هدف از برقراری ارتباط  با  ذینفعان ایجاد درک یکسان از اهداف و اطلاعات پروژه بین ایشان و تیم اجرایی پروژه می‌باشد. اما یک نکته مهم در این مورد توجه به احتمال وجود تفاوت بین پیام نوشته شده و محتوای درک شده توسط ذینفع می‌باشد. در بحث ارتباطات مفهومی  به نام نویز وجود دارد که به عامل‌هایی گفت می‌شود که باعث اختلال در انقال مفاهیم در فرآیند ارتباطات می‌شود.

درک نویز برای زمانی که شما از تلفن یا ارتباط چهره به چهره برای تعامل با ذینفعان استفاده می‌‌کنید، ساده است. اما بسیاری از مدیر پروژه‌ها در درک این مسئله هنگامی که از ارتباط نوشتاری استفاده می‌شود عاجز هستند. یک سند که به خوبی از نظر ساختار طراحی شده باشد می‌تواند در انتقال اطلاعات ۸۰ درصد موفق تر از مستندی باشد که به خوبی طراحی نشده باشد.

عناصری که باد در طراحی یک مستند برای کاهش نویز، مورد توجه قرار گیرد عبارت است از:

طرح بندی صفحه: به طور طبیعی چشم عادت دارد که اطلاعات را از بالا، سمت راست صفحه به سمت چپ، پایان صفحه دنبال می‌کند. نادیده گرفتن این موضوع باعث اختلال در خواندن طبیعی اطلاعات و کاهش درک مطالب می‌شود.

درهم و برهم نبودن: استفاده از چندین فونت، چندین سایزو چندین رنگ باعث سردگمی خواننده می‌شود. ظاهرا در طی یک سری تحقیقات در تست‌های ارتباطی این ساختار نمره قبولی نگرفته‌ است. بهترین ترکیب برای رنگ متون، رنگ سیاه در پس‌زمینه سفید می‌باشد. البته در مورد فونت جای بحث بسیار است اما استفاده از فونتهای B Nazanin و Tahoma  را توصیه می‌کنم.

طراحی صفحه: از فضای سفید در بین پاراگراف‌ها و در حاشیه‌ها و بین تصویر استفاده کنید. اطلاعات کلیدی را در عناوین اطلاعات بیاورید. از نمودارها عاقلانه استفاده کنید و حتما عنوان نمودارها و تصاویر را فراموش نکنید.

اطلاعات اضافی: یکی دیگر ازعواملی که باعث نویز در یک مستند می‌شود، اطلاعات اضافی می‌باشد. این اطلاعات باعث می‌شود که توجه و تمرکز لازم از اطلاعات اصلی برداشته و بی‌جهت به سمت اطلاعات اضافی برود.

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *