بسیار مهم است که مدیر پروژه همیشه مرافب هزینه‌های پروژه باشد. بعضی موافق مدیر پروژه یک هزینه‌ای را تخمین می زند و تنها گاه‌گاهی شرایط هزینه‌های پروژه را مرور می‌کند و از آن بدتر، در بعضی پروژه‌ها هیچ وقت آن را مرور نمی‌کند. معولا موقعی مدیران پروژه از خواب بیدار می‌شوند که بیش از ۵۰ درصد بیشتر از بودجه‌ای که باید هزینه کرده‌اند.

بارها و بارها مدیران پروژه، پروژه‌های را انجام دادند که هزینه‌های آن از کنترل خارج شده و یا پروژه هایی را انجام دادند بدون کنترلی روی هزینه‌های پروژه.  بارها هم شده است که مدیران پروژه به دلیل صرف هزینه بیش از مقدار برنامه‌ریزی شده مجبور شدند که از مدیران ارشد عذرخواهی کنند. در این مطلب چهار روش برای سوددهی پروژه‌ها ارائه می‌شود به امید اینکه پروژه‌‌ها روی برنامه‌ی بودجه‌ای پیش رفته و شاید هم کمی پول بیشتری از در کیسه پروژه بماند:) هرچند زیاد امیدوار نیستم!

هزینه‌های پروژه را به صورت هفتگی با تیم پروژه مرور کنید: تیم‌ پروژه همانطور که با هوش و تلاش خود پروژه را انجام می‌دهند، بزرگترین عامل هزینه در پروژه‌ها می‌باشند. با وجود این واقعیت چرا ایشان را به عنوان جزئی از فرآیند کنترل هزینه استفاده نمی‌کنید. با این کار شما به نوعی خود کنترلی در پروژه دست خواهید رسید.

علاوه بر این یک مشکل بزرگ در مورد افرادی است که همزمان در چند پروژه هستند، وجود دارد. اینکه هر زمان که در حال پرکردن Time sheet هستند به زمان‌هایی می‌رسند که دقیقا نمی‌دانند روی کدام پروژه صرف کرده‌اند. خوب آ ن را به حساب پروژه‌ای می‌گذارند که کنترل کمتری روی هزینه‌‌ها دارد! و حتی ساعات سوخته خود را نیز به حساب این پروژه خواهند نوشت!

اگر شما با دخالت دادن منابع در کنترل هزینه‌ها و کنترل زمانی که به حساب پروژه‌ها می‌زنند فقط ۳ ساعت در هفته از هر نیرو ذخیره کنید برای یک تیم ۱۵ نفره به اندازه یک نیروی کامل هزینه صرفه‌جویی کردید.

منابع را در زمان مناسب به پروژه اضافه کنید: معمولا این امکان وجود ندارد که پروژه با تمام نیروها شروع شوند. زمانی که برنامه کاری تهیه شد، مدیر پروژه بر اساس نیاز‌های مهارتی اقدام به اختصاص منابع خواهد کرد. یکی ازراهای کنترل و کاهش هزینه در پروژه‌های این است که تنها زمانی نیروها را در پروژه اضافه کنید که به واقع به ایشان نیاز است. نیروهایی که به پروژه اضافه شده‌اند و کاری برای انجام ندارند یکی از منابع هزینه اصلی در پروژه‌های می‌باشند. از طرف دیگر زمانی که فعالیت‌های یک نیرو در پروژه اتمام می‌یابد باید هر چه سریعتر آن نیرو را از پروژه آزاد نمود تا هم در پروژه‌های دیگر سازمان به کار رود و هم هزینه برای پروژه شما تراشیده نشود.

به مدیران ارشد سازمان پاسخگو باشید: حتی اگر مدیران ارشد سازمان از شما نخواستند و حتی اگر دیگر مدیران پروژه این کار را انجام ندهند، خود را عادت دهید که در گزارشات پروژه به هزینه‌ها هم پرداخته شود. این کار باعث می‌شود که شما ناگزیر باشید نسبت به تغییرات و شرایط هزینه‌ای پروژه حساس باشید و همین طور تیم پروژه شما و …

از اجرای فرآیند مدیریت تغییر نترسید: هرگز هیچ تغییری را در پروژه خود بدون اجرای فرآیند مدیریت تغییرات اجرا نکنید. به دقت محدوده و محتوای پروژه را کنترل کرده و به طور مستمر نیازمندی‌های پروژه را بازنگری کنید. اگر نیازمندی‌ را مشاهده کردید که خارج از محدوده اولیه توافق شده با مشتری است، باید پیش از کار روی آن، فرآیند مدیریت تغییر را برای آن اجرا نمایید. این عامل نه تنها باعث می‌شود که شما با افزایش کنترل نشده هزینه‌ها روبرو نشوید هم می‌توانید با دلیل در مورد تاثیرات تغییرات با مشتری صحبت کنید. اصولا مشتری زمانی که نظام و جدیت را در فرآیند مدیریت تغییرات پروژه ببیند، حاضر خواهد بود برای نیاز خود هزینه و صبر کند.

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *