هر کس که تجربه برنامه‌ریزی پروژه را داشته باشد، حتی باتجربه‌ها و گوش‌شکسته‌ها، اذعان دارند که فرآیند برنامه‌ریزی پروژه، می‌تواند فرآیندی سخت و پیچیده‌ای باشد. بسیاری از فاز برنامه‌ریزی پروژه را تبر تیز کردن می‌دانند و سعی می‌کنند بهترین خود را در این فاز انجام دهند و امید دارند با صرف زمان و هزینه در این مرحله از صرف زمان و هزینه بیشتر در ادامه پروژه جلوگیری کنند. اما توجه به این نکته بسیار مهم است که اگر در ادامه فرآیند کنترلی مناسبی برای پروژه‌ وجود نداشته باشد پتانسل این وجود دارد که تمام هزینه و انرژی که برای برنامه‌ریزی صرف شده است هدر رود. یعنی تبری که با زحمت فراوان تیز شده است یا بی‌دلیل بر سنگ فرود آید و کند شود یا اینکه بدون استفاده بماند. معمول هم است که در زمان شروع یک پروژه از آنجا که همه سرخوش از دریافتی‌های شروع پروژه هستند و بسیار با انگیزه، زمان و انرژی مبسوطی برای برنامه‌ریزی پروژه صرف کنند اما به واسطه مشکلاتی که در طول پروژه تیم پروژه با آن برخورد خواهند کرد، انگیزه لازم برای کنترل دقیق را از دست دهند. در راستای همین نگرانی در ادامه چند گام و نکته که می‌تواند برای کنترل پروژه مفید باشد را مرور می‌کنم.

  1. روی چیزهای مهم متمرکز شود: گاهی به دلیل ابعاد و پیچیدگی‌های پروژه، توان تیم مدیریت پروژه برای کنترل همه آیتم‌های پروژه کافی نیست. نیاز است که چیزهای با اهمیت در پروژه مشخص کنید و به عبارت دیگر اولیت‌بندی مناسبی روی مواردی که باید کنترل نمایید، داشته باشید. این اولویت‌های بر اساس شرایط قرارداد و انتظارات ذینفعان مشخص می‌شود. اما مهم است که تیم مدیریت پروژه آنها را شناسایی کرده و با دقت بیشتری شراط آنها را در طی پروژه رسد نماید.
  2. اهداف را مشخص کنید: چه تعداد ریسک را در هر دوره زمانی قرار است مدیریت کنید؟ چه میزان اختلاف بودجه و زمان قابل پذیرش است؟ چه انتظاراتی از هر یک از اعضای تیم پروژه دارید؟ پاسخ به سئوالات اینچنین اهداف شما را مشخص می‌کند. طبیعتا این اهداف ثابت نبوده و یک بازه به عنوان کمینه و بیشینه باید داشته باشند.
  3. اهداف باید قابل سنجش باشند: اهدافی که در بند ۲ مشخص می‌کنید باید قابل اندازه‌گیری باشند. برای اینکه بتوانید سنجش دقیقی از وضعیت پروژه داشته باشید، لازم است که اهداف تعیین شده قابلیت اندازه‌گیری داشته باشند. به عنوان کسی که باید پروژه را کنترل نماید نیاز دارید که خط‌ مبنای هر هدف را داشته باشید و این خط هم جنبه کیفی نداشته و باید تبدیل به عدد شود تا شرایط کنترل آن ملموش گردد.
  4. گزارش فراموش نشود: پروتکل تهیه گزارش و ارائه آن در پروژه باید مشخص و شفاف باشد. اینکه چه زمانی چه گزارشی توسط چه کسی و برای چه کسانی باید تهیه شود، می‌بایست مشخص شود. اینکه در زمان مناسب اطلاعات مناسب به فرد مسئول برسد بسیار حیاتی است. در گزارش باید وضعیت پیشرفت پروژه و دلایل عدم انطباق با شرایط برنامه‌ریزی‌شده مشخص شود. طبیعتا پس از تهیه گزارش با توجه به اطلاعات آن می‌بایست نسبت تصحیح‌های احتمالی برنامه‌ریزی پروژه اقدام شود.
  5. از دشبورد استفاده کنید: برای کنترل بهتر پروژه نیاز است که شرایطی پیش آید که دسترسی سریع به اطلاعات حیاتی پروژه فراهم باشد. برای این مورد نیاز است که دشبورد وضعیت پروژه طراحی و در اختیار ذینفعانی که باید قرار گیرد. بر اساس نرم‌افزاری که برای مدیریت پروژه استفاده می‌کنید امکانات شما برای تهیه دشبورد متفاوت است اما اعتقاد بر این است که حتی یک فایل اکسل هم می تواند شما را از شرایط مطلع کند.
  6. شبکه های اجتماعی سازمانی: استفاده از ابزارهای شبکه اجتماعی در سازمان، چیزهایی شبیه شبه توییتر، تلگرام و …. می‌تواند به چابکی اطلاع‌رسانی و کنترل پروژه کمک کند. بسته به شرایط و نوع پروژه می‌تواند تکیه به شبکه‌های اجتماعی در پروژه کم رنگ یا پر رنگ باشد

حتما گام‌های دیگری در جهت کنترل پروژه می‌توان برداشت. انتخاب گام‌های کنترل پروژه بسیار وابسته به نوع پروژه است. به عبارت دیگر باید تناسب لازم بین روش کنترل پروژه و نوع و شرایط پروژه وجود داشته باشد.

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *