فکر نمی کنم مدیر پروژه‌ای پیدا شود که با رعایت کیفیت در پروژه‌اش مخالف باشد. البته اگر فرض کنیم که  همه مدیران پروژه به اصول اخلاقی کار خود پایبند هستند. اما خیلی وقت‌ها در مورد کیفیت پروژه‌ها مشکلاتی بوجود می‌آید که یا کارفرما ناراضی و متضرر می شود یا پیمانکار. دلیل آن هم عدم توجه به بعضی عوامل چون زمان، هزینه، محدوده و محتوا(Scope) و … می باشد. ابتدا دو تجربه متفاوت را به عنوان درس آموخته(Lesson Learned) خدمت شما ارائه می کنم سپس راه‌حل مشخصی را که گاهی فراموش می شود را یادآوری می کنم.

در پروژه الف به دلیل حساب و کتابهای مدیر عامل روی قرارداد متمم و قرادادهای پشتیبانی، تصمیم بر آن شده که  راه حلی که ارائه شود بسیار جامع و کامل باشد. در نتیجه فازهای اولیه پروژه بسیار با کیفیت پیش می رفت و در نتیجه زمان و هزینه بیشتری هم برای آن صرف می شد. نتیجه آن  شود که کل زمان قراردادی پروژه صرف فاز یک پروژه شد و هزینه های پروژه در همین مدت از کل مبلغ قرارداد بیشتر گشت. خب فکر کنید اگر حساب و کتابهای مدیران شرکت درست از آب در نیاید، چه بلایی سر ادامه پروژه می آید؟ مسلما از یک جایی به بعد کیفیت دچار افت خواهد شد. حال پیمانکار است  و انتظارات بالا رفته کارفرما. تاخیر در پرداخت‌های کارکنان را هم اضافه کنید به تعهد قراردادی که همیشه احتمال دارد از آن بر علیه پیمانکار استفاده شود.

در پروژه ب، مشاوری پیدا می شود و می گوید از آنجا که فرهنگ و شرایط کارفرما فلان است و بهمان و با توجه به قراداد، اگر محصول پروژه رو در حد ایده‌ آل هم ارائه ندهید و تنها نیازهای اولیه کارفرما شامل نیاز الف و ب و ج را به شکلی ساده برآورده کنید، هم کارفرما راضی خواهد بود و هم پروژه با موفقیت انجام خواهد شد. همین جملات کافی بود که پس از رفتن مشاور، پس از وقت اداری مدیران شرکت دور هم جمع شده و بگویند :”یک سری فرم می سازیم که درونش ورود اطلاعات کنند و حساب و کتابهای آن را  به جای سیستم، خودشان دستی انجام می دهند. همین هم از سرشون زیاد است. آنها که چیزی حالیشان نیست”. فردای آن روز هر چه مشاور زنجموره می زند:”این که نشد محصول، یک فایل Excel هم از این کاراتر است”، کسی گوشش بدهکار نبود. پس از ساخت فرمها و نصب در سازمان کارفرما، کارشناسان کارفرما که از بد روزگار به تازگی Excel هم یاد گرفته اند، محصول را تایید نکرده و از این پس بر کار پیمانکار دو چندان نظارت و سختگیری خواهند کرد.

دلیل اصلی که باعث بوجود آمدن این عدم اعتدال ها، فراموشی اهمیت تصویر بالا می باشد. در شکل سمت چپ که مربوط به یک اصل کلاسیک (سه گانه محدودیت)در استاندارد مدیریت پروژه PMBOK® می باشد، کیفیت پروژه را به  سه فاکتور زمان، هزینه و محدوده و محتوای پروژه وابسطه می داند. در بیانی ساده برای دستیابی به کیفیت بیشتر در پروژه  باید زمان و هزینه بیشتری صرف و یا محدوده‌ بیشتری از نیازهای مشتری را پوشش دهیم. پس هر زمان که قصد کردید کیفیت یک محصول یک پروژه را افزایش دهید، حساب کتاب کنید که برای دستیابی به این کیفیت بیشتر چه میزان هزینه را باید صرف کنند، و یا اگر تصمیم گرفتند کیفیت را در حدی نگه دارند که هزینه و زمان کمتری صرف کنید، مراقب باشید که محدوده نیازمندیهای مورد انتظار پروژه را فراموش نکرده باشید و چیزی تولید نکنید که نیاز مشتری را برآورده نکند.

پس شکل سمت راست از کجا پیدا شد؟ مدیران پروژه پس از کمی بررسی در کیفیت پروژه عوامل تاثیر گزار دیگری را درکیفیت یافتند. ریسک! بالا و پایین بودن کیفیت پروژه هر کدام دارای ریسک می باشد. بالا بودن پروژه می تواند باعث شود که حساب شرکت را برای مدتی خالی شود. پایین بودن کیفیت هم می تواند بواسطه فرایند کنترل کیفیت که تیم پروژه یا مشتری انجام می دهد، باعث دوباره کاری گردد. در انتها و از همه مهمتر(به همین دلیل در تصویر کمی برجسته تر نوشته شده) رضایت مشتری است که می تواند همه این موارد را تحت تاثیر قرار دهد رضایت مشتری می باشد. کیفیتی در هر درجه باشد باید رضایت مشتری را جلب کند و گرنه هیچ ارزشی ندارد.

پس یک پرسش اساسی! این همه فاکتور متناقض را چگونه می توان در تعادل قرارداد؟ هنر مدیران پروژه متعادل ساختن این عوامل است.

1 پاسخ به کیفیت نه کم نه زیاد، به اندازه
  1. کیفیت و کمیت برای افراد غیرحرفه‌ای در ظاهر با هم نسبت عکس دارن. اما از نظر فرد حرفه‌ای باید تعادلی درست جهت ارضاء نیازهای مشتری انجام بگیره که هم کیفیت مناسب (و نه بالا یا پایین) و هم زمان و هزینه‌ی کمتری طلب کند.
    مطالب بسیار مفیدی مینویسید. مرسی از نوشته‌هایتان.


[بالا]

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *