منشور پروژه مستندی است شامل اهداف پروژه، نیازمندی های اولیه، ریسک ها، محدودیت ها، مفروضات پروژه و … می باشد که با تهیه و تصویب آن پروژه به صورت رسمی آغاز می شود. هدف از تهیه منشور پروژه علاوه بر آغاز رسمی پروژه یکسان سازی برداشت های ذینفعان، مخصوصا ذینفعان کلیدی پروژه، از اهداف و شرایط پروژه است. این یکسان سازی انتظارات و تعاریف و درک یکسان از شرایط به قدری در ابتدای پروژه اهمیت دارد، که اگر تحقق نیابد احتمال دست یابی به آن در طول پروژه خیلی کم است. اگر هم قرار باشد که منشور این شفاف سازی را انجام ندهد، تهیه نشود بهتر است.

من قصد دارم در طی یکسری مطالب بخش های مختلفی که می توان در منشور پروژه به آن پرداخت را مورد بررسی قرار دهم. در طی این مطالب نکاتی را هم که به ذهنم می رسد منتشر می کنم. امیدوارم که این سلسه مطالب مفید بوده و تبادل نظرها دو طرفه بشد.

منشور پروژه می تواند شامل بخشهای ذیل باشد. می تواند، نه حتما. شما می توانید آن را سفارشی سازی کنید و در مورد سطح چزئیات آن تصمیم گیری کنید.

  • توجیه یا هدف پروژه
  • معیارهای موفقیت یا پذیرش پروژه
  • نیازمندی های سطح بالا
  • ریسک های سطح بالا
  • مایلستونهای اصلی پروژه
  • فرضیات و محدودیت های ابتدایی پروژه
  • ذینفعان اصلی پروژه
  • مدیر پروژه و اختیارات ایشان

هدف یا توجیه پروژه

اجازه بدهید کمی شرایط یک پروژه را شبیه سازی کنیم. شرکت الف قصد دارد از نرم افزار Dynamic CRM استفاده کند. هر یک از مدیران شرکت الف برای اینکار هدف خاصی دارند. مدیر فروش، CRM را به عنوان مخزن برای جمع آوری و نگهداری اطلاعات بازار ومشتریان می داند. مدیر پشتیبانی، از CRM انتظار دارد که کیفیت کارهای پشتیبانی را افزایش دهد. مدیر منابع انسانی هم تمایل دارد که CRM با خودکار نمودن تعدادی از فرایندهای شرکت سرعت و بهره وری نیروهای شرکت را بالا ببرد.

همه این اهداف، حق طبیعی مدیران شرکت الف هستند و هر کس با توجه به شرایط خود از سیستم انتظار دارد. تیم مجری پروژه اگر به این نکته(چندگانگی و عدم یکسان بودن اهداف) توجه نداشته باشد، ممکن است در همان ابتدا توجهی به هدف مدیر منابع انسانی شرکت نداشته و پروژه را شروع کند و اواسط کار متوجه شود که هر چند مدیر فروش و پشتیبانی راضی هستند اما مدیر منابع انسانی تمایلی به ادامه کار ندارد. اگر هم بخواهند که در حین پروژه، در برنامه تغییر دهند، مجبورند زمان و هزینه زیادی صرف کنند.

یکی از وظایف منشور پروژه مستند کردن اهداف و نیازمندیهای اصلی و سطح بالای پروژه از دید ذینفعان کلیدی و کسب توافق ایشان بر روی اهداف است. دونکته مهم در این جمله وجود دارد. اهداف و نیازمندیهای اصلی و ذینفعان کلیدی. در ابتدای پروژه که شما نمی توانید، چون زمان و شناخت مناسب ندارید، اهداف پروژه را به تفضیل بیان کنید و تا سطح نیازمندیها عملیاتی یا غیر عملیاتی دقیق شود. همچنین شما چز ذینفعان کلیدی، ذینفعان دیگر را در ابتدای پروژه نمی شناسید که از آنها برای کسب اطلاعات استفاده کنید. پس هر هدفی را که مستند و منتشر می کنید، سطح بالا و از دید ذینفعان کلیدی است. اما تا جایی که می توانید باید شفاف و قابل درک باشد.

در طول پروژه این اهداف که معمولا از نوع اهداف و نیازمندیهای تجاری هستند، دقیق تر و به نیازمندی های پروژه شکسته می شوند. که این نیازمندیها لزوما تنها از طریق ذینفعان اصلی کسب نمی شود.

حالا که اهداف در منشور ذکر شد و همه بر سر آن توافق دارند می توان امیدوار بود که همه تیم پروژه چه از سمت کارفرما، چه از سمت پیمانکار در یک مسیر قدم خواهند زد.

ادامه دارد…


در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

5 دیدگاه در منشور پروژه – قسمت اول
  1. خيلي خوبه نوشتن در مورد منشور پروژه
    مخصوصا در حوزه‌ي مشاوره که هيشکي براش مهم نيست
    ولي من يک چيزي را در اجزاي منشور نديدم: دامنه‌ مهم‌ترين بخش منشوره؛ ولي اين‌جا نيست!؟ دامنه مخصوصا در حوزه‌ي شرح خدمات و اين‌که قراره چي کار بکنيم و از آن مهم‌تر چه کارهايي را قرار نيست بکنيم؛ مهمه.
    البته جسارت استاد شما استادي خودت.
    🙂

  2. @علی نعمتی شهاب
    تو منشور جای دامنه و نیازمندی های سطح بالااست و نه دامنه دقیق کار. اگر در حد خلاصه باشه می شودهمان اهداف پروژه یا نیازمندیها سطح بالا. چیزی که شمادنیالشی بر می گردد به مفهوم محدوده و محتوی پروژه(Scope) که توش علاوه بر نیازمندی ها، کارهایی که باید انجام شود تا نیازمندیها برطرف گردد که اینها با همی می شود همان دامنه پروژه مطرح می شود. حتی در محدوده و محتوی بعضی کارهای مهم که نباید انجام شود را هم می توان ذکر کرد. که در قسمت برنامه ریزی پروژه در حوزه مدیریت محدوده و محتوی باید بهش برسی. تو منشور اگر بخواهی تا این حد ریز شوید باید کلی زمان برای جمع آوری و جمع بندی اطلاعات صرف کنید تا این موارد شفاف شود تاآن موقع کلی از زمان پروژه گذشته. منشور باید در ابتدای پروژه تهیه و به تصویب برسد با همان هدف شفاف سازی اهداف و شرایط پروژه. البته باز هم میگویم در حد نیازمندیها سطح بالا در منشور جا دارد که من هم در لیست موارد منشور آوردم. تا اینجاهاش که گفتم کتابی بود. اما تجربه به من می گوید دعوا بر سر دامنه کاری زیاد است. منشور باید پروژه را آغاز کند. با دعوا هم خوب نیست پروژه آغاز شود.

  3. با سلام و تشکر از مطلب بسیار مفیدتون
    یه سوال داشتم
    تفاوت منشور پروژه با بیزنس پلان چیه
    آیا میشه گفت منشور پروژه نوعی بیزنس پلان هست؟
    با تشکر

    • به طور ساده اگر به ماجرا نگاه کنیم، شما بیزنس پلن تهیه می‌کند که مدیران یا حامیان یک شرکت رو برای اجرای یک پروژه یا سرمایه‌گذاری در یک کسب و کار توجیه کنه! بع عنوان مثال توجیه ساخت یک کارگاه ساخت کفش در یک شهر. حالا اگر این دوستان توجیه شدند و برای راه‌اندازی این کارگاه یک پروژه تعریف می‌کنند. مثل هر پروژه‌ای لازم که یک تعریف دقیق از پروژه و شرایط آن به ذینفعان داد. اینجاست که منشور تهیه میشود. حتما قسمتی از اطلاعات طرح توجیهی(BP) در منشور منعکس می‌شود اما نه همه‌ی آن و نه اینکه محدود شه به همین موارد.

  4. ممنونم از پاسخگویی شما
    اما این تعریفی که شما از طرح توجیهی(BP) دادید تعریفیه که من از پروپوزال دارم.پس اگر ممکنه تفاوت پروپوزال و BP رو بفرمایید.


[بالا]

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *