سازمانهایی که مدیریت پروژه را در پروژه های خود اجرا کرده اند، مخصوصا آنهایی که این کار را درست و درمان انجام داده اند می دانند که اجرای فرایند مدیریت پروژه هزینه بر می باشد. هر چند این هزینه اثر قابل توجه ای در موفقیت پروژه ها دارد، سازمانهای هوشمند سعی می کنند تا جایی که به کیفیت فرایند مدیریت پروژه لطمه نخورد هزینه های مدیریت پروژه را کاهش دهند. مخصوصا از امروز که به لطف طرح تحول اقتصادی و بالا رفتن هزینه های سازمانها این امر بسیار پررنگتر خواهد شد. در این مطلب قصد دارم چند گزینه را که می توان با توجه به آنها هزینه های مدیریت پروژه را کاهش داد معرفی کنم. البته باید عرض کنم پرداختن به هر کدام از این موارد و ارائه راه حلهای دقیق نیازمند زمان است. دراین مطلب فقط اشاره ای کوتاه به این موارد دارم و اگر عمری بود بعدها در مورد هر کدام از این موارد مطلبی خواهم نوشت.

  • با هدفمندی جلسات شروع کنیم: پیشتر در مورد هزینه های جلسات مطلبی با عنوان غول هزینه ساز، جلسات بی فایده نوشته بودم. با استقاده از محیط های مجازی مانند فرومها و شبکه های اجتماعی و یا با استفاده از ابزار هایی مانند chat امکان برگزاری جلسات را در هر زمان بوجود آورید تا زمانهای جلسات حضوری شما کاهش پیدا کند و تنها برای شرایط واقعا ضروری انجام شود. این ابزارها از طریق سرعت بخشیدن به فرایند تصمیم گیری نیز باعث کاهش هزینه ها می شود.
  • در استقاده از دستاوردهای مدیریت پروژه صرفه جویی کنید: شما هم در پروژه های خود دستاوردها و مستنداتی تولید و استفاده می کنید. مانند طرح مدیریت پروژه، صورتجلسات، دستور جلسات، گزارشها، فرمهای مختلف و … خوب سعی کنید یک باز زمان گذاشته و آنها را به صورت دستاوردی استاندارد تهیه کنید تا مجبور نشوید در هر پروژه کلی زمان صرف تولید مجدد یا سفارشی سازی آنها نمایید. به طور خاص در سازمانهای پروژه محور این امکان وجود دارد که تیمهای مختلف برای تولید یک دستاورد، هر کدام به طور مجزا زمان صرف نمایند. استانداردسازی دستاوردها به شما کمک می کند تا استفاده مجدد از آنها در سریعترین زمان و با کمترین هزینه صورت بگیرد. به عنوان یک تجربه موفق با استاندار کردن برنامه زمانبدی پروژه ما موفق شدیم زمان تهیه برنامه زمانبدی برای پروژه های جدید را به میزان قابل توجهی کاهش دهیم.
  • برای پیشگیری هزینه کنید نه برای درمان: اثبات شده و بارها بزرگان گفته اند که هزینه های بالا بردن کیفیت پروژه ها بسیار کمتر از هزینه های جبران عدم کیفیت پروژه ها می باشد. بنابراین سعی کنید تا جایی که لازم است همان اول زمان و هزینه برای کیفیت صرف کنید تا مجبور به صرف چندین برابری زمان و هزینه نشوید.
  • نیروهای خود را بهره ور  کنید: آموزش را از نیروهای خود دریغ نکنید. اما آموزش موثر و هدفمند را انتخاب کنید. با این کار کیفیت و بهره وری آنها را بالا می برید در نتیجه هزینه های کنترلی مدیریت پروژه را که کم هم نیستند، کاهش خواهید داد. تجربه علم مدیریت منابع انسانی و مدیریت بهره وری اثبات کرده است که این کار همه جوره جواب می دهد. به عنوان یک تجربه موفق  زمانی متوجه شدم زمان خیلی زیادی از من صرف تهیه نامه و گزارش برای کارفرما می شود. تصمیم گرفتم با صرف زمان برای منشی پروژه او را به حدی برسانم که این قابلیت را داشته باشد که نامه ها را با همان کیفیتی که مد نظر مدیر پروژه بود تهیه کند و من دست آخر آنها را فقط بازنگری کنم. لازم به ذکر است آن منشی در ابتدا کار در پروژه حتی کار با نرم افزار Word را هم بلد نبود. همین کار را برای تهیه گزارشات با یکی دیگر از دوستان انجام دادم. هم آنها از این تجربه راضی بودند، هم من!

خب من از ونک تا آزادی همین مطالب به ذهنم رسید! البته موارد دیگری وجود دارد که شاید شما با تمرکز روی آنها بتوانید هزینه های مدیریت پروژه را کاهش دهید. سعی کنید آنها را بیابید و اجرایی کنید و از تجارب خود من را هم بهرمند نمایید.


در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *