- به منظور مشخص کردن نیازمندیهای سطح بالای محصول و پروژه، منشور پروژه را مطالعه نمایید.
- ثبت کننده ذینفعان را بررسی کنید تا آنهایی که میتوانند اطلاعات دقیق و جزئیتری در مورد نیازمندیهای محصول و پروژه به شما ارائه کنند، مشخص شود.
- بر اساس شرایط و ذینفعان و با در نظر گرفتن نوع اطلاعاتی که در هر زمان قصد کسب آنها را دارید روش مناسبی را از تکنیکهای جمعآوری نیازمندیها انتخاب کنید.
- طرح مدیریت نیازمندیها را تهیه و باید در بین ذینفعان کلیدی مرور و تایید شود. اطمینان پیدا کنید که طرح مدیریت نیازمندیها شامل موارد ذیل باشد:
- شرح روشهای جمعآوری، ردگیری و مدیریت نیازمندیها
- فعالیت لازم برای مدیریت پیکربندی
- فرایند اولویتبندی نیازمندیها
- ماتریس ردیابی نیازمندیها
- متریک و ممیزی نیازمندهای
- در جمع آوری نیازمندی ها می توانید با نیازمندی های اصلی شروع و در طول زمان آنها را به تفضیل ریز کیند.
- در تهیه مستندات نیازمندی ها می توانید از یک سند بسیار پیچیده یا از یک لیست از نیازمندی ها با ویژگی آنها استفاده کنید. بسته به شرایط پروژه فرمت مناسب را انتخاب کنید. اما این مستند باید دست کم شامل این ویژگی ها باشد
- ذینفع درخواست کننده نیازمندی ها
- اولویت نیازمندی
- دسته بندی نیازمندی
- معیار پذیرش نیازمندی
- ماتریس نیازمندی ها دست کم شامل موارد ذیل باشد
- نیازمندی های مرتبط
- بسته های کاری مرتبط در جهت تحقق نیازمندی
- سناریو تست/تحویل
- اگر مقدور است از یک مدل کاری یا Prototype از محصول مورد انتظار تهیه و با استفاده از آن، از نیازمندیهای استخراج شده بازخورد بگیرید.
- مستند نیازمندیها را تهیه کنید و توجه داشته باشید که هر نیازمندی بر اساس یک نیاز کسب و کار، قابل اندازهگیری، قابل تست، قابل ردیابی، کامل و معتبر باشند.
- مستند نیازمندیها باید توسط ذینفعان کلیدی تایید شود.
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
یکی از مفاهیم با ارزش در سازمان ها خطوط راهنماها (Guidelines) هستند که در طول دوران کسب و کار خود به آن می رسند. در صورتی که این خطوط راهنما به طور مناسب ثبت، نگهداری و استفاده شوند در کاهش هزینه، افزایش بهروری، کیفیت و سرعت انجام پروژه ها موثر هستند. در این مطلب قصد ندارم به اهمیت خطوط راهنما بیش از این بپردازم. فرض را بر این گذاشتم که همه در مورد اهمیت این موضوع هم عقیده هستیم. در این مطلب قصد دارم یک خط راهنما در مورد تهیه منشور پروژه (Project Charter) بنویسم. البته فرض بر این است که به تهیه منشور پروژه اعتقاد باشد.
۱- در صورت موجود بودن از یک الگوی مورد توافق سازمان استفاده کنید.
۲- اطلاعات اولیه پروژه را مشخص کنید:
- نام پروژه و تاریخ مجوز.
- نام و اطلاعات تماس مدیر پروژه و اختیارات آن را مشخص کنید.
- نام، عنوان و اطلاعات تماس آغاز کننده پروژه(معمولا حامی یا مشتری).
۳- منشور پروژه شامل اطلاعات شفاف و مختصری از نیازهای تجاری و موقعیت هایی است که پروژه برای دستیابی به آنها درنظر گرفته شده است، می باشد. برای دستیابی به این اطلاعات پاسخ پرسش های ذیل را بیابید:
- شرایطی که نیاز این پروژه احساس شده است کدامند؟
- چه تقاضاهایی از بازار برای محصول یا نتیجه این پروژه وجود دارد؟
- هر گونه الزامات قانونی مرتبط با این پروژه را مشخص کنید.
۴- منشور پروژه شامل شرح خلاصه ای از محصول یا نیتجه پروژه است. به این پرسشها پاسخ دهید:
- چه خروجی از پروژه مورد نیاز است؟
- محصول یا نتیجه پروژه باید چه خصوصیاتی داشته باشد؟
۵- منشور پروژه شامل خلاصه ای از ارتباط محصول یا خدمت پروژه و نیازهای کسب و کار است:
- چرا این پروژه در حال حاض مهم است؟
- چطور خروجی پروژه نیازها کسب و کار یا موقعیت هایی را که برای تامین آنها بوجود آمده است را تامین می کند؟
۶- اگر این پروژه با پروژه های دیگر سازمان ارتباط دارد مشخص کنید.
۷- از کجا متوجه می شویم که پروژه با موفقیت به پایان رسیده است؟
۸- چه افراد یا گروهی از اجرای این پروژه تاثیر می پذیرند؟
۹- هر محدودیت، فرض و ریسک شناخته شده را بیان کنید. برای مشخص شدن این موارد می توانید به موارد ذیل پاسخ دهید:
- آیا هیج مسئله شناخته شده ای در مورد زمان، هزینه، محدوده ومحتوا، کیفیت و منابع وجود دارد که تیم پروژه را در دستیابی به اهداف پروژه محدود کند.
- آیا عامل و مسئله ای وجود دارد که تیم پروژه با در نظر گرفتن صحت و حتمی بودن آن پروژه را برنامه ریزی خواهد کرد؟
- احتمالاتی که وقوع آنها در پروژه تاثیر گذار باشند،کدامند؟
۱۰- مطمئن شوید که فردی با دانش و سطح اختیارات کافی منشورپروژه را امضا کرده باشد.
۱۱- منشور پروژه امضاء شده را در اختیار ذینفعان از جمله ذینفعان ذیل قرار دهید.
- تیم پروژه
- مشتری
- مدیران وظیفه ای مرتبط
- دپارتمان مالی
فکر می کنم با استفاده از این راهنما شما بتوانید اطلاعات مورد نیاز برای یک منشور پروژه را بدست آورید. البته شما می توانید آن را بهبود بخشیده و مطابق با شرایط سازمان و پروژه های خود سفارشی سازی کنید.
در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.
از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.
