هر زمان که مدیران یا کارشناسان تصمیم می گیرد فرایند مدیریت پروژه را در سازمان خود عملیاتی کنند، به صلاحدید خود از نقاط مختلفی، کار را آغاز می­کنند. یک سازمان تصمیم می­گیرد که از این پس برای تمام پروژهایش طرح مدیریت پروژه تهیه کنند، سازمان دیگر نقطه شروع را تهیه منشور پروژه می­داند، در سازمانی دیگر نرم­افزارهای مدیریت پروژه راه اندازی می­ شود، جای دیگر دوره های آموزشی برگزار می شود و ….

بعضی از این نقاط برای شروع مناسب و بعضی دگر می تواند بسیار خطرناک باشد. اما من قصد ندارم که در این مطلب به نقد این اقدامات بپردازم. بلکه می خواهم نقطه ای را به عنوان پیشنهادی خود مطرح کنم و تاکید کنم که این نقطه به عنوان یک الزام است و بدون آن فرایند مدیریت پروژه از شروع خوب و درنتیجه پایان خوب برخوردار نمی باشد.

به نظر شما یک مدیر پروژه برای مدیریت پروژه به چه چیز نیاز دارد؟ حتی اگر همه مواد لازم  که مورد نظر شما است را داشته باشد ولی اطلاعات پروژه را نداشته باشد امکان مدیریت پروژه وجود نخواد داشت. مدیران پروژه بدون داشتن اطلاعات از وضعیت پروژه چگونه می توانند مدعی باشند که در زمان مناسب و به درستی برای پروژه تصمیم گیری می کنند؟ اگر اطلاعات با کیفیت مناسب به مدیران پروژه نرسد، ریسکها نادیده گرفته می شود، مشکلات دیر برطرف می شوند، دو باره کاری می شود و … فکر نمی کنم لازم به شرح بیشتری در مورد نیاز جمع آوری اطلاعات در پروژه باشد.

به نظر من سازمانها باید برای شروع اجرای فرایند مدیریت پروژه، روی جمع آوری اطلاعات از پروژه کار کنند.  برای اینکار هم باید از پرسنل سازمان که تشکیل دهنده تیم های پروژه هستند، شروع کرد. باید فرهنگ و سازوکاری در پروژه ها بوجود آورد که افراد بتوانند اطلاعات پروژه را در حیطه کاری خود به مدیر پروژه منتقل کنند. اینکه اطلاعات شامل چه آیتمهایی باشد بماند برای مطلب دیگر. همین را بگویم اینکه این آیتمها در هر پروژه متفاوت است. اما فارغ از این موضوع  دست کم باید نکات ذیل را مد نظر داشت.

  • گزارش دهی بیش از هر چیز به فرهنگ نیاز دارد. با اجبار افراد به گزارش دهی، اطلاعات را فقط برای مدتی خواهیم داشت.
  • به کیفیت اطلاعات توجه داشته باشید. به همان دلایل که اطلاعات بسیار با اهمیت است، وجود اطلاعات اشتباه و ناقص خطرناک است.
  • با اطلاعات مهم تر شروع کنید. تجربه اثبات کرده است، که گزارش دهی برای پرسنل سازمانهای ایرانی کار بسیار سختی است. پس بهتر است در گام نخست ابتدا تنها اطلاعات مهم را طلب کنید تا کار زیادی سخت نباشد.
  • جمع آوری اطلاعات را آسان کنید. به دلیل بالا سعی کنید از ابزار و فرایند مناسب برای جمع آوری اطلاعات استفاده کنید.
  • از اطلاعات استفاده کنید. اگر اطلاعاتی که افراد با هزار زحمت به شما ارائه می دهند، استفاده نکنید، آنها به زودی متوجه شده و کم کم از ارائه گزارش نا امید می شوند.

خب مدیران پروژه! اگر با من موافقید که اولین گام در مدیریت پروژه جمع آوری اطلاعات پروژه است، یک فکری برای جمع آوری اطلاعات پروژه خود کنید.

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *