PMPlus

درست است که من گفتم گزارش خوبش، خوبه، البته هنوز هم اعتقاد دارم به این جمله، اما خوب تهیه این نوع گزارش نیازمند زمان  است. اما گاه با شرایطی در پروژه روبرو خواهید شد که لازم است که هر روز پروژه خود را مانیتور کنید. اطلاعات از کارهای انجام شده، کارهای جاری و کارهایی که قرار است انجام شوند، بدست آورید و بر اساس آنها به سرعت تصمیم گیری نمایید. خوب! چه کنیم؟

جلسه!؟ بله، برگزاری جلسات مرور پروژه برای هر پروژه لازم است و بزرگان نیز بر این اصل تاکید دارند، اما برگزاری جلسات ۲ ساعته به صورت روزانه کمی سخت است و کمی غیر منطقی. جلسات مرور پروژه به صورت دو هفتگی یا هفتگی جواب می دهد! حالا چون شما هستید هفته ای دو بار! با این حال باز هم اگر لازم باشد هر روز اطلاعات کسب کنید این روش هم جواب نمی دهد! چه کار کنیم!

خب جلسه برگزار می کنیم! البته این جلسه فرق دارد. این جلسات  اول هر روز به مدت ۱۵ دقیقه و تنها برای پاسخگویی به چند سئول است. این جلسات در حالت ایستاده، برای تاکید بر سرعت جلسات، برگزار می شود. به این جلسات می گویند جلسات سرپایی!

• چه کارهایی دیروز انجام شده؟
• چه کارهایی باید انجام می شد که انجام نشده است؟ چرا؟
• چه کارهایی امروز انجام خواهد شد؟
• چه موانعی در کار است که امکان دارد مانع انجام کارهای امروز شود؟

پاسخ این پرسشها به خودی خود اطلاعات خوبی را برای مدیر پروژه و تیم مدیریت پروژه فراهم می کند. با این حال این رویکردهای ذیل را در برگزاری این جلسات داشته باشید تا اطلاعات بیشتر و مفید تری به شما ارائه دهد و تاثیر مثبتی در تیم هم داشته باشد.

• دقت کنید برای هر فعالیت چه میزان زمان صرف شده است.
• اگر تیم قابلیت پذیرش فعالیت بیشتری دارد، فعالیت بیشتری به آنها اختصصاص دهید. دوست عزیز، زیاده روی نکنی!
• اگر تیم یا فردی نیاز به کمک دارد، به یاری ایشان بیندیشید. شاید همین اکنون نیازمند یاری سبز شما باشند.
• به افرادی که کار خود را خوب انجام داده‌اند، بازخورد مثبت بدهید و از ایشان تشکر کنید. اما بازخورد منفی و تنبیه نداریم.
• بحث‌های غیر مرتبط نداریم! حتی شما دوست عزیز.

نکته آخر! نگران نباشید که روزهای اول جلسه بیش از ۱۵ دقیقه زمان می‌برد، کم کم که ورزیده شدید، زمان جلسه هم کم می شود.

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

مطالب پیشین

اقدامات پیش از جلسه – قسمت یک

اقدامات پیش از جلسه – قسمت دوم

اقدامات پیش از جلسه – قسمت سه

اقدامات حین جلسه – قسمت یک

اقدامات حین جلسه – قسمت دو

حالا که رئیس جلسه جلسات را مدیریت کرد و جلسه را به نحوه مناسبی به پایان رساند، نوبت می رسد به اقدامات پس از جلسه که در بیشتر وقتها بر عهده دبیر جلسه می باشد.

تهیه صورتجلسه: مسلما هر جلسه دست کم باید دارای یک خروجی باشد و آن هم صورتجلسه می باشد. صورت جلسه دست کم باید شامل تصمیمات جلسه باشد. از اینجا می تواندی الگویی از قالب صورتجلسه را تهیه و استفاده نمایید. لطفا قبل از استفاده بر حسب نیاز خود سفارشی سازی کنید. بسیار مهم است که صورتجلسه در سریعترین زمان ممکن به دست افراد مربوطه برسند.

ارسال صورتجلسه: صورتجلسه نه تنها باید برای حاضرین جلسه، بلکه باید برای غایبین و کسانی که مربوط به تصمیمات جلسه می باشند ارسال گردد. قبل از ارسال در مورد نحوه ارسال با گیرندگان به توافق برسید. برای کارفرمایان حتی اگر از ایمیل استفاده می کنید، به صورت رسمی برای ایشان ارسال نمایید.

پیگیری برای جلسه بعدی: در صورتی که جلسه مورد نظر شما از نوع جلسات دوره ای می باشد و نیاز است که برای جلسه بعدی در مورد تصمیمات اخذ شده گزارشی تهیه شود، چند روز قبل از جلسه، در مورد تهیه گزارش به مسئول مربوطه یادآوری نمایید.

پایان

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

مطالب پیشین

اقدامات پیش از جلسه – قسمت یک

اقدامات پیش از جلسه – قسمت دوم

اقدامات پیش از جلسه – قسمت سه

اقدامات حین جلسه – قسمت یک

اواسط اقدامات رئیس جلسه، در حین جلسه بودیم. اگر فراموش کرده اید یک نگاهی به مطلب قبلی بیندازید، بد نیست

• نتایج اخذ شده را مشخص و بدون ابهام نماید: در جلساتی که در مورد مسئله خاصی تصمیمی گرفته می شود، شما به عنوان رئیس جلسه باید نتیجه جلسه را بیان کرده و از درک آن توسط حاضرین اطمینان حاصل کنید. سپس از دبیر جلسه بخواهید نتیجه را ثبت نماید. همیشه این احتمال را در نظر داشته باشید که ممکن است، برداشت حاضرین از نتایج یکسان نباشد. شما باید از بوجود آمدن این مشکل جلوگیری نمایید. اگر یکی از نتایج جلسه انجام فعالیتی است، باید در همان جلسه مسئول و مهلت انجام فعالیت مشخص گردد. اصولا مشخص شدن کارهایی که باید انجام بگیرد بدون مشخص بودن مسئول و مهلت انجام چندان موثر نیست. مشخص کنید که نتایج اقدامات چگونه و در چه زمانهایی  و به چه کسی باید گزارش داده شود. خیلی از جلسات بواسطه اقداماتی که پس از جلسه صورت می گیرید، ارزشمند هستند، پس مراقب باشید همه چیز را در مورد اجرای اقدامات مشخص باشد.

جلسه را به خوبی خاتمه دهید: حالا که جلسه را خوب شروع کردید و خوب هم هدایت نمودید، تمام تلاش خود را به کار بگیرید که جلسه را خوب تمام کنید. نظرتان با اینکه با صدای بلند اعلام کنید جلسه تمام شده و به حاضرین خسته نباشید بگویید، چیست؟ امیدوارم مخالف باشید!

• جلسه را یکهو تمام نکنید: حتما چند دقیقه مانده به پایان جلسه، به حاضرین اعلام کنید که جلسه در حال اتمام است و از آنها بخواهید سخنان خود را جمع بندی کنند. این کار علاوه بر اینکه نشانه احترامی است که به حاضرین دارید، باعث می شود کسی نگوید من که حرفم نیمه تمام ماند. اگر لازم بود جلسه را ادامه دهید، مدت زمان تمدیدی را مشخص کنید که جلسه زیادی کش نیاید.
• نتایج جلسه را یک بار مرور کنید: نتایجی که دبیرجلسه ثبت کرده است را خود شما یا دبیر بخواند. این کار به نتایج رسمیت می دهد و خروجی های جلسه را ملموس تر می کند. اگر در حین جلسه بر شفاف بودن نتایج برای حاضرین اصرار نداشته باشید، احتمال دارد در این زمان بحث هایی شکل بگیرد، پس اصرار داشته باشید که نتایج شفاف باشد. اعلام کنید که بزودی صورتجلسه به دست حاضرین می رسد. مشخص کنید که از چه طریقی تا اگر فردی با روش ارسال صورتجلسه مشکل داشت اعلام کند تا تصمیم دیگری بگیرید.
• تشکر و عذرخواهی فراموش نشود: از حضار برای حضور موثرشان در جلسه تشکر کنید و از آنها عذر بخواهید اگر به دلیل کنترل و هدایت جلسه مجبور شدید، سخن کسی را قطع کنید، به کسی تذکر بدهید و … این عذر خواهی باعث می شود کدورت هایی که ممکن است در جلسه بوجود آمده باشد کم رنگ شود.

گمان می کنم به عنوان رئیس جلسه کار خود را در حین جلسه انجام داده اید. البته حتما نکاتی را من فراموش کردم. شما آن را بیان کنید تا همه با هم به آنها توجه کنیم.

ادامه دارد…

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

مطالب پیشین

اقدامات پیش از جلسه – قسمت یک

اقدامات پیش از جلسه – قسمت دوم

اقدامات پیش از جلسه – قسمت سه

حالا که با آمادگی لازم قصد شرکت در جلسه دارید برای اینکه زحمات قبل از جلسه شما به ثمر بنشیند باید یکسری نکات را هم در حین جلسه رعایت کنید. من این نکات را بر اساس نقش تقسیم بندی کرده و خدمت شما ارائه می کنم. امیدوارم مفید باشد.

رئیس جلسه

جلسه را به خوبی آغاز کنید: یکی از عوامل موفقیت یا شکست یک جلسه چگونگی شروع یک جلسه می باشد. جلسات را باید رئیس جلسه آغاز می کند. شاید در ظاهر این شروع کردن کار سختی نباشد اما اگر به خوبی صورت نگیرد احتمال این وجود دارد که کنترل جلسه از دست رئیس خارج شود. خوب چه نکاتی را باید مدیر در نظر بگیرد؟

• شروع به موقع جلسه یعنی بالا بردن اهمیت نظم در جلسه: همه ما شاهد جلساتی بودیم که با تاخیر آغاز می شوند. یکی در ترافیک است، دیگری در جلسه دیگری کارش طول کشیده است و از همه بدتر یک نفر هم فراموش کرده که جلسه ای در کار می باشد  و همه صبر می کنند تا غایبین برسند. فاجعه آمیزتر اینکه همه حاضرین سر ساعت در مکان جلسه حضور دارند، اما صحبت ها متفرقه چنان گل انداخته که ناخودآگاه موضوع جلسه با تاخیر مطرح می گردد. معمولا در این گونه شرایط این حس به حاضرین دست می دهد که جلسه رسمیت و اهمیت خاصی ندارد. توصیه می کنم تنها در شرایط بسیار بسیار خاص جلسه را با تاخیر آغاز کنید. به کسانی که دیر می آیند به طور محترمانه و با ظرافت تذکر دهید. اگر لازم می دانید تاکید کنید که تاخیر جلسه از اهمیت و رسمیت جلسه نمی کاهد.
• قوانین جلسه را بیان کنید: هر جلسه بسته به نوع و ماهیتش قوانین خواصی دارد. به عنوان مثال در جلساتی از نوع طوفان مغزی (Brainstorming) کسی نباید نظر دیگری را نقد کند یا در یک جلسه خاص نباید افراد بدون اجازه گرفتن صحبت کند. شما باید این قوانین را برای حاضرین بیان کنید. البته بهتر است برای تسریع کار قبل از جلسه در یکی از پیوستهای دستور جلسه این قوانین را آماده و به همراه این مستند برا ی حاضرین ارسال نمایید. در این شرایط شما می توانید با یک مرور سریع از روی قوانین به مرحله بعد بروید. اما هرگز از مررو قوانین غافل نشوید. نکته مهم در قوانین جلسه که نباید فراموش شود اختیارات و مسئولیت های رئیس و دبیر جلسه می باشد. به طور شفاف آنها را بیان نمایید تا در صورتی که مجبور شدید از اختیارات خود استفاده کنید، حاضرین شکه نشوند.
• دستور جلسه را مرور کنید: این کار باعث می شود افرادی که دستور جلسه را مطالعه نکرده اند از اهداف جلسه به طور دقیق تر مطلع شوند. همچنین باعث می شود افراد سعی کنند خورد را با شرایط و مسیری که در دستور جلسه ذکر شده هماهنگ کنند. پس از اینکار شما می توانید بر اساس دستورجلسه، جلسه را  ادامه دهید.

جلسه را هدایت و کنترل کنید: مسئولیت هدایت جلسه با رئیس جلسه می باشد. در حقیقت رئیس جلسه است که با مدیریت صحیح خود دستیابی به اهداف جلسه را تضمین می کند. در این مورد چند نکته به ذهن من می رسد که توجه به آن می تواند موثر باشد.

• تا جایی که می شود رئیس نباشید: اگر جلسه بر اساس اهداف، دستور جلسه و قوانین در جریان است، سعی کنید تنها در نقش یکی از حاضرین عمل کنید. ساده بگویم وقتی لازم نیست رئیس بازی درنیاورید. عدم این کار باعث می شود جایی که لازم است  نتوانید از اختیارات خود استفاده کنید. در واقع  میزان استفاده از اختیارات رئیس جلسه مانند کوپن هایی با تعداد محدود است که باید جایی که لازم است مصرف شود.
• مراقب زمان باشید: اگر در دستورجلسه دارای زمانبدی است، سعی کنید حاضرین از آن تخطی نکنند. در جای لازم  به آنها تذکر داده و از ایشان بخواهید اجازه دهند جلسه بر اساس زمان بندی دستورجلسه ادامه پیدا کند. اگر هم دستورجلسه زمانبندی ندارد باید از هوش و تجربه خود برای تقسیم زمان استفاده نمایید.
• اهداف جلسه فراموش نشود: مراقب باشید که جلسه در مسیر دستیابی به اهداف جلسه پیش رود. هر فعالیت و گفتگویی هر چند مهم، نباید در جلسه صورت پذیرد مگر در جهت رسیدن به اهداف جلسه باشد. لازم بود با احترام به حاضرین تذکر دهید که مباحث آنها در چارچوب جلسه نمی باشد و اگر هم لازم بود اخطار دهید. اگر هم جواب نداد و اختیارش را داشتید اخراج  را هم می توانید استفاده کنیدف، هر چند تنها به عنوان راه آخر توصیه می کنم. در بعضی جلسات موضوعاتی مطرح می شود که برای سازمان بسیار مهم می باشد و گروهی تمایل دارند پیرامون آن جلسه ادامه پیدا کند حتی اگر هدف جلسه چیز دیگری است. در اینجا بهترین کار این است که حاضرین را متقاعد کنید که موضوع مورد علاقه ایشان را در جلسه دیگر بررسی خواهید گرد. امیدوارم  قدرت آنها بیشتر نباشد!
• حاضرین به تفریح هم نیاز دارد: خلاصه بگویم اجازه دهید در حد معقول جلسه دارای جو شادی باشد. اجازه بیان لطیفه،  خاطره و شوخی را به حاضرین بدهید. اما مراقب باشید شور نشود.
• مراقب رضایت حاضرین باشید: هر چند وظیفه اصلی شما هدایت جلسه در جهت اهداف آن می باشد،‌ اما بدانید که عدم رضایت افراد می تواند تاثیر بدی در جلسه داشته باشد. عدم توجه آنها به بحثهای مطروحه در جلسه که می تواند باعث دوباره کاری گردد، یکی از نتایج این مورد می باشد. شما باید مراقب باشید که حاضرین باعث رنجش یکدیگر نشوند و خود شما هم در صورتی که مجبور به ارائه تذکر هستید با احترام این کار را انجام دهید.

ادامه دارد…

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

مطالب پیشین

اقدامات پیش از جلسه – قسمت یک

اقدامات پیش از جلسه – قسمت دوم

نقش های جلسه را مشخص کنید: هر جلسه، حده‌اقل به دو نقش نیاز دارد. رئیس و دبیر جلسه. البته یک نفر می تواند این دو نقش را برعهده داشته باشند. اما به دلیل نیاز به تمرکز بهتر است هر نقش را به یک نفر اختصاص دهید. باید توجه داشت که بسته به نوع ، نیاز و شرایط جلسه، نقش‌های دیگری را می توان برای جلسه تعریف کرد.

دبیر جلسه: ایشان مسئول انجام و پیگیری فعالیت های ذیل می باشد.

• تهیه دستور جلسه
• آماده سازی تجهیزات مورد نیاز برای جلسه
• ثبت نتایج جلسه
• تهیه صورت جلسه
• ارسال دستور جلسه  و صورتجلسات برای حاضرین

از آنجا که دبیر جلسه مسئول ثبت نتایج جلسات می باشد و با توجه به موارد فوق دبیر جلسه باید فردی با دقت بوده و کیفیت کارش مناسب باشد.

رئیس جلسه: ایشان مسئول انجام و پیگیری فعالیت های ذیل می شود.(این موارد در مطالبی به عنوان اقدامات حین جلسه مورد بحث قرار می گیرید.)

• آغاز جلسه
• مدیریت جلسه
• مدیریت و کنترل زمان جلسه
• جلوگیری از تعارض‌ ها در جلسه
• نتیجه گیری و خاتمه جلسه
• …

رئیس جلسه باید فردی با تواناییهای مدیریتی باشد، ایشان نباید تحت تاثیر جایگاه خود و دیگر حاضرین در جلسه قرار گرفته و در انجام مسئولیت مدیریت جلسه خود تحت تاثیر قرار بگیرد. توصیه می شود ایشان فردی با تجربه در سازمان باشد اما تجربه اینجانب اثبات کرده است که اولویت برای انتخاب این فرد مدیریت جلسه می باشد نه جایگاه آن. در صورت نیاز باید موارد مهم و خط قرمزهای سازمان را برای رئیس جلسه مشخص کرد تا ایشان این موارد را در نظر بگیرد.

دستورجلسه را تهیه کنید: وقتی که اهداف جلسه، حاضرین، زمان و مکان جلسه مشخص شد، شما باید دستور جلسه را تهیه نمایید. هدف از تهیه دستور جلسه شفاف کردن اهداف و شرایط جلسه بوده، تا حاضرین بر اساس آن خود را برای جلسه آماده کنند.  تقریبا تمام مواردی که در مباحث قبل ذکر شد در دستورجلسه درج می شود. شما می تواندی الگوی از این مستند را از اینجا دانلود نمایید.

حاضرین را برای جلسه دعوت کنید: پس از تهیه دستورجلسه باید آن را به همراه دعوتنامه برای حاضرین جلسه ارسال نمایید. بسته به نوع جلسه، مدت زمانی که تا جلسه فرصت می باشد و جایگاه حاضرین می توان از روشهای متفاوتی برای این کار استفاده کرد. توصیه می شود حتی اگر دستورجلسات و دعوتنامه برای فردی به صورت فیزیکی ارسال می شود نسخه الکترونیکی آن نیز از طریق ایمیل ارسال گردد. سعی کنید از مشاهده دعوتنامه توسط حاضرین اطمینان حاصل کنید. برای اینکار می توانید از امکانات نرم‌افزارهای ارسال ایمیل و یا تایید تلفنی استفاده کنید.

آماده سازی تجهیزات جلسه: یکی از شرایط موثر بودن یک جلسه استفاده مناسب از ابزار مناسب است. به غیر از کامپیوتر که برای نمایش اطلاعات از آن استفاده می شود و در حال حاضر بسیار هم معمول است، شما می توانید بسته به نوع  و شرایط جلسه از ابزارهای الکتریکی دیگر و حتی غیر الکتریکی نیز بهره ببرید.

ابزارهای الکتریکی

• کامییوتر
• دستگاه ضبط صدا( که اینجانب به شدت روی این ابزار تاکید دارم)
• تجهیزات پخش صدا و تصویر

ابزارهای غیر الکتریکی

• استیکی نوت (Sticky Note)
• دفتر یادداشت
• وایت بورد
• شیشه
• نوشت افزار

حتما مطلب “۷ ابزار غیرکامپیوتری که کارایی شما را افزایش می‌دهد” را که امیر مهرانی در بلاگ خود نوشته است را مطالعه کنید.

فکر می کنم حالا همه چیز برای برگزاری جلسه آماده باشد.

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

مطالب پیشین

اقدامات پیش از جلسه – قسمت یک

حاضرین جلسه را انتخاب کنید: پس از اینکه اهداف جلسه مشخص شد باید بر اساس آن اهداف، افرادی را که می توانند به تحقق اهداف کمک کنند را انتخاب کنید. نکته بسیار مهمی که باید همیشه به آن توجه داشته باشید این است که از حضور افرادی که در دستیابی به اهداف جلسه موثر نیستند خودداری کنید. به دو دلیل:۱) حضور هر فرد در جلسه باعث بالا رفتن هزینه جلسه می شود. ۲) کنترل و مدیریت جلسه فرایندی انرژی بر است و هر چه قدر حاضرین جلسه بیشتر باشد این کار مشکل تر است. حال اجاره بدهید چند نکته مهم را در مورد انتخاب حاضرین جلسه عرض کنم.

درست است که نباید حاضرین بر اساس اهداف جلسه انتخاب شوند اما حضور بعضی افراد حتی اگر نتوانند در جهت دستیابی به اهداف به طور مستقیم موثر باشند می تواند در اثر بخشی جلسه تاثیر گزار باشد. به عنوان مثال در یک جلسه کارشناسی که معمولا افراد این جلسه جوان هم هستند و احتمال می رود بواسطه جوانی و هم سطح بودن این افراد در سازمان جلسه بیش از حد به حاشیه برود. می توان با حضور یک مدیر، کارشناسان را کنترل کرد. یا حضور یک خانم در جلسه ای که تماما آقا هستند و فردای روز جلسه قرار است داربی برگزار شود می تواند از کری خوانیهای مردانه جلوگیری کند. اما باید مراقب باسید که این افراد با ارائه نظرات غیر کارشناسانه جلسه را گمراه نکنند.

• اگر جلسه از افرادی با رده های مختلف سازمانتشکیل شده، باید رده های بالا توجیه شوند که ناخواسته جایگاه آنها در هدایت جلسه تاثیر گزار نباشد و افراد کارشناس هم توجیه باشند که در صورتی که فکر می کنند نظراتشان از نظر مدیران بهتر است، از نظر خود دفاع کرده و به واسطه ترس از یا احترام به جایگاه مدیران سکوت نکنند.
• جلساتی که تعداد حاضرین آنها کمتر است بهتر مدیریت می شوند و اما تصمیات اخذ شده در آنها جامعیت کمتری دارد. در این شرایط شما باید حساب کتاب کنید که کدام روش بهتر است.

زمان جلسه را انتخاب کنید: متاسفانه در انتخاب زمان جلسه بیشتر زمانهای آزاد حاضرین در جلسه مورد توجه قرار می گیرد و گاهی هم تنها زمان مدیران ارشد سازمان. هر چند این مورد مهم بوده و گاهی یکی از محدودیتهای تعیین کننده می باشد اما باید به شرایط ذهنی و جسمی حاضرین در جلسه هم توجه داشت. جلسه ای که قرار است طی آن در مورد یک موضوع مهم سازمان تصمیم گیری شود اگر برای انتهای وقت کاری هماهنگ شود و همه حضار در طول روز خسته و کوفته شده باشند، از بازدهی مناسبی برخوردار نخواهد بود. یا اگر جلسه ای که احتمال می رود طولانی شود را در پیش از یک جلسه مهم دیگر هماهنگ کنید،شاید جلسه بدون نتیجه گیری بماند و موکول شود برای زمانی دیگر، در واقع دچار دوباره کاری شدید زیرا باید مقداری هزینه صرف شود تا حاضرین در فاصله بین دو جلسه روند صحبتهای جلسه قبل را فراموش نکنند. با اینکه نمی شود نسخه جامعی برای زمان جلسات پیچید اما شاید بکاربردن نکات ذیل مفید باشد.

• جلساتی که باید در آن تصمیم گیری شود را در زمانی هماهنگ کنید که حضار از نظر ذهنی خسته نباشند. اول وقت کاری مناسب است حتی شاید صرف صبحانه در جلسات باعث انگیزه حاضرین شود. جلساتی که قرار است در آن اطلاعات منتشر شود را می توانید در انتهای ساعت اداری هماهنگی کرد. زیرا اگر افرادی هم در جلسه چرتشان گرفت می توانند اطلاعات را از طریق مطالعه گزارش بدست آورند.
• سعی کنید زمان جلسه سریعا پس از ناهار، مسابقات ورزشی و جسله پیشین نباشد.
• مدت زمان جلسه بیش از دوساعت کارایی را کاهش می دهد، اگر مجبورید کمی استراحت بین جلسه لازم است.

مکان جلسه را انتخاب کنید: باز هم متاسفانه سازمانهای در انتخاب مکان جلسه با محدودیت روبرو هستند و معمولا اولین مکان خالی بهترین مکان جلسه است! اما مناسب بودن اتاق جلسه از نظر دما، تهویه هوا، راحتی صندلی ها برای جلسات طولانی بسیار با اهمیت است. البته توجه داشته باشید که می شود جلسات کوتاه را سرپایی در محوطه باز شرکت یا در کافی شاپ آن طرف خیابان نیز می توان برگزار کرد.

ادامه دارد…

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

در مطلبی تحت عنوان “غول هزینه ساز، جلسات بی فایده” در مورد هزینه های پنهای یک جلسه غیر موثر و بعضی از عوامل بی نتیجه ماندن جلسات صحبت کردم. در آن مطلب عرض کردم راه حل باشد برای بعد! حالا این بعد آمده است. می خواهم در یک سری مطلب راهکارهایی را در جهت موثر نمودن جلسات  ارائه دهم. این راهکارها از نظر زمانی به سه دسته اقدامات پیش از جلسه، اقدامات هنگام جلسه و اقدامات پس از جلسه تقسیم می شود. که البته از آنجا که امیر مهرانی بسیار تاکید کرده است که کوتاه بنویسم ناگزیرم که هر دسته را در چند قسمت ارائه کنم. تلاش می کنم هفته ای یک مطلب در این مورد بنویسم تا پیوستگی مطالب نیز حفظ شود.

همین ابتدا عرض کنم این مطالب همه نکاتی که می تواند در افزایش کیفیت جلسات موثر باشد نیست و شما می توانید اقدامات دیگری را ذکر نمایید که شاید در شرایطی که شما تجربه می کنید بهتر جواب دهد و من خوشحال می شوم از آنها چیزی یاد بگیرم.

هدف جلسه را مشخص کنید: اینکه جلسه باید هدفمند باشد در نگاه اول مشخص است. اما آیا هدف مورد نظر شما از جلسه مانند اهداف دیگر حاضرین جلسه است؟ آیا اهداف برای همه شفاف است و در آن کلی گویی نیست؟ معمولا اهداف جلسه اشتراک اطلاعات، کسب اطلاعات یا اخذ تصمیم در مورد یک موضوع می باشد. البته جلسه می تواند اهداف دیگری هم داشته باشد و یا ترکیبی از اهداف باشد که فارغ از آن،  مشخص بودن هدف باعت می شود که جلسه موثرتر برگزار گردد.

اگر هدف اشتراک اطلاعات است باید تعیین شده باشد که چه اطلاعاتی و تا چه سطحی. به عنوان مثال وقتی می گوییم باید وضعیت پروژه را در جلسه به اطلاع حاضرین برسد یک جمله کلی بیان کردیم. بایدمشخص شود چه اطلاعاتی و  با چه جزئیاتی. این هدف می تواند تبدیل شود به یک چک لیست که شامل اطلاعات مواردی مانند میزان نفر ساعت هزینه شده، هزینه های جانبی، ریسک های فعال، ریسک های احتمالی، مشکلات فاز یک، نتایج جلسه هفته گذشته با کارفرما و … همانطور که مشاهده کردید به راحتی اطلاعات وضعیت پروژه شکسته شد به یکسری موارد که عدم بیان آنها در جلسه باعث نقص در اطلاعات و دوباره کاری خواهد شد. همچنین این شکستن اطلاعات باعث می شود که بدانیم در مورد چه اطلاعاتی نباید حرف زد. وقتی در لیست، صحبتی از احتمال عدم پرداخت حقوق ماه بعد نشده است، پس گزارش دهنده فراموش نمی کند که حاضرین را نگران نکند!

اگر هدف جلسه کسب اطلاعات باشد نیز به همین طریق باید مشخص شود چه اطلاعاتی باید کسب شود و با چه سطح از جزئیات. زمانی که این اهداف با سطح جزئیات مناسب مشخص گردد می توان برای نیل به آن مسیر جلسه را طراحی و بر اساس آن حرکت کرد.

اگر هم هدف جلسه اخد تصمیم می باشد با برجسته کردن این هدف برای حاضرین جلسه می توانید از منحرف شدن مسیر جلسه جلوگیری کرده و از ایشان خواست تنها مواردی را که به اخذ تصمیم کمک می کند را بیان و بررسی کنند. علاوه بر این، اهداف جلسه سنگ محک کفایت جلسه می باشند و می توان زمانی که اهداف محقق شد جلسه را خاتمه داد. بارها پیش آمده که جلساتی را دیده ام که اهداف جلسه محقق شده اما به دلیل مشخص نبودن آنها حاضرین به بیان جملات تکراری پرداخته اند.

جلسه را نیاز سنجی کنید: پس از مشخص شدن اهداف جلسه، باید این سئوال مطرح شود که آیا تحقق این اهداف تنها از طریق جلسه امکانپذیر است؟ آیا راه کم هزینه و بهینه تری وجود ندارد؟ یا اهداف و شرایط به نحوی هستند که بهترین راه رسیدن به آن برگزاری جلسه است؟

فرض کنید هدف جلسه تنها انتشار یک سری اطلاعات است. شاید به جای برگزاری جلسه که محدود به زمان و مکان است، می توان اطلاعات را از طریق یک مدیای دیجیتال به مخاطب ارائه کرد که در این حالت مخاطبین هر زمان که لازم باشد می توانند به آن مراجعه کنند. در بعضی موارد هم که هدف کسب اطلاعات است و معمولا به چندین نوبت جلسه نیاز است، می توان تعدادی از جلسات را با رد و بدل نمودن پرسشنامه جایگزین کرد. حتی برای جلسات تصمیم گیری که این نوع جلسات هم ممکن است به صورت متوالی برگزار شوند می توان به گزینه‌ هایی مانند فروم و شبکه های اجتماعی برای رد و بدل کردن اطلاعات فکر کرد.

تاکید می کنم این جملات به آن معنی نیست که بهتر است جلسه برگزار نکنیم، بلکه منظور این است که ممکن برای تحقق هدف وسیله ای مناسب تر از جلسه وجود داشته باشد که منطقی است ما بهترین را انتخاب کنیم.

ادامه دارد…

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.