PMPlus

در مطلب با سایه به سایه مشاهده کنید، به بررسی اجمالی تکنیک مشاهده پرداختم و در آن مطلب گفتم که در استفاده از این تکنیک باید نکاتی را مدنظر داشت. در این مطلب قصد دارم تعدادی از این نکات را بیان کنم. البته از نکاتی که علی نعمتی شهاب هم در دیدگاه‌های مطلب سایه به سایه مشاهده کنید بیان کرده، استفاده(کپی) می کنم. امیدوارم راضی باشد

مزاحم نشو بچه!: زمانی که از تکنیک مشاهده استفاده می کنید، همیشه این احتمال وجود دارد که ناخواسته برای مجریان فرایند مزاحمت ایجاد شود. در شرایطی هم ناگزیر هستید که برای مدت طولانی از این تکنیک استفاده نمایید. بنابراین اگر قرار باشد زیادی تو دست و پای مجریان باشد، عذرتان را می‌خواهند. پس زیاد از حد سئوال نپرسید، سئوالات کوتاه بپرسید، دست به وسایل نزنید، با هماهنگی در محل کار حاضر شوید و ….

هر تکنینک جایی دارد: این که یک تکنیک خوب است دلیل نمی‌شود که هر جا و در هر شرایطی قابل استفاده و مفید باشد.  در بعضی از پروژه‌ها مانند معماری سازمان یا اجرای فرایند نوآوری شاید این تکنیک کاربردی نداشته باشد. پس کپن خود را به موقع هزینه کنید.

مراقب تاثیر حضورت باش: همانطورر که علی گفت، بعضی مواقع بنا به واسطه حضور شما در محیط کار شرایط واقعی کار تغییر می کند، کارمندان سریعتر کار می کنند، کارهای پیچیده را با کیفیت نا مناسب انجام می دهند، سعی کنند روشهای جدید را در حضور شما امتحان کنند و … چیری که نصیب شما باشد اطلاعات غیر واقعی است که ممکن است شما را به بیراه ببرد.

یک نفر کافی نیست: همانطور که در تکنیک‌های دیگر جمع آوری اطلاعات، استفاده از یک نفر به عنوان منبع اطلاعاتی ریسک نقص اطلاعات را بوجود می آورد، در مشاهده هم این وضعیت وجود دارد. به صرف اینکه یک نفر بیشتر با شما همکاری می کند و از حضور شما بیشتر از دیگر همکارانش استقبال می کند، نباید به دیگران بی توجه باشید. شاید مشاهده کار افراد دیگر اطلاعات بیشتر و حتی متفاوتی به شما بدهد که شما را به ادامه جمع آوری اطلاعات با افراد دیگر تشویق کند.

مراقب تفاوت شرایط باش: در بعضی از مشاغل شرایط کار با توجه به زمان و مکان متفاوت است. به عنوان مثال زمانی که داده آماری در مورد کیمیت کار یک نقش جمع‌ آوری می کنید، اگر فقط صبحها بروید برای جمع آوری اطلاعات سرعت کار افراد بالاتر است و کاهش سرعت کار را بعد از صرف ناهار را مشاهد نخواهید کرد. همین مورد در مورد فصل ها، ماه رمضان و دیگر شرایط برقرار است.

نکته های دیگری هم هست. این چیزی بود که به ذهن من و علی رسید! مابقی رو شما بگویید.

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

درست است که من گفتم گزارش خوبش، خوبه، البته هنوز هم اعتقاد دارم به این جمله، اما خوب تهیه این نوع گزارش نیازمند زمان  است. اما گاه با شرایطی در پروژه روبرو خواهید شد که لازم است که هر روز پروژه خود را مانیتور کنید. اطلاعات از کارهای انجام شده، کارهای جاری و کارهایی که قرار است انجام شوند، بدست آورید و بر اساس آنها به سرعت تصمیم گیری نمایید. خوب! چه کنیم؟

جلسه!؟ بله، برگزاری جلسات مرور پروژه برای هر پروژه لازم است و بزرگان نیز بر این اصل تاکید دارند، اما برگزاری جلسات ۲ ساعته به صورت روزانه کمی سخت است و کمی غیر منطقی. جلسات مرور پروژه به صورت دو هفتگی یا هفتگی جواب می دهد! حالا چون شما هستید هفته ای دو بار! با این حال باز هم اگر لازم باشد هر روز اطلاعات کسب کنید این روش هم جواب نمی دهد! چه کار کنیم!

خب جلسه برگزار می کنیم! البته این جلسه فرق دارد. این جلسات  اول هر روز به مدت ۱۵ دقیقه و تنها برای پاسخگویی به چند سئول است. این جلسات در حالت ایستاده، برای تاکید بر سرعت جلسات، برگزار می شود. به این جلسات می گویند جلسات سرپایی!

• چه کارهایی دیروز انجام شده؟
• چه کارهایی باید انجام می شد که انجام نشده است؟ چرا؟
• چه کارهایی امروز انجام خواهد شد؟
• چه موانعی در کار است که امکان دارد مانع انجام کارهای امروز شود؟

پاسخ این پرسشها به خودی خود اطلاعات خوبی را برای مدیر پروژه و تیم مدیریت پروژه فراهم می کند. با این حال این رویکردهای ذیل را در برگزاری این جلسات داشته باشید تا اطلاعات بیشتر و مفید تری به شما ارائه دهد و تاثیر مثبتی در تیم هم داشته باشد.

• دقت کنید برای هر فعالیت چه میزان زمان صرف شده است.
• اگر تیم قابلیت پذیرش فعالیت بیشتری دارد، فعالیت بیشتری به آنها اختصصاص دهید. دوست عزیز، زیاده روی نکنی!
• اگر تیم یا فردی نیاز به کمک دارد، به یاری ایشان بیندیشید. شاید همین اکنون نیازمند یاری سبز شما باشند.
• به افرادی که کار خود را خوب انجام داده‌اند، بازخورد مثبت بدهید و از ایشان تشکر کنید. اما بازخورد منفی و تنبیه نداریم.
• بحث‌های غیر مرتبط نداریم! حتی شما دوست عزیز.

نکته آخر! نگران نباشید که روزهای اول جلسه بیش از ۱۵ دقیقه زمان می‌برد، کم کم که ورزیده شدید، زمان جلسه هم کم می شود.

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

یکی از راه های  جمع آوری اطلاعات در پروژه های مختلف استفاده از مصاحبه است. اینبار هم قصد دارم مانند مطلب طوفان جمع آوری اطلاعات فارغ از قوائد و فواید، یکسری نکات در مورد جلسات مصاحبه با موضوع جمع آوری اطلاعات بیان کنم. البته شما می توانید اطلاعات عمومی در مورد برگزاری جلسات مصاحبه به این منظور را از طریق اینترنت بدست آورید. البته اگر فکر کردید بیان آنها از این بلاگ  لازم است، خب شاید پستی به این منظور هم نوشتم!

البته این نکات که قصد دارم بیان کنم بسیار زیاد است. به همین دلیل در بخش های مختلف و هر بخش را با تمرکز روی یک موضوع بیان می کنم. امیدوارم مورد توجه و مفید باشد.

مراقب باشید پیچانده نشوید: قصد ندارم شما را بدبین کنم اما این احتمال همیشه وجود دارد که فرد یا افرادی که برای مصاحبه انتخاب می شوند، علاقه ای به این امر نداشته باشند. دراین شرایط مخاطب شما سعی می کند سریعتر جلسه را خاتمه دهد. از ارائه توضیحات کامل خودداری می کند،استثناءها را بیان نمی کند و … خب احتمالا شما هم متوجه نمی شوید! برای اینکه از این اتفاق تا جایی که می شود جلوگیری کنید، بهتر است از یکی از روشهای زیر استفاده کنید:

• بدون گرم کردن وارد رینگ نشوید: بهتر است در مورد موضوعی که می خواهید جمع آوری اطلاعات کنید مطالعه داشته باشید. کتاب، آیین نامه‌ ها، دستورالعمل ها و … البته با این دید که اطلاعات کلی جمع آوری کنید نه با این دید که از مصاحبه کننده بی نیاز باشید. دانشی که در نزد افراد اجرایی وجود دارد در هیچ مستندی وجود ندارد. تنها با این کار تعداد سئوالات شما بیشتر و دقیق تر می شود. مراقب باشید از این اطلاعات که قبل از جلسه بدست می آورید برای ضایع کردن مصاحبه کننده استفاده نکنید! این کار می تواند حتی شرایط پروژه را خطرناک کند. همیشه فروتن باشید و بدانید که اطلاعات شما خیلی خیلی کمتر از طرف مقابل شماست. این دانش تنها برای هدایت و واکشی اطلاعات استفاده شود.
• تعداد افراد مصاحبه شونده را زیاد کنید: در صورتی که افراد مصاحبه شونده بیش از یک نفر باشند به خاطر رو در بایستی امکان دارد نتوانند اطلاعات ناقص بدهند. البته این ریسک هم وجود دارد که با هم دست به یکی کنند و با هم شما را بپیچانند. به این نوع جلسات Focus Group (ترجمه مناسب نداشم برای این عبارت) گفته می شود. در مورد فواید این نوع جلسات در آینده خواهم نوشت! در این جلسات وقتی یک نفر در مورد موضوعی اطلاعاتی می دهد شما باید با عباراتی بسیار دقیق از فرد دیگر اطلاعات بیشتر بخواهید. نباید فرد اول این گمان را ببرد که شما اطلاعات او را ناقص و بی ارزش می دانید. عبارات ” ضمن تایید فرمایشات آقا/خانم … شما در کار به مسائل دیگری روبرو نشدید”، ” در محل کار شما هم کار دقیقا به همان صورت که است که آقا/خانم … فرمودند” را امتحان کنید.
• به مدیران بگویید به شما سر بزنند: اگر مدیران مصاحبه شونده در جلسه حضور داشته باشند، می توانید امیدوار باشید که مصاحبه شونده برای جلب رضایت مدیر هم که شده است سعی کنند بیشترین کمک را به شما کنند. البته شاید هم از ترس اینکه مدیرش متوجه پیچاندنش شود کمک بیشتری کند. برای شما چه فرقی دارد!؟ اگر مدیر وقت نداشت از او بخواهید در شروع جلسه فقط برای دقایقی باشد. رسمیت مصاحبه را بالا می برد.
• همیشه یک جلسه کم است: شاید شما در حین جلسه اول متوجه نشوید که پیچانده شده اید اما پس مرور اطلاعات جلسه متوجه نقص اطلاعات خواهید شد. با وجود جلسات بعدی شما می توانید با آمادگی و سئوالات بیشتر مصاحبه را انجام دهید. اگر از قبل مصاحبه کننده بداند که امکان تکرار جلسه برای تکمیل اطلاعات وجود دارد شاید سعی کند اطلاعات را کامل به شما بدهد و از شر مصاحبه خلاص شود. البته یک احتمال هم هست که با کش دادن جلسات مصاحبه از زیر دیگر کارها در رود!!!

تنها راه برای پیچاندن مصاحبه کننده دادن اطلاعات ناقص و کلی نیست. مصاحبه کننده می تواند روش کاری جمع آوری اطلاعات را زیر سئوال ببرد و روشهای مورد علاقه خود را موثرتر اعلام کند. برای که این کار اتفاق نیفتد بهتر است شما قبل از برگزاری جلسه مصاحبه برنامه جمع آوری اطلاعات را ارائه کرده و از مدیران مصاحبه کننده بخواهید که افراد تحت مدیریت خود را از شیوه و روش کار شما مطلع و در صورت نیاز توجیه کند. خلاصه اینکه مهم است که چه کسی ابتدا برنامه ارائه می دهد.

روشهای دیگر را برای جلوگیری از پیچانده شدن شما بیان کنید!

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

یکی از مشکلات  در سازمانها نبود فرهنگ و سیستم اطلاع رسانی مناسب در ارتباطات کاری می باشد. قبول ندارید! یعنی تا حالا نشده است که کاری از کسی خواسته باشید و با فرض اینکه که تا کنون کار انجام نشده است رفتاری از شما سر بزند، سپس کاشف به عمل آید که کار مورد نظر شما مدتی است که انجام شده فقط شما خبر دار نشدید. یا برایتان پیش نیامده است که کاری را انجام داده باشید و شخص خاصی را از انجام آن مطلع نمودید. پس از دو روز شخص دیگری از همکاران همان شخص خاص از شما در مورد انجام کار پیگیری می کند! حتی بعضی وقتها مشاهده شده که افرادی که در حال انجام یکسری کارها می باشند چون دیگران را از روند انجام کار مطلع نمی سازند، دیگران این برداشت را دارند که کارهای مذکور پیشرفتی نداشته است و گاه به همین دلیل مشکلاتی بوجود می آید. حالا چه! قبول دارید سازمانهای ما در سیستم های اطلاع رسانی و از همه مهمتر فرهنگ اطلاع رسانی مشکل دارند؟

در این پست قصد ندارم نسخه ای برای برطرف نمودن این مشکل بپیچم زیرا بدون در نظر داشتن شرایط سازمان شامل فرهنگ، کارکنان، زیرساختها و … امکان ندارد نسخه مشخصی برای این امر پیشنهاد کرد. در اینجا تنها قصد دارم نکاتی را ذکر کنم که توجه به آنها می تواند تا حدودی مشکلات اطلاع رسانی ما را برطرف کرده و به میزانی شاید قابل توجه کیفیت اطلاع رسانی ما را بهبود بخشد.

• همیشه اطلاع رسانی بهتر از عدم اطلاع رسانی است: شاید بعضی ها نگران این باشند که اگر به طور مستمر دیگران را از روند کارهای اجرایی خود مطلع کنند، برای این دیگران جذاب نباشد و حتی به نوعی این دیگران از دریافت این اطلاعات مستمر ناراحت باشند. اما واقعیت این است که دریافت و مطالعه یک یا دو ایمیل در هر روز بسیار بهتر از نداشتن اطلاعات است. افراد ترجیح می دهند مطلع شوند حتی اگر برای این مطلع شدند هزینه زمانی صرف کنند. حال فرض کنید که حق با شما باشد و این دیگران از دریافت مستمر اطلاعات ناراحت شوند. خب حق انتخاب با شما می توانید دیگران را ناراحت نکنید یا یک روز به دلیل عدم اطلاع رسانی مورد ماخذه قرار بگیرید!
• اهداف(در اینجا افراد) اطلاع رسانی را به درستی انتخاب کنید: اگر شما تلاش کرده و اطلاع رسانی را انجام دهید ولی اطلاعات به کسی که باید نرسد، تلاشهای شما به هدر رفته است. شما باید اطلاعات را به افراد مناسب برسانید. گاهی این افراد مدیران و گاهی کارکنان سازمان باشد و گاهی هر دو گروه می باشند. برای اینکار می توانید زمانی که کاری به شما اختصاص داده می شود در مورد اینکه چه کسانی باید از روند کار مطلع شوند، سئوال کنید. البته بدانید که همیشه پاسخ این سئوال کامل نیست!
• برای اطلاع رسانی کارهای خود به کسی دل خوش نکیند: شاید زمانی که شما در مورد اهداف(در اینجا افراد) اطلاع رسانی پرس و جو می کنید، یک فرد بگوید شما به من گزارش بده، بعد شما بر اساس تجربه خود تشخیص می دهید که دو نفر دیگر هم باید اطلاعات شما را دریافت کنند، فرد اول می گوید که من خودم اطلاعات را پخش می کنم. لطفا به او بگوید چون اطلاع رسانی قسمتی از انجام کار می باشد ترجیح می دهید خود این کار را انجام دهید! ابن اصرار به این دلیل است که اگر به هر دلیل فرد اول این کار را انجام ندهد شما باید کلی زمان صرف کنید که اثبات شود مقصر شما نبوده اید. بهتر است خود این کار را انجام دهید تا هم از انجام و هم از کیفیت اطلاع رسانی اطمینان پیدا کنید.
• ابزار و نظام مناسب برای اطلاع رسانی انتخاب کنید: مناسب نسبی است، گاهی ایمیل، گاهی پرتال، گاهی گزارش رسمی مناسب می باشد. من توصیه می کنم از اطلاع رسانی شفاهی به عنوان مکمل فرایند اطلاع رسانی استفاده کنید. سعی کنید ابزار شما قابلیت استناد در آینده را داشته باشد. در مورد دوره های زمانی اطلاع رسانی، قالب و محتوا اطلاعات با اهداف خود به توافق برسید. بهتر است همان اول کار در مورد این موارد چک و چونه بزنید!
• اطمینان پیدا کنید که اطلاعات بدرستی منتقل شده است: خب بارها تجربه کردید که شما مطلبی را بیان کردید و دیگران چیز دیگری متوجه شده است و …. جدا از اینکه مقصر کیست، شما خود را مسئول بدانید. ساز و کاری برای اطمینان از درک درست اطلاعات بکار برید. بعضی راه کارها می تواند این باشد که مواردی را که ممکن است به اشتباه برداشت کنند را رسما اعلام کنید که منظورتان نیست. از اعداد و نمودارها در اطلاع رسانی خود استفاده کنید. از کلماتی استفاده کنید که مخاطبان شما به راحتی آن را درک کنند و ….

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

 در بسیاری از پروژه‌ ها شما ناگزیر به جمع آوری اطلاعات هستید، پروژه های بهبود فرایند، تولید نرم افزار، بهبود کیفیت و …. خب چگونه این اطلاعات را جمع‌ آوری می کنید؟ با مصاحبه؟ با پرسشنامه؟ با …؟ مطمئن هستم شما  اسامی تعداد زیادی تکنیک جمع آوری اطلاعات را شنیدید، در مورد بعضی‌ هاشون مطالعه کردید، و از تعدادی از آنها استفاده کردید و شاید الان هم فکر می کنید که یکی می خواهد در مورد تکنیک های جمع آوری اطلاعات صحبت کند و کلی مطالب تکراری را که براحتی در اینترنت قابل دستیابی است، تکرار کند. خوب شاید حق با شما باشد! اما من تلاش می کنم که در این مطلب و شاید سلسله مطلب نکات کاربردی و تازه‌ ای در مورد تکنیک های جمع آوری اطلاعات ارائه بدهم و نظر شما را عوض کنم. امیدوارم که موفق شوم! برای اولین مورد طوفان مغزی را انتخاب کردم

طوفان مغزی(Brainstorming): قوانین این نوع جلسات را، مانند نقد نکردن نظرات دیگران، برتری کمیبت به کیفیت را حتما می دانید، اگر هم نمی دانید می توانید با یک جستجوی ساده حتی در مطالب فارسی اینترنت پیدا کنید. من در اینجا یکسری نکات را که فکر می کنم توجه به آنها در کنار اطلاعات شما می تواند به فرایند جمع آوری اطلاعات کمک کند را ذکر می کنم.

مراقب هزینه ها باشید: بسیار خوانده‌ اید که جلسات طوفان مغزی محلی برای بروز ایده ها می باشد و نباید جلسه به صورتی برگزار شود که افراد نتوانند نظرات خود را ارائه دهند. بله! من هم با این مطالب مخالفتی ندارم اما اینها باعث نمی شود که جلسه از هدف تعیین شده دور شود. درست است که نباید نظرات را نقد کرد اما نباید اجازه داد که در جلسه ای برای پیدا کردن راه حل مناسب برای استخدام نیروهای جدید ایده برگزای دوره های ورزشی برای پرسنل مطرح شود و تازه به خاطر جذاب بودن این ایده، ایده های دیگر هم از این نوع مطرح شود. حالا بیا جلسه رو از بحث  شاد و جذاب کردن محیط کار به  موضوع استخدام نیروهای جدید برگردان. در مطلبی به عنوان غول هزینه ساز، جلسات بی فایده به شفاف بودن هدف جلسات تاکید کردم و در تجربه یکم آن مطلب تجربه ای از یک جلسه طوفان مغزی ناموفق ارائه کردم. حتما بخوانید! از آنجا که معمولا جلسات طوفان مغزی با افراد زیادی تشکیل می شود، هزینه های زیادی هم به سازمان تحمیل می کند. پس با ظرافت مدیریت کنید، تا از هزینه ها مراقبت شود. مثلا زمانی که ایده های نا مرتبط مطرح شد، می توانید به بهانه مرورکردن ایده های مطرح شده به طور غیر مستقیم هدف جلسه را بیان کنید! یا می توانید هدف جلسه را درشت روی چندین کاغذ نوشت، و به در و دیوار اتاق جلسه چسباند!

ابزار بصری را فراموش نکنید: شاید جلسات طوفان مغزی را در دیده باشید که پشت یک میز عریض و طویل برگزار می شود و همه نظرات خود را اعلام می  کنند و یک نفر-شاید دبیر جلسه- آنها را یادداشت می کند و ادامه ماجرا. یکی از فواید طوفان مغزی این است که افراد می توانند نظرات دیگران را کامل کنند-کامل کنند نا نقد و ارزش گزاری- اگر این مطالب در طی جلسه جلوی چشم نباشد این مزیت را از دست می دهید، Sticky Note، وایت بورد، اگر اپراتور سریع و پرژکتور دارید نرم‌افزاهای تخصص مدیریت طوفان مغزی هم می تواند مفید باشد. من استیکی نوت های رنگی و وایت بورد  را ترجیح می دهم.

محیطی مناسب: توصیه می کنم جلسات طوفان مغزی به صورت خودمانی برگزار شود، یعنی حاضرین راحت بنشینند، اگر امکانش هست صندلی راحتی، چای و قهوه در سترس باشد، بعض‌ها هم مثل من دوست دارند روی زمین بنشینند، جایی برای قدم زدن افراد داشته باشید، هوای اتاق جلسه مطبوع باشد،پنجره ای که افراد بتوانند کنارش سیگار بکشند هم توصیه می شود.

ورود مدیران ارشد ممنوع: یکی از موانع برگزاری موفق جلسات طوفان مغزی مدیران ارشد می باشند که با حضورشان باعث می شوند که جلسه کارایی که باید داشته باشد را از دست بدهد. خیلی ها ترجیح می دهند نظر مدیر را تایید کنند تا نظر دیگری بدهند! بعضی مدیران نمی توانند نقد نکنند و فراموش می کنند در چه جلسه ای هستند و بر حسب عادت نظرات افراد مختلف را به چالش می کشند که این با روح این جلسات در تضاد است. بعضی وقتها هم حضور خود مدیر به تنهایی باعث می شود راحتی جلسه از بین برود. اما اگر مدیر، مدیریتش را پشت در اتاق جلسه رها کرد، قدمش روی چشم!

طوفان  پیش و پس از جلسه از دست ندهید: شما می توانید طوفان مغزی را پیش از جلسه، با استفاده از برنامه های اینترنی مانند شیکه های اجتماعی آغاز کنید و اگر مجبور نیستید پس از جلسه طوفان مغزی به سرعت نتیجه گیری کنید، طوفان را با پس از جلسه ادامه دهید. با این روش شما فرصت خود را برای جمع آوری اطلاعات- که در این گونه جلسات از نوع ایده می باشند- را گشترش داده اید. همیشه این امکام وجود دارد که  مطلبی پس از جلسه به ذهن کسی خطور کند و شاید این ایده، بهترین باشد، پس از دستش ندهید.

خب، آیا نظرتان عوض شد یا همچنان این مطالب را تکراری می دانید! 

 از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.