هر زمان که با افراد مختلف در مورد مشکلات سازمانها صحبت می کنیم و آنها سعی می کنند با استفاده از بهترین کلمات، مشکلات سازمان خود را مطرح کنند تا مشکل برای شنوده بسیار واضح شود، اما به ندرت نوع بیان مشکلات چنگی به دل می زند. شاید شما هم عباراتی مانند “مشتریان رضایت کافی از خدمات ما نداشته اند”، “فروش ما دچار افت شده است”، “پروژه های ما با تاخیر شروع می شود”، ” خطای خط تولید ما بیش از حد است” و … را شنیده باشید. به نظر من این عبارات کلی بوده و تنها کمکی که خواهد کرد، این است که احتمال دهیم مشکلی وجود دارد.

درک و بیان صحیح مشکل در فرایند رفع آن کمک بسیاری خواهد کرد و اصولا اگر مشکلی به طور مناسبی درک و بیان نشود، برطرف هم نخواهد شد. به تجربه به من ثابت شده بود که در بیان مشکلات باید کمیت، بازه زمانی و مکان مشکلات بیان شود. اثر مشکلات در سازمان مشخص گردد. تاریخچه آماری از روند بوجود آمدن مشکل مشخص و بر اساس آن متغیرهای مرتبط با آن بیان شود.

چند روز پیش مطلبی با عنوان “توسعه بیانیه مشکل در ۶سیگما” مطالعه می کردم که نکات خوبی را بیان کرده بود. تصمصیم گرفتم آن نکات و نظرات خودم را یکپارچه کنم و در مورد بیان مناسب مشکل مطلبی بنویسم.

مکان مشکل را مشخص کنید: بیان این مورد باعث می شود که تیمی که قرار است مشکلات را بررسی کنند، درک بهتری از جایی که باید تمرکز کنند، داشته باشد. عبارت “خطاهای خط تولید محصول الف بیش از حد بوده است” بسیار بهتر از عبارت ” خطاهای خط تولید بیش از حد بوده است” می باشد.

میزان مشکلات را مشخص کنید: خب شاید اگر شما در بیان مشکل بگویید “خطاهای خط تولید محصول الف در ماه گذشته ۱۵ درصد بوده است” سازمان شما راحت تر به این نتیجه می رسد که این میزان مشکل ارزش توجه دارد و باید سریعتر برای رفع آن اقدام کند. ولی اگر میزان ۱۵ درصد در ماه ذکر نشود بر چه اساسی باید این تصمیم گیری صورت بگیرد. شاید استدلال شود خطا در خط تولید طبیعی است.

زمان مشکلات را مشخص کنید: بعضی از مشکلات وابسته به زمان می باشند، اگر زمان بروز مشکل را بیان کنید، مانند مکان باعث تمرکز تیم بررسی کننده مشکل می شود. البته ذکر زمان باید بر اساس منطق آماری باشد تا ذهن را بی جهت منحرف نکند. برای اینکه بگویید “خطاهای خط تولید محصول الف در تابستانها ۱۵ درصد افزایش می یابد” شما باید داده آماری دقیقی داشته باشید و گرنه با یک فصل نمی توان مشخص کرد که، فصل تابستان روی خط تولید اثر داشته باشد.

تاثیر مشکلات را در سازمان مشخص کنید: این کار باعث می شود که مدیران سازمان درد مشکلات را حس کنند. پس عبارت را تصحیح کنیم به “خطاهای خط تولید محصول الف در ماه گذشته ۱۵ درصد بوده است که باعث می گردد میزان فروش شرکت در ماه بعد ۱۵۰۰۰۰۰۰ ریال افت کرده و ۵ درصد ار تعهدات برآورده نشود“.

علت و راه حل ذکر نکیند: اصلا در بیان مشکلات جای این موارد نیست. زیرا اگر علت و راه حل را می دانید که بیان مشکل دلیلی ندارد، بروید مشکل را حل کنید. علاوه بر این اگر مشکلی تا این حد دلیل و راه حلش آشکارا است که در زمان مشاهده مشکل آنها نیز مشخص می گردد، نمره منفی به سازمان خود دهید که اجازه داده است این مشکل به وجود آید! بهتر است پس از بررسی تمام جوانب و در طی روند حل مشکلات در سازمان دلایل توسط شما یا افراد دیکر کشف و برای آنها راه حل ارائه گردد.

حالا اگر با این مطالب موفقید تعریف جدیدی از مشکلات سازمان خود ارائه دهید. اگر این کار را امتحان کنید متوجه خواهید شد که بیان مشکلات با این نحو کار راحتی نبوده و نیاز به دقت و تلاش می باشد. اما زمانی که این کار را انجام دادید راحت تر از قبل دیگران را متقاعد به وجود مشکلات خواهید نمود و سریعتر مشکلات را برطرف می نمایید.


در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *