. افراد ترجیح می دهند مطلع شوند حتی اگر برای این مطلع شدند هزینه زمانی صرف کنند. حال فرض کنید که حق با شما باشد و این دیگران از دریافت مستمر اطلاعات ناراحت شوند. خب حق انتخاب با شما می توانید دیگران را ناراحت نکنید یا یک روز به دلیل عدم اطلاع رسانی مورد ماخذه قرار بگیرید!
• اهداف(در اینجا افراد) اطلاع رسانی را به درستی انتخاب کنید: اگر شما تلاش کرده و اطلاع رسانی را انجام دهید ولی اطلاعات به کسی که باید نرسد، تلاشهای شما به هدر رفته است. شما باید اطلاعات را به افراد مناسب برسانید. گاهی این افراد مدیران و گاهی کارکنان سازمان باشد و گاهی هر دو گروه می باشند. برای اینکار می توانید زمانی که کاری به شما اختصاص داده می شود در مورد اینکه چه کسانی باید از روند کار مطلع شوند، سئوال کنید. البته بدانید که همیشه پاسخ این سئوال کامل نیست!
• برای اطلاع رسانی کارهای خود به کسی دل خوش نکیند: شاید زمانی که شما در مورد اهداف(در اینجا افراد) اطلاع رسانی پرس و جو می کنید، یک فرد بگوید شما به من گزارش بده، بعد شما بر اساس تجربه خود تشخیص می دهید که دو نفر دیگر هم باید اطلاعات شما را دریافت کنند، فرد اول می گوید که من خودم اطلاعات را پخش می کنم. لطفا به او بگوید چون اطلاع رسانی قسمتی از انجام کار می باشد ترجیح می دهید خود این کار را انجام دهید! ابن اصرار به این دلیل است که اگر به هر دلیل فرد اول این کار را انجام ندهد شما باید کلی زمان صرف کنید که اثبات شود مقصر شما نبوده اید. بهتر است خود این کار را انجام دهید تا هم از انجام و هم از کیفیت اطلاع رسانی اطمینان پیدا کنید.
• ابزار و نظام مناسب برای اطلاع رسانی انتخاب کنید: مناسب نسبی است، گاهی ایمیل، گاهی پرتال، گاهی گزارش رسمی مناسب می باشد. من توصیه می کنم از اطلاع رسانی شفاهی به عنوان مکمل فرایند اطلاع رسانی استفاده کنید. سعی کنید ابزار شما قابلیت استناد در آینده را داشته باشد. در مورد دوره های زمانی اطلاع رسانی، قالب و محتوا اطلاعات با اهداف خود به توافق برسید. بهتر است همان اول کار در مورد این موارد چک و چونه بزنید!
• اطمینان پیدا کنید که اطلاعات بدرستی منتقل شده است: خب بارها تجربه کردید که شما مطلبی را بیان کردید و دیگران چیز دیگری متوجه شده است و …. جدا از اینکه مقصر کیست، شما خود را مسئول بدانید. ساز و کاری برای اطمینان از درک درست اطلاعات بکار برید. بعضی راه کارها می تواند این باشد که مواردی را که ممکن است به اشتباه برداشت کنند را رسما اعلام کنید که منظورتان نیست. از اعداد و نمودارها در اطلاع رسانی خود استفاده کنید. از کلماتی استفاده کنید که مخاطبان شما به راحتی آن را درک کنند و ….

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

حتما در کتابهای مختلف در مورد اصول ایجاد و مدیریت تغییر در سازمانها مطالعه کرده اید. همه آن کتابها مطالب کاربردی و تاثیر گزاری را بیان می کنند که توجه به آنها ضروری می باشند اما من قصد دارم در این مطلب، که در چند قسمت ارائه خواهد، به یک سری نکات اشاره کنم که در تجربه های کاری خودم  به آنها دست یافتم.

باید در نظر داشته باشید که این نکات مانند خیلی از نکات مندرج در همان کتابها با توجه به شرایط کارایی متفاوتی خواهند داشت و گاهی هم این نکات در تعارض با یکدیگر قرار می گیریند، بنابراین در بکار بردن این نکات باید شرایط سازمان از جمله وسعت، تعداد کارکنان و فرهنگ حاکم بر سازمان را در نظر بگیرید.

از حمایت مدیران ارشد اطمینان داشته باشید: ایجاد تغییرات در هر سازمانی جدا از تنش، مقاومت و سنگ اندازی از سوی پرسنل و گاهی مدیران میانی نخواهد بود، بنابراین شما مجبور هستید مقابل نظرات دیگران بایستید. زمانهایی باید تصمیماتی بگیرید که مورد نظر همکارانتان نباشد و مسلم بدانید در اولین فرصت از روش و تصمیمات شما نزد مدیران میانی و ارشد بدگویی خواهد شد. اگر مدیران ارشد نسبت به تغییر و روش مورد استفاده شما در ایجاد تغییر توجیه نباشند به زودی ایشان نیز به جرگه مخالفان شما می پیوندند.

از طرف دیگر شما برای پیشبرد اهداف خود نیازمند اعمال دستورالعمل ها و نظامهایی هستید که  ممکن است در حیطه اختیارات شما نباشد و شاید هم اگر از طرف شما اعلام شود به دلیل ساختار و فرهنگ سازمانی(مخصوصا در سازمانهای ایرانی) توجه خاصی به آن نشود.

این شرایط همان زمانهایی است که باید از نقش حمایتی مدیران ارشد بهره ببرید. حمایت مدیریت آنقدر مهم است که به عقیده من، در صورتی که مدیران نسبت به تغییرات مشتاق نباشند، بهتر است شما تلاشی نکنید زیرا هیچ تغییر رخ نخواهد داد.

صبور باشید: نمی دانم شما در طی پروژه های تغییر در سازمان خود چقدر کنایه شنیده اید، چه میزان مجبور شدید یک روش را چندین بار توضیح دهید، پرسنل سازمان به چه میزان تغییرات شما را نا کار آمد شمردند، چند بار زمانی که نیاز به همکاری افراد مختلف داشتید، آنها نیاز شما را در اولویت پایین قرار دادند، چه میزان محترمانه یا غیر محترمانه تهدید شدید. در این شرایط تنها یک توصیه دارم: “لبخند بزنید و در عین جدیت در کار با همه با احترام برخورد کنید و صبر پیشه کنید”.

اطلاع رسانی و تبلیغات را فراموش نکنید: قبل از اینکه تغییرات را در سازمان اعمال نمایید، افراد را برای شرایط جدید آماده کنید. با آنها صحبت کرده و سعی دلایل تغییر را برای آنها توضبح دهید. در مورد شیوه ایجاد تغییر با آنها صحبت کرده و از آنها نظر بخواهید و اگر کسی قصد داشت به شما کمک کند از آن استقبال نمایید.

در حین فرایند تغییر هر زمان که وارد مرحله جدیدی می شوید، هر زمان که به موفقیتی دست یافتید و هر زمان دیگری که صلاح دانستید اطلاعات پروژه تغییر را به اطلاع دیگران برسانید. هر اتفاق را هر چند کوچک به افراد مربوط اطلاع دهید و اطمینان یابید که همه به درک یکسانی از اطلاعات رسیده باشند. داشتن اطلاعات باعث می شود که افراد به همراه احساس آرامش، خودشان را در مقامی ببینند که از نظر سازمان آنقدر اهمیت دارند که در جریان اخبار قرار می گیرند.

آموزش لازم است اما کافی نیست: حتما با من موافق هستید که زمانی یک تغییر با موفقیت در سازمان نهادینه می شود که همه افراد درگیر و شاید هم افراد غیر درگیر در این تغییرات آموزش های لازم را دیده باشند. کلاس آموزشی، کارگاه آموزشی، مستندات راهنما، آموزش های الکترونیکی، ارسال ایمیل های آموزشی و چندین روش دیگر می تواند از روشهای آموزشی مورد استفاده شما باشند. اما یقین داشته باشید هر چقدر هم کیفیت آموزش شما بالا باشد باز هم هستند افرادی که سر کلاس و کارگاه آموزشی ترجیح می دهند به جای توجه به صحبت شما، ایمیلها یا SMSهای خود را پاسخ دهند و یا به جای صرف زمان برای توجه به مدیا آموزشی شما کارهای روزمره خود را انجام دهند. این افراد ناخواسته یکی از بزرگترین موانع  بر سر پروژه های تغییر می باشند. اجازه بدهید مشکلاتی را که این دوستان بوجود می آورند با یک سناریو -که کم برای من بوجود نیامد- شفاف کنم.

فردی را فرض کنبد که به هر دلیلی با وجود تاکید های مکرر در کلاس یا کارگاه، مطالب شما را به درستی متوجه نشود. این فرد در جریان کارهای روزانه اشتباهاتی می کند که باعث اختلال در کار دیگران می گردد. و  در بیشتر موارد این دیگران اختلال پیش آمده را ناشی از ناکارآمدی تغییرات یا عدم کیفیت آموزش شما می دانند نه بازیگوشی همکار خود در سر کلاس.

راه چاره چیست؟ دو کلمه، مانیتورینگ و کنترل. شما باید از صحت عملکرد افراد سازمان اطمینان حاصل کنید. باید شرایط را به نحوی مانیتور کنیدکه خطاها را در کمترین زمان ممکن شناسایی کرده و نسبت به تصحیح آنها اقدام نمایید. یکی از راه حل هایی که من به تازگی استفاده کردم و نتایج مثبتی هم دیدم و البته بسیار هم دشوار می باشد، سرکشی حضوری به محل کار افراد است. بیان جملاتی مانند “اوضاع چطور؟”، “کسی مشکلی نداره؟”، “موردی هست که نیاز به توضیح داشته باشد؟”، باعث می شود افراد، مواردی رو که ابهام دارند را با شما در میان بگذارند، نحوه عملکرد خود را با شما کنترل کنند.

شما باید کنترل و مانیتورینگ را هرروز و تا مدتها انجام دهید. با این حال بدانید باز هم افرادی هستند که اشتباه خواهند کرد!!!