PMPlus

به عنوان مدیر پروژه، زمانی که تیم شما قرار است یک تحویل شدنى تهیه نماید، شما باید الگوى مناسب برای این تحویل دادنى در اختیار ایشان قرار دهید. البته منظورم براى تحویل دادنى‌هایی که مى توان برایشان الگو تهیه کرد مانند مستندات، کد، نمودارها و … شاید شما فکر کنید، حالا چرا این که کلی زمان صرف کنیم که الگو تهیه شود؟ خود تیم پروژه زمان تهیه تحویل‌دادنی الگوی مورد نیاز را با توجه به نیاز پروژه تهیه مى کنند. اما تجربه ثابت کرده است که

• اگر شما یک بار براى این کار زمان صرف نکنید، هر فرد یا هر تیم شما  باید یک بار برای تهیه این الگو زمان صرف کنند.
• اگر شما براى تهیه این الگو زمان صرف نکنید باید چندین برابر زمان صرف کنید تا نتایج کار افراد تیم خود را در یک قالب قابل ارائه یکسان نمایید.
• اگر شما براى این کار زمان صرف نکنید، باید زمان بسیار زیادى صرف دوباره کارى شود تا تحویل شدنی‌ها مطابق نیاز‌های پروژه ارائه شود.

حالا دیگر خود دانید، اگر تمایل ندارید براى تحویل دادنى‌هاى پروژه  به تیم خود الگو ارائه ندهید.

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

برای دریافت مستندات مدیریت پروژه می‌توانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.

در مطلب با سایه به سایه مشاهده کنید، به بررسی اجمالی تکنیک مشاهده پرداختم و در آن مطلب گفتم که در استفاده از این تکنیک باید نکاتی را مدنظر داشت. در این مطلب قصد دارم تعدادی از این نکات را بیان کنم. البته از نکاتی که علی نعمتی شهاب هم در دیدگاه‌های مطلب سایه به سایه مشاهده کنید بیان کرده، استفاده(کپی) می کنم. امیدوارم راضی باشد

مزاحم نشو بچه!: زمانی که از تکنیک مشاهده استفاده می کنید، همیشه این احتمال وجود دارد که ناخواسته برای مجریان فرایند مزاحمت ایجاد شود. در شرایطی هم ناگزیر هستید که برای مدت طولانی از این تکنیک استفاده نمایید. بنابراین اگر قرار باشد زیادی تو دست و پای مجریان باشد، عذرتان را می‌خواهند. پس زیاد از حد سئوال نپرسید، سئوالات کوتاه بپرسید، دست به وسایل نزنید، با هماهنگی در محل کار حاضر شوید و ….

هر تکنینک جایی دارد: این که یک تکنیک خوب است دلیل نمی‌شود که هر جا و در هر شرایطی قابل استفاده و مفید باشد.  در بعضی از پروژه‌ها مانند معماری سازمان یا اجرای فرایند نوآوری شاید این تکنیک کاربردی نداشته باشد. پس کپن خود را به موقع هزینه کنید.

مراقب تاثیر حضورت باش: همانطورر که علی گفت، بعضی مواقع بنا به واسطه حضور شما در محیط کار شرایط واقعی کار تغییر می کند، کارمندان سریعتر کار می کنند، کارهای پیچیده را با کیفیت نا مناسب انجام می دهند، سعی کنند روشهای جدید را در حضور شما امتحان کنند و … چیری که نصیب شما باشد اطلاعات غیر واقعی است که ممکن است شما را به بیراه ببرد.

یک نفر کافی نیست: همانطور که در تکنیک‌های دیگر جمع آوری اطلاعات، استفاده از یک نفر به عنوان منبع اطلاعاتی ریسک نقص اطلاعات را بوجود می آورد، در مشاهده هم این وضعیت وجود دارد. به صرف اینکه یک نفر بیشتر با شما همکاری می کند و از حضور شما بیشتر از دیگر همکارانش استقبال می کند، نباید به دیگران بی توجه باشید. شاید مشاهده کار افراد دیگر اطلاعات بیشتر و حتی متفاوتی به شما بدهد که شما را به ادامه جمع آوری اطلاعات با افراد دیگر تشویق کند.

مراقب تفاوت شرایط باش: در بعضی از مشاغل شرایط کار با توجه به زمان و مکان متفاوت است. به عنوان مثال زمانی که داده آماری در مورد کیمیت کار یک نقش جمع‌ آوری می کنید، اگر فقط صبحها بروید برای جمع آوری اطلاعات سرعت کار افراد بالاتر است و کاهش سرعت کار را بعد از صرف ناهار را مشاهد نخواهید کرد. همین مورد در مورد فصل ها، ماه رمضان و دیگر شرایط برقرار است.

نکته های دیگری هم هست. این چیزی بود که به ذهن من و علی رسید! مابقی رو شما بگویید.

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

یکی از راه های  جمع آوری اطلاعات در پروژه های مختلف استفاده از مصاحبه است. اینبار هم قصد دارم مانند مطلب طوفان جمع آوری اطلاعات فارغ از قوائد و فواید، یکسری نکات در مورد جلسات مصاحبه با موضوع جمع آوری اطلاعات بیان کنم. البته شما می توانید اطلاعات عمومی در مورد برگزاری جلسات مصاحبه به این منظور را از طریق اینترنت بدست آورید. البته اگر فکر کردید بیان آنها از این بلاگ  لازم است، خب شاید پستی به این منظور هم نوشتم!

البته این نکات که قصد دارم بیان کنم بسیار زیاد است. به همین دلیل در بخش های مختلف و هر بخش را با تمرکز روی یک موضوع بیان می کنم. امیدوارم مورد توجه و مفید باشد.

مراقب باشید پیچانده نشوید: قصد ندارم شما را بدبین کنم اما این احتمال همیشه وجود دارد که فرد یا افرادی که برای مصاحبه انتخاب می شوند، علاقه ای به این امر نداشته باشند. دراین شرایط مخاطب شما سعی می کند سریعتر جلسه را خاتمه دهد. از ارائه توضیحات کامل خودداری می کند،استثناءها را بیان نمی کند و … خب احتمالا شما هم متوجه نمی شوید! برای اینکه از این اتفاق تا جایی که می شود جلوگیری کنید، بهتر است از یکی از روشهای زیر استفاده کنید:

• بدون گرم کردن وارد رینگ نشوید: بهتر است در مورد موضوعی که می خواهید جمع آوری اطلاعات کنید مطالعه داشته باشید. کتاب، آیین نامه‌ ها، دستورالعمل ها و … البته با این دید که اطلاعات کلی جمع آوری کنید نه با این دید که از مصاحبه کننده بی نیاز باشید. دانشی که در نزد افراد اجرایی وجود دارد در هیچ مستندی وجود ندارد. تنها با این کار تعداد سئوالات شما بیشتر و دقیق تر می شود. مراقب باشید از این اطلاعات که قبل از جلسه بدست می آورید برای ضایع کردن مصاحبه کننده استفاده نکنید! این کار می تواند حتی شرایط پروژه را خطرناک کند. همیشه فروتن باشید و بدانید که اطلاعات شما خیلی خیلی کمتر از طرف مقابل شماست. این دانش تنها برای هدایت و واکشی اطلاعات استفاده شود.
• تعداد افراد مصاحبه شونده را زیاد کنید: در صورتی که افراد مصاحبه شونده بیش از یک نفر باشند به خاطر رو در بایستی امکان دارد نتوانند اطلاعات ناقص بدهند. البته این ریسک هم وجود دارد که با هم دست به یکی کنند و با هم شما را بپیچانند. به این نوع جلسات Focus Group (ترجمه مناسب نداشم برای این عبارت) گفته می شود. در مورد فواید این نوع جلسات در آینده خواهم نوشت! در این جلسات وقتی یک نفر در مورد موضوعی اطلاعاتی می دهد شما باید با عباراتی بسیار دقیق از فرد دیگر اطلاعات بیشتر بخواهید. نباید فرد اول این گمان را ببرد که شما اطلاعات او را ناقص و بی ارزش می دانید. عبارات ” ضمن تایید فرمایشات آقا/خانم … شما در کار به مسائل دیگری روبرو نشدید”، ” در محل کار شما هم کار دقیقا به همان صورت که است که آقا/خانم … فرمودند” را امتحان کنید.
• به مدیران بگویید به شما سر بزنند: اگر مدیران مصاحبه شونده در جلسه حضور داشته باشند، می توانید امیدوار باشید که مصاحبه شونده برای جلب رضایت مدیر هم که شده است سعی کنند بیشترین کمک را به شما کنند. البته شاید هم از ترس اینکه مدیرش متوجه پیچاندنش شود کمک بیشتری کند. برای شما چه فرقی دارد!؟ اگر مدیر وقت نداشت از او بخواهید در شروع جلسه فقط برای دقایقی باشد. رسمیت مصاحبه را بالا می برد.
• همیشه یک جلسه کم است: شاید شما در حین جلسه اول متوجه نشوید که پیچانده شده اید اما پس مرور اطلاعات جلسه متوجه نقص اطلاعات خواهید شد. با وجود جلسات بعدی شما می توانید با آمادگی و سئوالات بیشتر مصاحبه را انجام دهید. اگر از قبل مصاحبه کننده بداند که امکان تکرار جلسه برای تکمیل اطلاعات وجود دارد شاید سعی کند اطلاعات را کامل به شما بدهد و از شر مصاحبه خلاص شود. البته یک احتمال هم هست که با کش دادن جلسات مصاحبه از زیر دیگر کارها در رود!!!

تنها راه برای پیچاندن مصاحبه کننده دادن اطلاعات ناقص و کلی نیست. مصاحبه کننده می تواند روش کاری جمع آوری اطلاعات را زیر سئوال ببرد و روشهای مورد علاقه خود را موثرتر اعلام کند. برای که این کار اتفاق نیفتد بهتر است شما قبل از برگزاری جلسه مصاحبه برنامه جمع آوری اطلاعات را ارائه کرده و از مدیران مصاحبه کننده بخواهید که افراد تحت مدیریت خود را از شیوه و روش کار شما مطلع و در صورت نیاز توجیه کند. خلاصه اینکه مهم است که چه کسی ابتدا برنامه ارائه می دهد.

روشهای دیگر را برای جلوگیری از پیچانده شدن شما بیان کنید!

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

 در بسیاری از پروژه‌ ها شما ناگزیر به جمع آوری اطلاعات هستید، پروژه های بهبود فرایند، تولید نرم افزار، بهبود کیفیت و …. خب چگونه این اطلاعات را جمع‌ آوری می کنید؟ با مصاحبه؟ با پرسشنامه؟ با …؟ مطمئن هستم شما  اسامی تعداد زیادی تکنیک جمع آوری اطلاعات را شنیدید، در مورد بعضی‌ هاشون مطالعه کردید، و از تعدادی از آنها استفاده کردید و شاید الان هم فکر می کنید که یکی می خواهد در مورد تکنیک های جمع آوری اطلاعات صحبت کند و کلی مطالب تکراری را که براحتی در اینترنت قابل دستیابی است، تکرار کند. خوب شاید حق با شما باشد! اما من تلاش می کنم که در این مطلب و شاید سلسله مطلب نکات کاربردی و تازه‌ ای در مورد تکنیک های جمع آوری اطلاعات ارائه بدهم و نظر شما را عوض کنم. امیدوارم که موفق شوم! برای اولین مورد طوفان مغزی را انتخاب کردم

طوفان مغزی(Brainstorming): قوانین این نوع جلسات را، مانند نقد نکردن نظرات دیگران، برتری کمیبت به کیفیت را حتما می دانید، اگر هم نمی دانید می توانید با یک جستجوی ساده حتی در مطالب فارسی اینترنت پیدا کنید. من در اینجا یکسری نکات را که فکر می کنم توجه به آنها در کنار اطلاعات شما می تواند به فرایند جمع آوری اطلاعات کمک کند را ذکر می کنم.

مراقب هزینه ها باشید: بسیار خوانده‌ اید که جلسات طوفان مغزی محلی برای بروز ایده ها می باشد و نباید جلسه به صورتی برگزار شود که افراد نتوانند نظرات خود را ارائه دهند. بله! من هم با این مطالب مخالفتی ندارم اما اینها باعث نمی شود که جلسه از هدف تعیین شده دور شود. درست است که نباید نظرات را نقد کرد اما نباید اجازه داد که در جلسه ای برای پیدا کردن راه حل مناسب برای استخدام نیروهای جدید ایده برگزای دوره های ورزشی برای پرسنل مطرح شود و تازه به خاطر جذاب بودن این ایده، ایده های دیگر هم از این نوع مطرح شود. حالا بیا جلسه رو از بحث  شاد و جذاب کردن محیط کار به  موضوع استخدام نیروهای جدید برگردان. در مطلبی به عنوان غول هزینه ساز، جلسات بی فایده به شفاف بودن هدف جلسات تاکید کردم و در تجربه یکم آن مطلب تجربه ای از یک جلسه طوفان مغزی ناموفق ارائه کردم. حتما بخوانید! از آنجا که معمولا جلسات طوفان مغزی با افراد زیادی تشکیل می شود، هزینه های زیادی هم به سازمان تحمیل می کند. پس با ظرافت مدیریت کنید، تا از هزینه ها مراقبت شود. مثلا زمانی که ایده های نا مرتبط مطرح شد، می توانید به بهانه مرورکردن ایده های مطرح شده به طور غیر مستقیم هدف جلسه را بیان کنید! یا می توانید هدف جلسه را درشت روی چندین کاغذ نوشت، و به در و دیوار اتاق جلسه چسباند!

ابزار بصری را فراموش نکنید: شاید جلسات طوفان مغزی را در دیده باشید که پشت یک میز عریض و طویل برگزار می شود و همه نظرات خود را اعلام می  کنند و یک نفر-شاید دبیر جلسه- آنها را یادداشت می کند و ادامه ماجرا. یکی از فواید طوفان مغزی این است که افراد می توانند نظرات دیگران را کامل کنند-کامل کنند نا نقد و ارزش گزاری- اگر این مطالب در طی جلسه جلوی چشم نباشد این مزیت را از دست می دهید، Sticky Note، وایت بورد، اگر اپراتور سریع و پرژکتور دارید نرم‌افزاهای تخصص مدیریت طوفان مغزی هم می تواند مفید باشد. من استیکی نوت های رنگی و وایت بورد  را ترجیح می دهم.

محیطی مناسب: توصیه می کنم جلسات طوفان مغزی به صورت خودمانی برگزار شود، یعنی حاضرین راحت بنشینند، اگر امکانش هست صندلی راحتی، چای و قهوه در سترس باشد، بعض‌ها هم مثل من دوست دارند روی زمین بنشینند، جایی برای قدم زدن افراد داشته باشید، هوای اتاق جلسه مطبوع باشد،پنجره ای که افراد بتوانند کنارش سیگار بکشند هم توصیه می شود.

ورود مدیران ارشد ممنوع: یکی از موانع برگزاری موفق جلسات طوفان مغزی مدیران ارشد می باشند که با حضورشان باعث می شوند که جلسه کارایی که باید داشته باشد را از دست بدهد. خیلی ها ترجیح می دهند نظر مدیر را تایید کنند تا نظر دیگری بدهند! بعضی مدیران نمی توانند نقد نکنند و فراموش می کنند در چه جلسه ای هستند و بر حسب عادت نظرات افراد مختلف را به چالش می کشند که این با روح این جلسات در تضاد است. بعضی وقتها هم حضور خود مدیر به تنهایی باعث می شود راحتی جلسه از بین برود. اما اگر مدیر، مدیریتش را پشت در اتاق جلسه رها کرد، قدمش روی چشم!

طوفان  پیش و پس از جلسه از دست ندهید: شما می توانید طوفان مغزی را پیش از جلسه، با استفاده از برنامه های اینترنی مانند شیکه های اجتماعی آغاز کنید و اگر مجبور نیستید پس از جلسه طوفان مغزی به سرعت نتیجه گیری کنید، طوفان را با پس از جلسه ادامه دهید. با این روش شما فرصت خود را برای جمع آوری اطلاعات- که در این گونه جلسات از نوع ایده می باشند- را گشترش داده اید. همیشه این امکام وجود دارد که  مطلبی پس از جلسه به ذهن کسی خطور کند و شاید این ایده، بهترین باشد، پس از دستش ندهید.

خب، آیا نظرتان عوض شد یا همچنان این مطالب را تکراری می دانید! 

 از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

مانند اکثر پروژه های حوزه فناوری اطلاعات، این پروژه هم نیاز به یک فاز تحلیل داشت.  من هم از روی عادت در یک جلسه به خانم مدیر پروژه گفتم که تیم تحلیل قبل از شروع کارش باید برنامه تحلیل را که دست کم باید شامل روش های تحلیل، برنامه زمانی، برنامه جلسات و منابع مورد نیاز و افراد لازم از سمت کارفرما باشد را تهیه کند تا به کارفرما و ناظر ارائه کنیم؛ تا ایشان شرایط را برای اجرای فاز تحلیل مهیا کنند.  اما کسی گوش نکرد. آنقدر پشت گوش انداختند تا دست آخر خودم نسخه اولیه از برنامه تحلیل را تهیه کردم و برای خانم مدیر پروژه فرستادم تا ایشان برای کارفرما و ناظر ارسال کنند. دست کم با همین نسخه اولیه می شد از کارفرما و ناظر توقع داشت هماهنگی‌های اولیه را انجام دهند. اما هرچه پیگیری کردیم که این برنامه فرستاده شود، نشد که نشد.

اولین روز فازتحلیل، تیم تحلیل در محل کارفرما حاضر شد. مدیر پروژه هم که می خواست به کارفرما نشان بدهد چقدر پروژه برایش اهمیت دارد، همراه تیم تحلیل رفت. اما از آنجا که با کسی هماهنگ نشده بود جز یکی از کارشناسان بخش فناوری اطلاعات کسی تیم تحلیل را تحویل نگرفت که البته ایشان هم  نمی توانست کاری در جهت اجرای فرایند تحلیل انجام دهد. فقط برای احترام مدتی در مورد سازمان و ساختارش صحبت کرد و در نهایت قول داد که اگر مکتوب از ایشان تقاضای جلسه شود، هماهنگی های لازم را انجام می دهد.

در نهایت همه دست از پا درازتر برگشتند شرکت. اما انگار نه انگار که کلی هزینه در روز اول به هدر رفته است. همه در اتاق مدیر عامل حاضر شدند و برداشت های جالب خود را از پروژه ارائه کردند. ازهمه جالب تر برداشت مدیر پروژه بود که از همین جلسه به این نتیجه رسید که از هفته بعد تیم برنامه نویس می تواند کار خود را آغاز کند و یک ماه هم پروژه را تمام کرد. در انتهای این برداشت های زیبا هم با کارفرما تماس گرفتند که برای فردا جلسه ای هماهنگ شود.

روز بعد تیم تحلیل در محل کارفرما حاضر شدند و با سه نفر از کارشناسان کارفرما جلسه ای برگزار کردند. قبل از اینکه تحلیلگران کار را شروع کنند، کارشناسان کارفرما شروع کردند در مورد نحوه جمع آوری اطلاعات پیشنهاد دادند! یکی می گفت شما باید بخشنامه ها و قوانین ما را مطالعه کنید سپس ابهامات را از ما بپرسید. دیگری می گفت باید بیایید پیش ما کار آموزی شاید متوجه شوید، کار ما چیست. خلاصه اکثر زمان جلسه به صحبت و گاهی جدل در مورد روش تحلیل گذشت. برای فردا هم زمان جلسه نداند و گفتند برای هماهنگی جلسه باید از دو یا سه روز قبل درخواست جلسه بدهید.

در جلسه کمیته راهبری که هر هفته تشکیل می شد، ناظر و کارفرما هم بسیار تاکید داشتند که تا زمانی که برنامه تحلیل پروژه ارائه نشود قادر به برگزاری جلسات تحلیل نیستند. با این حال خانم مدیر پروژه عین خیالش نبود و کار خودش را می کرد. هر دو سه روز یکبار جلسه ای برگزار می شد که نیمی از آن به قر زدن کارشناسان کارفرما به دلیل ناهماهنگی و نامناسب دانستن روش تحلیل می گذشت و آنقدر این موضوع ادامه پیدا کرد که روزی یکی از مدیران سازمان کارفرما در جلسه راهبردی گفت اگر پیمانکار نمی تواند ما برنامه و روش تحلیل را برای پروژه مشخص کنیم. در تهایت پس از کلی زمان و هدر رفتن هزینه و اعتبار برنامه  تحلیل تهیه شد و به ناظر و کارفرما ارائه گشت. بماند که این گاف تا آخر پروژه چوبی شد تو سر پیمانکار.

نتیجه اخلاقی اینکه اگر در ابتدای پروژه، شما به کارفرما و ناظر برنامه ارائه نکنید، روش کار را مشخص نکنید و منابع مورد نیاز خود را از کارفرما درخواست نکنید، تعجب نکنید اگر کارفرما برای شما تعیین تکلیف کرد و برنامه کاری را برای شما مشخص کرد.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.