به رسم تمام دوره‌های آموزشی که برگزار می‌کنم، در دوره اخیر هم برای اطمینان از فراگیری شرکت کنندگان در دوره تمرین‌هایی را به عنوان تکلیف منزل به ایشان دادم. برای راحتی کار هم پیشنهاد کردم که در صورت تمایل می‌توانند از الگو‌های موجود در PMPLus هم استفاده کنند. دوستان تکالیف خودشان را انجام می‌دادند و من این تکالیف را مرور می‌کردم و بازخورد‌های لازم را بهشون می‌دادم. یک روز که به صورت حضوری در حال مرور این تکالیف بودم، به یکی از شرکت کنندگان در دوره گفتم که “این نیازمندی‌هایی که نوشتی نیاز به توضیح بیشتری برای استفاده دارد، باید یک ستون توضیحات به این جدول اضافه می‌کردی و این توضیح را آنجا می‌نوشتی”. این دوست عزیز گفت که این نیاز را خودش احساس کرده ولی چون در الگوی ارائه شده این قسمت نبوده فکر کرده که نیازی به این توضیحات نیست!

این سناریو عامی در مسیر مدیریت پروژه در سازمان‌هاست، حتی در شاخه‌های دیگر مثل تحلیل کسب و کار  نیز این مشکل دیده می‌شود. جدا از اینکه خیلی از عزیزان استفاده از الگو‌ها و پرکردن آن را مدیریت پروژه می‌دانند، عده‌ای هم اعتقادی به سفارشی سازی الگو‌های موجود ندارند. فکر می‌کنند هر چه در این الگو ها می‌باشد شرط لازم و کافی می‌باشد. نه آیتمی را کم می‌کنند و نه آیتمی را زیاد!

در استفاده از الگو‌ها باید به این نکته توجه داشته باید که الگو‌ها تنها یک پیشنهاد بر اساس تجربه تهیه کننده آن می‌باشد. این یعنی اینکه بدانیم که تجربه تهیه کننده الگو هم می‌تواند محدود باشد و مواردی را نادیده گرفته باشد. عدم افزودن این موارد در مستندات پروژه‌ها باعث نقص در اطلاعات شده و استفاده کنندگان از این مستندات پس از مدتی آنرا کنار گذاشته و برای کسب اطلاعات روش‌های دیگر را امتحان خواهند نمود. علاوه بر آن ممکن است تهیه کننده بسیار ایده‌آل گرا باشد و در یک الگو از شیر مرغ تا جان آدمیزاد را درج کند، که استفاده از آن برای سازمان‌ها و پروژه‌های سایز کوچک و متوسط موضوعیتی نداشته باشد! در این شرایط، اصرار به استفاده از همه الگو باعث می‌باشد که علاوه بر صرف زمان برای درج اطلاعات بدون استفاده در این مستندات(که خود این کلی زمان برای فکر کردن و پیدا کردن این اطلاعات لازم دارد)، استفاده کنندگان را با انبوهی از اطلاعات روربرو کرده و باعث سردگمی آنها می‌گردد.

خلاصه هر زمان که قصد استفاده از یک الگو را داشتید، پیش از آن به نیاز خود فکر کنید نه اینکه بر اساس الگو نیاز خود را تعریف نمایید.

2 دیدگاه در هیچ الگویی کامل نیست!
  1. دقیقا همین یکی از دلایلیه که خیلی جاها الگو ارائه نمی‌کنن.

    • خب درسته اما این عدم ارائه الگو هم راه‌حل خوبی نیست! فکر کنم قبول داشته باشید که وجود یک الگو مناسب و استفاده صحیح از آن می تونه کیفیت و سرعت کار رو بهبود ببخشه. من به الگو به عنوان ابزار نگاه می‌کنم. درست بکارش ببری عاقبت به خیرت می‌کند و اگر اشتباه ….


[بالا]

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *