یکی از بخش‌های اصلی در راه‌اندازی فرآیندهای مدیریت پروژه در یک سازمان اسقرار فرآیند تهیه و انتشار گزارش‌های وضعیت پروژه می‌باشد. اینکه چه گزارشی، گزارش خوب است جای بحث زیادی دارد و اصولا این موضوع نسبی می‌باشد. در مطلب گزارش خوبش،‌خوبه در مورد اجزای ابتدایی یک گزارش صحبت کردم اما در این مطلب قصد دارم توجه شما را به یک مشکل بسیار بزرگ جلب کنم.

شاید شما هم دیده باشید افرادی را که تا صحبت از گزارش‌های وضعیت پروژه می‌شود، از این گزارش اطلاعات متنوعی را انتظار دارند.  میزان اختلاف وضعیت برنامه‌ای پروژه با وضعیت واقعی پروژه، میزان اختلاف وضعیت برنامه‌ای هر فعالیت با وضعیت واقعی هر فعالیت، نفر ساعت صرف شده برای  هر پروژه، نفر ساعت صرف شده برای هر فعالیت. اختلاف تاریخ شروع و پایان واقعی و برنامه‌ای هر فعالیت، نمودار S برای هر فاز، مشکلات و ریسک‌ها هم که نباید فراموش شود. در کنار این موارد بهره‌وری نیروی انسانی پروژه هم لازم است و …

این دوستان ظاهرا نمی‌دانند که برای جمع‌آوری این اطلاعات باید تمام افراد پروژه اطلاعات لازم را در سیستم‌ مدیریت پروژه وارد کرده و یا جمع‌آوری کنند. این خود شامل هزینه می‌شود! نگهداری و پردازش این اطلاعات مستلزم صرف هزینه است! تهیه گزارش با استفاده از این اطلاعات مستلزم صرف انرژی و زمان زیادی می‌باشد که خود این هم یعنی هزینه! خب این همه هزینه شد، اگر این گزارش‌ها توسط افراد ذیصلاح تحلیل شده و بر اساس اطلاعات جمع‌آوری شده و تحلیل‌های آن در مدیریت پروژه بهبودی حاصل شود و در بهبود کیفیت تصمیم‌گیری‌ها تاثیری بگذارد خیلی هم خوب است اما قسمت بد ماجرا اینجاست که این گزارش‌ها فقط تهیه می‌شود! ده‌ها نفر ساعت در طول یک هفته  برای تهیه تعداد کاغذ که حده‌اکثر برای ۱ دقیقه سرسری مشاهده می‌شود، صرف می‌شود! ساده‌ترین و در دسترس‌ترین اطلاعات اگر در مسیر مدیریت پروژه استفاده‌ای ندارند نباید جمع‌آوری، تهیه و نگهداری شوند! زیرا همین اطلاعات سردستی هزینه‌های بی‌ثمر تولید می‌کنند!

خوب حالا به این فکر کنید که در سازمان شما چه میزان از این اطلاعات بی‌مصرف جمع‌آوری می‌شود؟

1 پاسخ به هزینه بی‌هدف برای گزارش ممنوع
  1. ممنون . نکته ی قابل تاملی بود که توی هر کاری میشه بهش توجه کرد


[بالا]

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *