وقتی سازمان‌هایی با ساختار ماتریسی در جهت تشکیل دفتر مدیریت پروژه حرکت می‌کند، معمولا این امکان برایشان وچود ندارد که در گام ابتدایی تمام مدیران پروژه که در واحدهای مختلف سازمانی عضو هستند را وارد ساختار دفتر مدیریت پروژه نمایند. معمولا در این سازمان‌ها مدیریت پروژه از نظر  واحد اجرا کننده مدیریت پروژه به دو قسمت تقسیم می‌شود. مدیریت پروژه که توسط اعضای دفتر مدیریت پروژه صورت می‌گیرد و مدیریت پروژه‌ای که توسط مدیران پروژه که در واحد‌های سازمانی صورت مستقر هستند صورت می‌گیرد.

در این شرایط توجه به چندین نکته بسیار مهم است. یکی از این موارد نحوه تقسیم پروژه‌ها بین این دو گروه می‌باشد. بعید نیست که بر سر اینکه چه سطحی از پروژه‌ها را چه گروهی باید انجام دهد اختلاف نظراتی وجود داشته باشد. حالت شایع این است که اعضای دفتر مدیریت پروژه خود را در سطحی بدانند که حاضر به مدیریت پروژه‌های کوچک نباشند. حتی مدیران ارشد سازمان این گرایش را داشته باشند که تنها مدیریت پروژه‌های خاص و مهم سازمانی را به این دفتر بسپارند. با این استدلال که اعضای دفتر مدیریت پروژه به دلیل دانش و مهارت بالاتر عضو این واحد سازمانی شدند، بهتر است که تنها پروژه‌های مهم سازمان را مدیریت کنند، یکی از شایع‌ترین استدالال‌ها رایج و از نظر من استدالال اشتباهی می‌باشد. به چندین دلیل:

  1. معمولا زمانی که سازمانهای ماتریسی قصد دارند مدیران پروژه را به عضویت دفتر مدیریت پروژه در بیاورند، لزوما همیشه نمی‌توانند بهترین مدیران پروژه را از واحد‌های سازمانی جدا و وارد دفتر مدیریت پروژه نمایند. شاید مدیران پروژه بسیار توانایی در سازمان وجود داشته باشند که بنا به دلایل مختلفی شرایط جدا سازی ایشان از واحدهای سازمانی‌شان وجود نداشته باشد. بنابراین اصلا اتفاق عجیبی نیست که بعضی از پروژه‌های مهم سازمان خارج از دفتر مدیریت پروژه، مدیریت شوند. اما حتما بر اساس نظام‌های تدوین شده در دفتر، مدیریت خواهند شد 😉
  2. پروژه‌های مهم سازمان، معمولا پروژه‌های مشکل سازمان از نظر مدیریت خواهند بود. معمولا هم طول عمر این پروژه می‌تواند طولانی باشد و سرشار از مشکلات متعدد. بنابراین تلاش و نیروی بسیاری باید صرف مدیریت این پروژه‌ها شود. حالا اگر اعضای دفتر مدیریت تماما سرشار و درگیر پروژه‌های مشکل دار باشند، در طول زمان روی کیفیت، رضایت، بهروری و تمرکز کاری این افراد تاثیر منفی خواهد گذاشت. مدیریت کردن چند پروژه سبک و روتین بین پروژه‌های مهم می‌تواند کمک مفیدی برای بدست آوردن انرژی باشد و تجدید قوا باشد.
  3. یکی از شرایطی که باید دفتر مدیریت پروژه بوجود آورد، شرایط تربیت مدیران پروژه می‌باشد. بعد از برگزاری دوره‌های آموزشی، مدیران پروژه‌ی آینده سازمان نیاز به کسب مهارت دارد. پروژه‌های کوچک و سبک سازمانی می‌تواند این امکان را فراهم آورد که مدیران پروژه‌ تازه‌کار زیر نظر و با مسئولیت اعضای دفتر مدیریت پروژه، این گونه پروژه را مدیریت نمایند. به نوعی اعضای دفتر مدیریت پروژه نقش مربی را برای مدیران پروژه تازه‌کار بازی کنند.
  4. به نظر شما چه دلایل دیگری برای مدیریت پروژه‌های کوچک در دفتر مدیریت پروژه در سازمان‌های ماتریسی وجود دارد.
6 دیدگاه در گاهی باید پروژه‌های سبک را مدیریت کرد
  1. با نوجه به اینکه دفتر مدیریت پروژه در سازمان تازه شکل گرفته، می توان مباحثی مانند مدیریت هزینه، مدیریت ریسک و … را بر روی پروژه های کوچک انجام تا سازمان به سطح مناسبی از دانش در این حوزه برسد و سپس این موضوع را به کلیه پروژه های سازمان بسط داد.

  2. از آنجايى كه اين افراد بهترين نيستند فكر نمى كنم بشه مسعود جان ، بعضى افراد از اينكه در واحد سازمانى خود بيكار بودند اومدند دفتر مديريت پروژه !!!

    • ابتدا اینکه از ابی عزیز خواهش می‌کنم جملات من رو تحریف نکنند، من عرض کردم “لزوما همیشه نمی‌توانند بهترین مدیران پروژه را از واحد‌های سازمانی جدا و وارد دفتر مدیریت پروژه نمایند.” بعد اینکه صحبت آقای عنوانی با اینکه روی مدیریت ریسک و هزینه و … پروژه‌های سبک کار شود تا کسب تجربه گردد با اینکه بهترینها در اتاق مدیریت پروژه نیستند، منافاتی ندارد. شما می‌توانید با هر فردی با هر توانایی این فرآیندها را تجربه کنید. مهم این است که هدف مناسبی برای این کار ترسیم شده باشد. در مورد اینکه گروهی از افراد در تیم‌های سابق خود بیکار باشند و آنها را وارد مدیریت پروژه نمایند من تجربه‌ای نداشتم، روش من برای افراد بیکار کم هزینه‌تر است. قطع همکاری 🙂

  3. خداوند همه را در چارچوب راه راست قرار دهد انشالا 🙂 در هر صورت از آنجايى كه مدل تجربه ما بسيار منحصر به فرد است فكر نمى كنم كسى چيزى ازش سر در بياره ! در هر صوت مسئله پروژه كوچك و بزرگ نيست مسئله تخصيص همه پروژه ها يا درصدى از پروژه ها به دفتر مديريت پروژه است با توجه به اينكه اين افراد مستقر ، بهترين نيستند !

  4. الهی آمین 🙂


[بالا]

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *