دست‌یابی به کیفیت مورد انتظار در یک پروژه یکی از مهمترین اهداف هر مدیرپروژه می‌باشد. طبیعتا دستیابی به خروجی‌های مورد انتظار پروژه در یک محدوده‌ی زمانی و هزینه‌ای مشخص بدون دستیبابی به کیفیت مورد انتظار در خروجی‌های موردنظر یعنی شکست پروژه. برای اطمینان از حصول کیفیت اقدامات ذیل را باید رعایت کنند.

  1. ابتدا باید سطح انتظارات و مصادیق کیفیت در پروژه را تعریف کنید. برای این کار باید با اسپانسر پروژه (کسی که هزینه‌های پروژه را تامین می‌کند) به توافق برسید. طبیعتا این توافق بر سر میزان کیفیت و مصادیق کیفیت با در نظر داشتن هزینه‌های کیفیت صورت می‌گیرد. سپس لازم است که این توافق با مشتری پروژه (کسی که قرار است خروجی پروژه را تحویل بگیرد) مرور شود. احتمال اینکه یک یکسری تعارضات بین مشتری و اسپانسر وجود داشته باشد، هست و نیاز است که این تعارضات رفع و به یک نقطه مشترک و مورد توافق برسید. ادامه پروژه بدون رسیدن به یک نقطه مشترک ریسک‌هایی برای شما دارد که توصیه می‌شود حتی اگر توافقی صورت نگرفت پروژه را متوقف کنید.
  2. بعد از انجام گام اول باید معیارهای اندازه‌گیری کیفیت مشخص شود. کیفیت هر خروجی پروژه باید با یک معیار قابل اندازگیری، سنجیده شود. این معیارها می‌توانند تعداد محصولات، نتایج آزمون‌ها و … باشد. این معیارها که حتما به تایید ذینفعان پروژه رسیده است باید به روشی مستند شود. به هر حال حافظه همه ما مشکلاتی دارد که بعضا نکات و توافقاتی را فراموش می‌کند.
  3.  حال زمان برنامه‌ریزی و تهیه برنامه‌زمانی پروژه و اجرای آن رسیده است. توجه داشته باشید که حتما فعالیت‌های مربوط به کنترل کیفیت را در برنامه زمانی مشخص کنید. این فعالیت‌ها هم شامل وظایفی می‌‌باشند که برای رسیدن به کیفیت مورد نظر باید انجام شود و هم شامل فعالیت‌هایی که بوسیله‌ی آن کیفیت خروجی‌های پروژه را اندازه‌گیری می‌کنند. یکی از رایج‌ترین خطاها در برنامه‌ریزی پروژه این است که مدیران پروژه تنها اقداماتی که برای حصول کیفیت لازم است را در برنامه می‌‌بینند و با فرض اینکه انجام این فعالیت‌ها متضمن حصول کیفیت نهایی است، از اندازه‌گیری کیفیت می‌گذرند. خوب پر واضح است که هم برنامه‌ریزی و پیشبینی‌‌های شما ممکن است اشتباهاتی داشته باشد و هم اینکه این احتمال وجود دارد که فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده به دلایل مختلف توسط تیم پروژه به درستی اجرا نشوند. هر دوی این دلایل نشان می‌دهد که اندازه‌گیری کیفیت و تطبیق آن با استاندارهای مورد توافق را نباید فراموش کرد.
  4. در صورتی که کیفیت مورد نظر حاصل نشده است باید برنامه‌ریزی مجدد انجام دهید و اقدامات بنده ۳ مجدد در دستور کار قرار گیرد. البته یک راه دیگر هم وجود دارد که همه جا توصیه نمی‌شود اما یکی از گزینه‌های روی میز است. اینکه سطح استاندارد پروژه را با تایید اسپانسر و مشتری پروژه پایین‌تر بیاورید تا نیاز به دوباره کاری نشود. اگر این گزینه را انتخاب کردید لازم است که به عواقب و شرایط پس از تحویل پروژه فکر کنید. تجربه ثابت کرده هزینه‌‌هایی که سازمانها برای کم کیفیت بودن محصولات و پروژه‌هاشون بعد از تحویل پروژه می‌پردازند، بسیار بیشتر از هزینه‌های دوباره کاری است.
  5. نتایج آزمونهای کیفیت را به اسپانسر و مشتری پروژه گزارش دهید. اگر صلاح می‌دانید این کار را رسمی انجام دهید و تایید ایشان را بگیرید.

یک نکته مهم که باید در نظر داشته باشید این است که همانطور که ممکن است استانداردهای پروژه شما در طول پروژه کاهش یابد، ممکن است شرایط به نحوی رقم بخورد که ناگزیر از افزایش سطوح استاندارد پروژه باشید. توجه داشته باشید که این شرایط باید با درنظر گرفتن هزینه‌های تحمیلی باشد و حتما باید همه تصمیم‌گیران پروژه بر سر اقدامات و هزینه‌های اضافی توافق صورت گیرد.

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *