PMPlus

در پست پیشین در مورد اهمیت برقراری ارتباطات مناسب بین مدیر پروژه و تیم پروژه صحبت کردم. ابراهیم قلی‌پور از طریق کامنت خواسته بود که راه‌کارهایی برای بهبود این ارتباط بین مدیر پروژه و تیم پروژه ارائه شود. در این پست قصد دارم راهکارهایی در حد تجربه و دانش خودم، برای مدیران پروژه ارائه کنم. به طور حتم این همه راهکارهای ممکن نیست. شاید راهکار شما  برای ایجاد یا بهبود ارتباط بین مدیر پروژه و تیم پروژه بهتر باشد

• اگر در پروژه‌ای با منابع اختصاصی یا به عبارتی در شازمانی با ساختار پروژه‌ای کار می‌کنید، بهتر است زمینه‌ای را فراهم کنید تا با تیم پروژه جلسات دوستانه داشته باشید. بسته به ابعاد پروژه می‌تواند این جلسات هفته‌ای تا ماهی یکبار باشد. با تاکید بر جلسه‌ای حضوری در صورت گستردگی جغرافیایی پروژه از امکانات ویدو کنفرانیش استفاده نمایید. خلاصه هر کاری می‌کنید بکنید این جلسه را برگزار کنید.
• اگر در سازمان ماتریسی کار می‌کنید و امکان جمع کردن تیم برای برگزاری جلسه را ندارید، حتما با افراد درگیر در پروژه‌های خود، حتی به صورت انفرادی، جلسات کوتاه دوستانه هفتگی برگزار کنید. این کار را انجام دهید و به دلیل تعدد افراد و پروژه‌ها از آن قافل نشوید.
• اجازه بدهید تیم پروژه به شما اعتماد کند. برای اینکار، تصمیمات اشتباه نگیرید، زود عصبانی نشوید، خودتون را برای آنها نگیرید، در تعامل با ایشان کم کاری نکنید، نقش مربی را برای تیم خود بازی کنید، همیشه در دسترشان باشید، به تیم پروژه اعتماد کرده و در عین حال پیگیر پروژه باشید. از راحتی و احساس آرامش تیم در انجام پروژه مطمئن باشید و برای ایجاد این احساس آرامش تلاش کنید و ….
• اجازه بدهید تیم حرف بزند. مدیری که این امکان را چه از نظر ابزاری و زمانی و چه از نظر روانی و اعتمادی بوجود نیاورید، فارغ از ده‌ها مشکلی که در پروژه از نظر مدیریتی خواهید داشت، احترام خود را نیز از دست خواهید داد.
• از عذر خواهی نترسید. اگر اشتباه می‌کنید حتما از تیم خود عذر خواهی کنید. این باعث می‌شود شما در نزد تیم بزرگ شوید.
• همیشه از تیم خود به دلیل تلاش برای انجام بهترین نوع کار تشکر کنید. این کار باعث ایجاد اعتماد می‌شود.
• در زمان برنامه‌ریزی پروژه از تیم پروژه استفاده نمایید. این کار دست کم ۲ فایده دارد. ابتدا اینکه چون این تخمین‌ها توسط تیم زده شده است برای ایشان تعهد بیشتری خواهد داشت. دوم اینکه چون این اعتماد را به ایشان داشتید،‌اعتماد به نفس ایشان را بالا بردید و برای ایشان احترام بوجود آوردید. ایشان می‌دانند این حس خوب را شما به ایشان هدیه داده‌اید.
• …..

راه‌حل شما چیست؟

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

برای دریافت مستندات مدیریت پروژه می‌توانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.

وقتی یک پروژه آغاز می شود، معمولا یکی از مباحث مطروحه پیرامون هزینه های پروژه این است که کی هزینه پروژه به دست تیم اجرایی پروژه می رسد. بعضی ها دوست دارند که در همان ابتدای پروژه تکلیفشان با هزینه های پروژه مشخص باشد و پول پروژه کنار گذاشته شود. اما معمولا این اتفاق نمی افتد و اصولا هم منطقی نیست که یک سازمان هزینه  تخمینی یک پروژه را از ابتدای پروژه برای آن پروژه تهیه و کنار بگذارد. به زبانی ساده پول سازمان که می توانست در جای دیگر هزینه شود، به دلیل اصرار تیم اجرایی پروژه بلوکه شود. بعضی وقتها هم سازمانها در ابتدای پروژه وامهایی تهیه می کنند که با یک چهارم آن می توانند پروژه را شروع کنند.

خیلی وقت ها هم  مسئله برعکس می شود! بارها شده است که پروژه هایی به دلیل عدم ورود نقدینگی در زمان مناسب به آنها نتوانستند از پس هزینه های برآیند و پروژه متوقف شده است. در شرایطی هم به طور کامل شکست خورده و رها شده اند. شاید اگر تیم اجرایی پروژه می دانست که چه زمان چه میزان پول نیاز دارد و می توانست پیش بینی کند که این مقدار پول در آن زمان به پروژه نمی رسد، پروژه را آغاز نمی کرد که حالا هم پول سازمان رفته باشد، هم اعتبارش!

به هر حال فکر می کنم شما هم موافقید که پاسخ صحیح به این پرسش ساده که کی چقدر پول نیاز داریم، بسیار با اهمیت است. از تمام دوستان خواهش می کنم تجربه های خود را برای چگونگی پاسخ به این پرسش از طریق این بلاگ بیان کنند!

پی نوشت: این اولین مطلب این بلاگ با رویکرد تبادل تجربه و اطلاعات است. امیدوارم استقبال خوبی ازش بشود و مفید واقع شود!

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

بزودی از طریق این بلاگ الگوی مستندات مختلف مدیریت پروژه، همراه با راهنما و نمونه های تکمیل شده ارائه می گردد. اخبار تکمیلی بزودی به اطلاع می رسد.