شاید شما در سازمان خود این امکان را نداشته باشید که به طور مرتب، پروژه خود را با دیگر مسئولین سازمان مرور کنید. شاید به این دلیل که تعداد پروژه های جاری سازمان شما زیاد باشد و اگر قرار باشد که هر مدیر پروژه ای بخواهد برای پروژه خودش جلسه ای دو ساعت با افراد موثر سازمان برگزار کند از نظر مسئولین که باید در جلسات شرکت کنند قابل قبول نباشد. مخصوصا در زمانی که در ساختار سازمانی شما اختیارات مدیر پروژه محدود باشد!
راهکار ساده و بسیار موثر این است که در کنار جلسات مرتب تیم اجرایی پروژه، جلساتی را به صورت هفتگی با نام “بررسی وضعیت پروژهها” داشته باشید. در این جلسه دو تا سه ساعته با حضور افراد مسئول در سازمان خود به بررسی وضعیت چند پروژه منتخب بپردازید.
بر اساس یک نظام ساده که مشخص میکنید مدیران پروژه درخواست بررسی وضعیت پروژه خود را در طول هفته به دبیر جلسه ارائه میکنند. در این درخواست باید هم دلیل درخواست و هم افرادی که نیاز به حضورشان میباشد مشخص گردد. دستور جلسه برای حاضرین مورد نظر ارسال می شود و جلسه به صورت منظم برگزار گردد.
در ابتدای جلسه مصوبات جلسات قبل مرور و وضعیت انجام مصوبات به حاضرین اعلام می گردد. اگر مشکلی در جهت اجرای مصوبات بوده بررسی و تصمیمات لازم گرفته می شود. سپس نوبت به پروژه ها می رسد. به ترتیب مدیران پروژه مشکلات پروژه و انتظارات خود را از سازمان بیان می کند. در صورتی که شما هم وضعیت پیشرفت پروژه ها را به صورت مستمر داشته باشید می توانید اطلاعات پروژه را مستند و با اعداد و آمار ارائه دهید. روی مشکلات تبادل نظر نموده و در نهایت تصمیمات لازم در جهت رفع یا کم اثر نمودن مشکلات اخذ کنید. تمام تصمیمات باید توسط دبیر جلسه ثبت و حدهاکثر روز بعد از جلسه برای تمام حاضرین ارسال گردد. جلسه باید به طور موثر مدیریت شود تا زمان به تمام پروژهها برسد. می بایست نظر تمام افراد مرتبط با هر پروژه اخذ شود و در نهایت تصمیمات اخذ گردد.
به همین روش ساده علاوه بر انتشار اطلاعات که بسیار مهم است، مشکلات مطرح شده و از افراد مرتبط در جهت رفع آنها استفاده می شود. دیگر کمتر لازم است که برای این منظور به دنبال افراد بدوید. مخصوصا زمانی که برای تصمیم گیری در مورد موضوعی به بیش از یک نفر نیاز دارید.
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
یکی از مشکلات در سازمانها نبود فرهنگ و سیستم اطلاع رسانی مناسب در ارتباطات کاری می باشد. قبول ندارید! یعنی تا حالا نشده است که کاری از کسی خواسته باشید و با فرض اینکه که تا کنون کار انجام نشده است رفتاری از شما سر بزند، سپس کاشف به عمل آید که کار مورد نظر شما مدتی است که انجام شده فقط شما خبر دار نشدید. یا برایتان پیش نیامده است که کاری را انجام داده باشید و شخص خاصی را از انجام آن مطلع نمودید. پس از دو روز شخص دیگری از همکاران همان شخص خاص از شما در مورد انجام کار پیگیری می کند! حتی بعضی وقتها مشاهده شده که افرادی که در حال انجام یکسری کارها می باشند چون دیگران را از روند انجام کار مطلع نمی سازند، دیگران این برداشت را دارند که کارهای مذکور پیشرفتی نداشته است و گاه به همین دلیل مشکلاتی بوجود می آید. حالا چه! قبول دارید سازمانهای ما در سیستم های اطلاع رسانی و از همه مهمتر فرهنگ اطلاع رسانی مشکل دارند؟
در این پست قصد ندارم نسخه ای برای برطرف نمودن این مشکل بپیچم زیرا بدون در نظر داشتن شرایط سازمان شامل فرهنگ، کارکنان، زیرساختها و … امکان ندارد نسخه مشخصی برای این امر پیشنهاد کرد. در اینجا تنها قصد دارم نکاتی را ذکر کنم که توجه به آنها می تواند تا حدودی مشکلات اطلاع رسانی ما را برطرف کرده و به میزانی شاید قابل توجه کیفیت اطلاع رسانی ما را بهبود بخشد.
- همیشه اطلاع رسانی بهتر از عدم اطلاع رسانی است: شاید بعضی ها نگران این باشند که اگر به طور مستمر دیگران را از روند کارهای اجرایی خود مطلع کنند، برای این دیگران جذاب نباشد و حتی به نوعی این دیگران از دریافت این اطلاعات مستمر ناراحت باشند. اما واقعیت این است که دریافت و مطالعه یک یا دو ایمیل در هر روز بسیار بهتر از نداشتن اطلاعات است. افراد ترجیح می دهند مطلع شوند حتی اگر برای این مطلع شدند هزینه زمانی صرف کنند. حال فرض کنید که حق با شما باشد و این دیگران از دریافت مستمر اطلاعات ناراحت شوند. خب حق انتخاب با شما می توانید دیگران را ناراحت نکنید یا یک روز به دلیل عدم اطلاع رسانی مورد ماخذه قرار بگیرید!
- اهداف(در اینجا افراد) اطلاع رسانی را به درستی انتخاب کنید: اگر شما تلاش کرده و اطلاع رسانی را انجام دهید ولی اطلاعات به کسی که باید نرسد، تلاشهای شما به هدر رفته است. شما باید اطلاعات را به افراد مناسب برسانید. گاهی این افراد مدیران و گاهی کارکنان سازمان باشد و گاهی هر دو گروه می باشند. برای اینکار می توانید زمانی که کاری به شما اختصاص داده می شود در مورد اینکه چه کسانی باید از روند کار مطلع شوند، سئوال کنید. البته بدانید که همیشه پاسخ این سئوال کامل نیست!
- برای اطلاع رسانی کارهای خود به کسی دل خوش نکیند: شاید زمانی که شما در مورد اهداف(در اینجا افراد) اطلاع رسانی پرس و جو می کنید، یک فرد بگوید شما به من گزارش بده، بعد شما بر اساس تجربه خود تشخیص می دهید که دو نفر دیگر هم باید اطلاعات شما را دریافت کنند، فرد اول می گوید که من خودم اطلاعات را پخش می کنم. لطفا به او بگوید چون اطلاع رسانی قسمتی از انجام کار می باشد ترجیح می دهید خود این کار را انجام دهید! ابن اصرار به این دلیل است که اگر به هر دلیل فرد اول این کار را انجام ندهد شما باید کلی زمان صرف کنید که اثبات شود مقصر شما نبوده اید. بهتر است خود این کار را انجام دهید تا هم از انجام و هم از کیفیت اطلاع رسانی اطمینان پیدا کنید.
- ابزار و نظام مناسب برای اطلاع رسانی انتخاب کنید: مناسب نسبی است، گاهی ایمیل، گاهی پرتال، گاهی گزارش رسمی مناسب می باشد. من توصیه می کنم از اطلاع رسانی شفاهی به عنوان مکمل فرایند اطلاع رسانی استفاده کنید. سعی کنید ابزار شما قابلیت استناد در آینده را داشته باشد. در مورد دوره های زمانی اطلاع رسانی، قالب و محتوا اطلاعات با اهداف خود به توافق برسید. بهتر است همان اول کار در مورد این موارد چک و چونه بزنید!
- اطمینان پیدا کنید که اطلاعات بدرستی منتقل شده است: خب بارها تجربه کردید که شما مطلبی را بیان کردید و دیگران چیز دیگری متوجه شده است و …. جدا از اینکه مقصر کیست، شما خود را مسئول بدانید. ساز و کاری برای اطمینان از درک درست اطلاعات بکار برید. بعضی راه کارها می تواند این باشد که مواردی را که ممکن است به اشتباه برداشت کنند را رسما اعلام کنید که منظورتان نیست. از اعداد و نمودارها در اطلاع رسانی خود استفاده کنید. از کلماتی استفاده کنید که مخاطبان شما به راحتی آن را درک کنند و ….
در
توییتر و
فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
در مطلبی تحت عنوان “غول هزینه ساز، جلسات بی فایده” در مورد هزینه های پنهای یک جلسه غیر موثر و بعضی از عوامل بی نتیجه ماندن جلسات صحبت کردم. در آن مطلب عرض کردم راه حل باشد برای بعد! حالا این بعد آمده است. می خواهم در یک سری مطلب راهکارهایی را در جهت موثر نمودن جلسات ارائه دهم. این راهکارها از نظر زمانی به سه دسته اقدامات پیش از جلسه، اقدامات هنگام جلسه و اقدامات پس از جلسه تقسیم می شود. که البته از آنجا که امیر مهرانی بسیار تاکید کرده است که کوتاه بنویسم ناگزیرم که هر دسته را در چند قسمت ارائه کنم. تلاش می کنم هفته ای یک مطلب در این مورد بنویسم تا پیوستگی مطالب نیز حفظ شود.
همین ابتدا عرض کنم این مطالب همه نکاتی که می تواند در افزایش کیفیت جلسات موثر باشد نیست و شما می توانید اقدامات دیگری را ذکر نمایید که شاید در شرایطی که شما تجربه می کنید بهتر جواب دهد و من خوشحال می شوم از آنها چیزی یاد بگیرم.
نکات و اقدامات پیش از جلسه
هدف جلسه را مشخص کنید: اینکه جلسه باید هدفمند باشد در نگاه اول مشخص است. اما آیا هدف مورد نظر شما از جلسه مانند اهداف دیگر حاضرین جلسه است؟ آیا اهداف برای همه شفاف است و در آن کلی گویی نیست؟ معمولا اهداف جلسه اشتراک اطلاعات، کسب اطلاعات یا اخذ تصمیم در مورد یک موضوع می باشد. البته جلسه می تواند اهداف دیگری هم داشته باشد و یا ترکیبی از اهداف باشد که فارغ از آن، مشخص بودن هدف باعت می شود که جلسه موثرتر برگزار گردد.
اگر هدف اشتراک اطلاعات است باید تعیین شده باشد که چه اطلاعاتی و تا چه سطحی. به عنوان مثال وقتی می گوییم باید وضعیت پروژه را در جلسه به اطلاع حاضرین برسد یک جمله کلی بیان کردیم. بایدمشخص شود چه اطلاعاتی و با چه جزئیاتی. این هدف می تواند تبدیل شود به یک چک لیست که شامل اطلاعات مواردی مانند میزان نفر ساعت هزینه شده، هزینه های جانبی، ریسک های فعال، ریسک های احتمالی، مشکلات فاز یک، نتایج جلسه هفته گذشته با کارفرما و … همانطور که مشاهده کردید به راحتی اطلاعات وضعیت پروژه شکسته شد به یکسری موارد که عدم بیان آنها در جلسه باعث نقص در اطلاعات و دوباره کاری خواهد شد. همچنین این شکستن اطلاعات باعث می شود که بدانیم در مورد چه اطلاعاتی نباید حرف زد. وقتی در لیست، صحبتی از احتمال عدم پرداخت حقوق ماه بعد نشده است، پس گزارش دهنده فراموش نمی کند که حاضرین را نگران نکند!
اگر هدف جلسه کسب اطلاعات باشد نیز به همین طریق باید مشخص شود چه اطلاعاتی باید کسب شود و با چه سطح از جزئیات. زمانی که این اهداف با سطح جزئیات مناسب مشخص گردد می توان برای نیل به آن مسیر جلسه را طراحی و بر اساس آن حرکت کرد.
اگر هم هدف جلسه اخد تصمیم می باشد با برجسته کردن این هدف برای حاضرین جلسه می توانید از منحرف شدن مسیر جلسه جلوگیری کرده و از ایشان خواست تنها مواردی را که به اخذ تصمیم کمک می کند را بیان و بررسی کنند. علاوه بر این، اهداف جلسه سنگ محک کفایت جلسه می باشند و می توان زمانی که اهداف محقق شد جلسه را خاتمه داد. بارها پیش آمده که جلساتی را دیده ام که اهداف جلسه محقق شده اما به دلیل مشخص نبودن آنها حاضرین به بیان جملات تکراری پرداخته اند.
جلسه را نیاز سنجی کنید: پس از مشخص شدن اهداف جلسه، باید این سئوال مطرح شود که آیا تحقق این اهداف تنها از طریق جلسه امکانپذیر است؟ آیا راه کم هزینه و بهینه تری وجود ندارد؟ یا اهداف و شرایط به نحوی هستند که بهترین راه رسیدن به آن برگزاری جلسه است؟
فرض کنید هدف جلسه تنها انتشار یک سری اطلاعات است. شاید به جای برگزاری جلسه که محدود به زمان و مکان است، می توان اطلاعات را از طریق یک مدیای دیجیتال به مخاطب ارائه کرد که در این حالت مخاطبین هر زمان که لازم باشد می توانند به آن مراجعه کنند. در بعضی موارد هم که هدف کسب اطلاعات است و معمولا به چندین نوبت جلسه نیاز است، می توان تعدادی از جلسات را با رد و بدل نمودن پرسشنامه جایگزین کرد. حتی برای جلسات تصمیم گیری که این نوع جلسات هم ممکن است به صورت متوالی برگزار شوند می توان به گزینه هایی مانند فروم و شبکه های اجتماعی برای رد و بدل کردن اطلاعات فکر کرد.
تاکید می کنم این جملات به آن معنی نیست که بهتر است جلسه برگزار نکنیم، بلکه منظور این است که ممکن برای تحقق هدف وسیله ای مناسب تر از جلسه وجود داشته باشد که منطقی است ما بهترین را انتخاب کنیم.
ادامه دارد…
در
توییتر و
فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
