وقتی یک پروژه آغاز می‌شود، معمولا یکی از مباحث مطروحه پیرامون هزینه‌های پروژه این است که چه زمانی هزینه پروژه را به دست تیم اجرایی پروژه می رسد. بعضی‌ها خوب دوست دارند که در همان ابتدای پروژه تکلیفشان با هزینه‌های پروژه مشخص باشد و پول پروژه کنار گذاشته شود. اما معمولا این اتفاق نمی‌افتد و بعض وقت‌ها این یعنی هدر دادن سرمایه‌ی سازمان. خیلی وقت‌ها هم شده که پروژه‌هایی به دلیل عدم ورود به موقع نقدینگی به آنها نتوانستند از پس هزینه‌ها برآیند و پروژه متوقف شده و در شرایطی شکست خورده‌اند. شاید اگر تیم اجرایی پروژه می‌دانست که چه زمان چه میزان پول نیاز دارد، می توانست با منطق بهتری برای تحقق جریان نقدینگی پروژه تلاش کند و حتی شاید می‌توانست پیش‌بینی کند که این مقدار پول در آن زمان که باید به پروژه نمی رسد و پروژه را آغاز نمی کرد.

برای تحقق این هدف شما می‌بایست برنامه زمانبندی پروژه یا فاز را تهیه کرده باشید. برای این منظور لازم است گامهای ذیل را به دقت کافی برادرید:

  • تعریف فعالیت‌های مربوط به بسته‌های کاری پروژه، یا فاز
  • تعیین ترتیب فعالیت‌های فاز یا پروژه
  • مشخص نمودن منابع (اعم از نیروی انسانی و تجهیزات و …)لازم برای انجام هر فعالیت
  • تعیین زمان لازم برای انجام هر فعالیت
  • توسعه برنامه زمانبدی که این قسمت می تواند شامل فعالیت‌هایی  باشد مانند:
  1. فشرده سازی زمان پروژه
  2. تسطیح منابع
  3. ….

خوب حالا باید شروع کنید به تخمین هزینه‌ی فعالیت‌های فاز یا پروژه. شما می‌توانید برای تخمین هزینه فعالیت‌ها از روش‌های متفاوتی استفاده کنید. می توانید با مشاهده پرونده پروژه‌های گذشته، هزینه فعالیت‌های پروژه جدید را تخمین بزنید. می‌توانید با تقسیم فعالیت‌ها به قسمت‌های کوچکتر و تخمین هزینه‌های هر قسمت، هزینه فعالیت را پیش بینی نمایید. استفاده از متخصصان هر فعالیت روش دیگری برای تخمین هزینه می‌باشد و شاید این بهترین روش باشد. به هر حال وقتی این مرحله را سپری کردید شما هزینه فعالیت‌ها و درنتیجه هزینه هر فاز و بنابراین هزینه پروژه را دارید. صد البته که روش‌های تخمین هزینه بسیار پیچیده تر از این هستند که در فوق بیان شد.

حالا باید یک نکته مهم را مشخص کرد. که زمان اختصاص هزینه به هر فعالیت به چه صورت است. آیا در ابتدای شروع فعالیت هزینه مربوطه به آن اختصاص می‌یابد؟ یا پس از اینکه فعالیت پایان یافت؟ شاید هم باید قسمتی از فعالیت اجرا شود تا قسمتی از هزینه‌های فعالیت به آن اختصاص یاد. بعد از این قسمت شما تاریخ‌هایی که باید به پروژه پول تزیق شود را دارید.

نوبت می‌رسد به اینکه با مالک یا حامی پروژه بر سر دوره‌ی زمانی اختصاص پول به پروژه مذاکره نمایید. ایشان هفتگی، ماهانه، فصلانه و یا سالانه امکان ارائه هزینه‌های پروژه را دارند. خب حالا با داشتن این دو مورد یعنی تاریخ‌های لازم برای هر تزیق پول برای هر فعالیت و دوره‌های زمانی در توان حامی پروژه می‌توانید از او بخواهید در هر سر رسید باید چه میزان پول به پروژه اختصاص دهد. با اینکار شما برای هر درخواست دلایل منطقی و قابل دفاع دارید و از طرفی هم شما و هم حامی پروژه حق انتخاب برای شروع و ادامه‌ی پروژه 🙂

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *