PMPlus

زمان راه‌اندازی فرآیندهای مدیریت پروژه در یک سازمان مشکلات فراوانی وجود خواهد داشت. در این مطلب قصد دارم به دو مورد از این موارد که تقریبا به هم مربوط می‌باشند اشاره کنم.

مشکل نخست عدم توانایی مدیران پروژه در استفاده از ابزار مدیریت پروژه می‌باشد. مشکل دوم توهم وجود نقشی به نام کارشناس یا مسئول کنترل پروژه می‌باشد.
اینکه مدیران پروژه برای مدیریت پروژه‌های خود از چه ابزارهایی می‌تواند استفاده کند به عوامل مختلفی بستگی دارد. شما می‌توانید از نرم افزار اکسل برای مدیریت کارهای تیم خود استفاده کنید یا می‌توانید از یک سررسید یا شاید هم از وایت بورد و استیکی نت برای این منظور بهره ببرید. اما زمانی که صحبت از مدیریت پروژه‌ در سطح یک سازمان می‌شود نوع ابزارهای مورد استفاده متفاوت خواهد بود و به طور منطقی ابزارهای سازمانی مدنظر می‌باشد. حال اگر مدیران پروژه توانایی استفاده از این ابزارها را نداشته باشند، سازمان نخواهد توانست به اهداف خود در پیاده سازی فرآیندهای مدیریت پروژه برسد.
در ساده‌ترین حالت مدیران پروژه باید توانایی مدیریت زمان، هزینه و منابع پروژه‌های خود در سازمان را داشته باشند. حال اگر مدیران پروژه نتوانند از ابزار مدیریت پروژه برای این منظورها استفاده کنند، سازمان به اهداف خود نخواهد رسید.  در پروژه‌های با سایز متوسط و بزرگ در هر سازمانی، مدیریت هزینه، زمان و منابع قسمت جدانشدنی مدیریت پروژه می‌باشد پس راه‌گریزی از آن نیست. در این سایز از پروژه‌ها بدون استفاده از ابزار تحقق مدیریت این موارد بسیار مشکل و زمانبر خواهد بود.
گاه سازمان‌ها برای حل این مشکل، مشکل دوم را بوجود می‌آورند. با استخدام فردی که به ابزار و شاید هم تا حدودی مفاهیم مدیریت پروژه آشنا باشد، سعی می‌کنند این مشکل را برطرف نمایند. از این کارشناس کنترل پروژه می‌خواهند که برنامه زمانی پروژه را تهیه کند، منابع و هزینه را به فعالیت‌های پروژه اختصاص دهد، در طول هفته میزان پیشرفت کارها را در سیستم وارد نموده و در انتهای هفته هم گزارش وضعیت پروژه را تهیه کند. اگر هم برنامه پروژه نیاز به بروزرسانی داشت، مدیر پروژه تغییرات را به کارشناس محترم کنترل پروژه گفته تا او تغییرات را اعمال نماید. حالا در بعضی سازمانها چند تا کار کمتر یا بیشتر، معمول همین است!
به دو نکته توجه داشته باشید. ابتدا اینکه در هیچ استاندارد مدیریت پروژه و هیچ متدولوژی که از مدیریت پروژه استفاده کرده است، صحبتی از این نقش خیالی نشده است. در این استانداردها و متدولوژی‌ها، وظایف این نقش من در آوردی بر عهده مدیر پروژه می باشد و نکته دوم اینکه در همین استانداردها بسیار تاکید شده است که مدیران پروژه باید در استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه ورزیده باشند. اگر در سازمان شما چندین مدیر پروژه هر کدام برای چندین پروژه وجود داشته باشد و قرار باشد این دوستان کارهای خود را به فردی به نام کارشناس کنترل پروژه بدهند سازمان شما مجبور است کنار هر مدیر پروژه یک کارشناس کنترل پروژه استخدام کند. جدا از هزینه‌های این کار به دلیل این وابستگی بروز بودن وضعیت پروژه‌ها نیز دچار خدشه خواهد شد.

خلاصه اینکه مدیر پروژه موظف است به کنترل پروژه خود و برای مدیریت و کنترل پروژه خود در سطح سازمان ناگزیر از استفاده مناسب از ابزار مناسب.

---

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

برای دریافت مستندات مدیریت پروژه می‌توانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.

یکی از نکات جالب در مدیریت پروژه، در گروهی از سازمانها و شرکت ها این است که مدیران پروژه، مدیریت پروژه را همان استفاده از ابزار مدیریت پروژه می دانند. هر زمان که فعالیت های پروژه در یک فایل مایکروسافت پروژه وارد شود، گمان بر این می برند که برای آن پروژه مدیریت می کنند. شاید شما هم دیده باشید افرادی را که وقتی از اوضاع مدیریت پروژه در پروژه هاشان پرسیده می شود، گلویی صاف می کنند و می گویند، ما از نرم افزار فلان یا نرم افزار بهمان استفاده می کنیم. اگر بخواهی بیشتر در مورد نحوه مدیریت پروژه برایتان توضیح دهند، احتمالا می شنوید که پس از اینکه برنامه پروژه توسط مدیر پروژه تهیه شد، هر چند روز یکبار، مدیر پروژه، گزارش های تیم پروژه را جمع آوری کرده و بر اساس آن گانت چارت را بروز می کننند. وقتی هم می خواهند ورزیدگی خود را به رخ شما بکشند و بیشتر شما را با مفاهیم مدیریت پروژه آشنا کنند، کمی حرکات محیرالعقول با مایکروسافت پروژه انجام می‌ دهند که بیا و ببین. حال اگر از ایشان بپرسید که شما ارتباطات پروژه را چگونه مدیریت می کنید؟ یا از احول مدیریت کیفیت در پروژه جویا شوید، احتمالا کمی با مایکروسافت پراچکت بازی می کنند و می گویند: من که تو پراجکت اینهایی را که می گویی ندیدم! صحبت از مدیریت محدوده و محتوا را هم که از اساس فراموش کن! خلاصه مدیریت پروژه می‌شود ورود اطلاعات در مایکروسافت پراجکت و شاید گزارش گیری از آن و تبحر در مدیریت پروژه یعنی مهارت بیشتر در استفاده از این ابزار. نگاهی اندر احوالات خود که می کنم می بینم که حسابی از قافله عقب هستم! ظاهرا باید به جای کار روی مدیریت زمان، هزینه، کیفیت، ارتباطات و ریسک باید کمی کلاس مایکروسافت پراجکت می رفتم و بیشتر با این ابزار کار می کردم. برای شروع کتابی خریدم و امیدوارم وقت کنم که با دقت مطالعه‌ اش کنم.

پی نوشت: مدتی از این تاخیر در بروز رسانی بلاگ مربوط می شود به مشغله زیاد، مدتی هم بر می گردد به اینکه امیدوار بودم گودر رفع فیلتر شود. کلا هم این مطلب اگر خیلی طعم عصبانیت دارد برای همین فیلتر شدن گودر است.

---

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

بزودی از طریق این بلاگ الگوی مستندات مختلف مدیریت پروژه، همراه با راهنما و نمونه های تکمیل شده ارائه می گردد. اخبار تکمیلی بزودی به اطلاع می رسد.

مطالب پیشین

اقدامات پیش از جلسه – قسمت یک

اقدامات پیش از جلسه – قسمت دوم

---

نقش های جلسه را مشخص کنید: هر جلسه، حده‌اقل به دو نقش نیاز دارد. رئیس و دبیر جلسه. البته یک نفر می تواند این دو نقش را برعهده داشته باشند. اما به دلیل نیاز به تمرکز بهتر است هر نقش را به یک نفر اختصاص دهید. باید توجه داشت که بسته به نوع ، نیاز و شرایط جلسه، نقش‌های دیگری را می توان برای جلسه تعریف کرد.

دبیر جلسه: ایشان مسئول انجام و پیگیری فعالیت های ذیل می باشد.

• تهیه دستور جلسه
• آماده سازی تجهیزات مورد نیاز برای جلسه
• ثبت نتایج جلسه
• تهیه صورت جلسه
• ارسال دستور جلسه  و صورتجلسات برای حاضرین

از آنجا که دبیر جلسه مسئول ثبت نتایج جلسات می باشد و با توجه به موارد فوق دبیر جلسه باید فردی با دقت بوده و کیفیت کارش مناسب باشد.

رئیس جلسه: ایشان مسئول انجام و پیگیری فعالیت های ذیل می شود.(این موارد در مطالبی به عنوان اقدامات حین جلسه مورد بحث قرار می گیرید.)

• آغاز جلسه
• مدیریت جلسه
• مدیریت و کنترل زمان جلسه
• جلوگیری از تعارض‌ ها در جلسه
• نتیجه گیری و خاتمه جلسه
• …

رئیس جلسه باید فردی با تواناییهای مدیریتی باشد، ایشان نباید تحت تاثیر جایگاه خود و دیگر حاضرین در جلسه قرار گرفته و در انجام مسئولیت مدیریت جلسه خود تحت تاثیر قرار بگیرد. توصیه می شود ایشان فردی با تجربه در سازمان باشد اما تجربه اینجانب اثبات کرده است که اولویت برای انتخاب این فرد مدیریت جلسه می باشد نه جایگاه آن. در صورت نیاز باید موارد مهم و خط قرمزهای سازمان را برای رئیس جلسه مشخص کرد تا ایشان این موارد را در نظر بگیرد.

دستورجلسه را تهیه کنید: وقتی که اهداف جلسه، حاضرین، زمان و مکان جلسه مشخص شد، شما باید دستور جلسه را تهیه نمایید. هدف از تهیه دستور جلسه شفاف کردن اهداف و شرایط جلسه بوده، تا حاضرین بر اساس آن خود را برای جلسه آماده کنند.  تقریبا تمام مواردی که در مباحث قبل ذکر شد در دستورجلسه درج می شود. شما می تواندی الگوی از این مستند را از اینجا دانلود نمایید.

حاضرین را برای جلسه دعوت کنید: پس از تهیه دستورجلسه باید آن را به همراه دعوتنامه برای حاضرین جلسه ارسال نمایید. بسته به نوع جلسه، مدت زمانی که تا جلسه فرصت می باشد و جایگاه حاضرین می توان از روشهای متفاوتی برای این کار استفاده کرد. توصیه می شود حتی اگر دستورجلسات و دعوتنامه برای فردی به صورت فیزیکی ارسال می شود نسخه الکترونیکی آن نیز از طریق ایمیل ارسال گردد. سعی کنید از مشاهده دعوتنامه توسط حاضرین اطمینان حاصل کنید. برای اینکار می توانید از امکانات نرم‌افزارهای ارسال ایمیل و یا تایید تلفنی استفاده کنید.

آماده سازی تجهیزات جلسه: یکی از شرایط موثر بودن یک جلسه استفاده مناسب از ابزار مناسب است. به غیر از کامپیوتر که برای نمایش اطلاعات از آن استفاده می شود و در حال حاضر بسیار هم معمول است، شما می توانید بسته به نوع  و شرایط جلسه از ابزارهای الکتریکی دیگر و حتی غیر الکتریکی نیز بهره ببرید.

ابزارهای الکتریکی

• کامییوتر
• دستگاه ضبط صدا( که اینجانب به شدت روی این ابزار تاکید دارم)
• تجهیزات پخش صدا و تصویر

ابزارهای غیر الکتریکی

• استیکی نوت (Sticky Note)
• دفتر یادداشت
• وایت بورد
• شیشه
• نوشت افزار

حتما مطلب “۷ ابزار غیرکامپیوتری که کارایی شما را افزایش می‌دهد” را که امیر مهرانی در بلاگ خود نوشته است را مطالعه کنید.

فکر می کنم حالا همه چیز برای برگزاری جلسه آماده باشد.

---

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

من در پست ابتدایی این بلاگ مطلبی به عنوان نکاتی که باید در هنگام ایجاد تغییر در سازمان بدانیم نوشتم که امیدوارم نظر دوستان را جلب کرده باشد؛ و وعده داده بودم قسمت های بعدی این نکات را هم ینویسم. این مطلب دومین قسمت از نکات مهم در تغییر است. اما پیش از اینکه به نکات جدید برسیم دو خواهش خدمت شما عزیزان عرض کنم. یکم اینکه اگر بخش اول این مطلب را مطالعه نفرموده اید و یا به خاطر نمی آورید، لطفا یک مرور سریع روی آن داشته باشید گمان می گنم پیوستگی مطالب کمک بیشتری به  انتقال منظور کند. دویم اینکه از طریق امیر مهرانی (دوست خوبم که در راه افتادن این بلاگ مرا  بسیار کمک  و تشویق کرده است) شنیدم که روی مطالب قبلی این بلاگ در گودر تبادل نظری شده اما چون من فعلا تعداد کمی از دوستان را Fallow می کنم از آن مطلع نمی شوم. از آنجا که می دانم نظرات شما برای من مفید خواهد بود به هر طریقی که صلاح می دانید مرا هم مطلع کنید، سپاسگزار می شوم.

---

عجله نکنید: در صورتی که بخواهید تغییرات در سازمان به درستی صورت پذیرد و پایدار باشند باید زمان زیادی را برای کنترل، هدایت و استقرار آنها صرف نمایید. ساده انگارانه است که فکر کنیم با یکی دوتا کارگاه آموزشی و یک بخشنامه و یک ماه هم پشتیبانی حتی حضوری موفق می شوید در یک سازمان تغییرات اساسی ایجاد کنید.

اجازه بدهید یک تعریف از پایان یک پروژه تغییر ارائه دهم. از نظر من، زمانی که پرسنل یک سازمان، شرایط جدید را به عنوان تنها شرایط  کاری در سازمان پذیرفتند و بدون کنترل و نظارت بر اساس شرایط جدید فرایندهای کاری خود را اجرا نمودند و تمام افراد شرکت به غیر از افراد تازه وارد نیاز به آموزش نداشتند، می توان گفت شرایط جدید در سازمان پایدار شده و پروژه تغییر پایان یافته است. به نظر شما شرایط این تعریف در یک سازمان در زمان کمی بوجود می آید؟

با هم تجربه زمانی چند پروژه تغییر را بر اساس تعریف فوق مرور کنیم.

• جابگزینی یک شبکه کامپیوتری به جای کامپیوتر های جدا از هم در یک شرکت ۵۰ نفره، ۶ ماه.
• ایجاد فرهنگ گزارش نویسی برای یک تیم ۲۵ نفره، ۳ ماه.
• راه اندازی یک سیستم CRM در یک شرکت بیش از ۱۰۰ نفره، بیش از ۶ ماه.

پس لطفا عجله نکنید.

به همه احترام بگذارید اما امیدوار نباشید همه افرد راضی شوند: احترام به همه و برخورد دوستانه با همه به طوری که دیگران نسبت به شما احساس مثبتی پیدا کنند از شرایط اصلی ایجاد یک تغییر پایدار است. به طورمسلم در هر تغییری منافع عده ای به خطر می افتد و یا کار عده ای بیشتر می شود و از همه عمومی تر، شاید برای مدتی دوباره کاری برای گروهی بوجود آید. در خیلی از شرایط این اعتبار و احساس مثبت دیگران نسبت به شما است که باید پروژه تغییر را جلو ببرد. پس روی این عامل جلو برنده کار کنید. اما بدانید همیشه افرادی هستند که اعتراض کنند و ناراضی بمانند. احترام آنها را نگه دارید، اما به خاطر این افراد خدشه ای در پروژه خود بوجود نیاورید.

توهم تکنولوژی و ابزار نداشته باشید: نیازهای واقعی خود را به خوبی بشناسید، آنها را به درستی دسته بندی و اولویت بندی کنید و بر این اساس ابزار مورد نیاز سازمان خود را انتخاب نمایید. ابزار و تکنولوژی باید کمک دست شما باشد تا به اهداف خود در تغییر برسید نه اینکه مانع یا هدف کار شما باشد. ابزار هرچه قدر امکانات بیشتری داشته باشد به همین میزان پیچیده تر است و نیاز به صرف هزینه بیشتری برای نگهداری و آموزش دارد. یکی از مشکلات عمده در شرکت و سازمانهای ایرانی توهم  استفاده از بهترین ابزار و تکنولوژی است.

من به همراه امیر مهرانی و مهدی مهدیان درباره این موضوع یک پادکست تهیه کردیم که می توانید از اینجا آن را دانلود کنید.

همیشه در دسترس باشید: یکی از مهمترین نکاتی که باید مورد توجه قرار دهید در دسترس بودن شما است. افراد زمان زیادی منتظر شما نمی مانند و حتی اگر روی موردی شک داشته باشند دست به انتخاب می زنند و اگر این انتخاب اشتباه باشد و فرد یا افراد دیگری مجبور به دوباره کاری شوند، مقصر اصلی در این دوباره کاری پشتیبانی ضعیف و در دسترس نبودن شماست. پس در سریعترین زمان ممکن به درخواست های دیگران جواب دهید. مکانیزم و نظامی برای پشتیبانی خود تهیه و آن را اعلام نمایید  و به آن وفادار باشید. لطفا ایمیل و تلفن های خود را هم جواب دهید.

تیم خود را با دقت انتخاب کنید: همه آن نکاتی را که شما هنگام ایجاد تغییر در سازمان یا شرکت خود رعایت می کنید، باید توسط همه تیم شما نیز رعایت شود. صبوری، خویشتن داری، در دسترس بودن و … در صورتی که در تیم شما افردی باشند که این موارد را رعایت نکند، این امکان وجود دارد زحمات شما هدر رود یا دست کم کار شما بیشتر شود.

---

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.