بزرگان مدیریت پروژه تاکید دارند، که اگر دوست دارید پروژه های خود را از تاثیر ریسک ها (در اینجا منظور از ریسک تنها ریسک  منفی می باشد) در امان دارید، گریزی از مدیریت ریسک  در پروژه ها نیست، از طرفی تجربه هم ثابت کرده است که مدیریت ریسک اگر بخواهد کاربردی  فراتر از  تهیه یک سری مستند داشته باشد، هزینه بر، مشکل و زمانبر خواهد بود. که معمولا این شرایط باعث می شود در همان اوایل پروژه فرایند مدیریت ریسک از لیست کارهای تیم مدیریت پروژه خارج شود. با توجه به این شرایط همیشه فکر می‌کردم که چگونه می توان این فرایند را راحت، کم هزینه، جذاب و باصرف زمان کوتاه، در عین حال با کیفیت مناسب انجام داد. در این مطلب قصد دارم با کنار هم گذاشتن چند تجربه به یک مکانیزم ساده و قابل اجرا برسم که استفاده از آن باعث شود مدیران پروژه فوایند استفاده از فرایند مدیریت ریسک را از دست ندهند.

همه را درگیر کنید: برای اینکه اطلاعات در مورد ریسکهای احتمالی در کمترین زمان ممکن به مدیر پروژه برسد و این اطلاعات تا جایی که ممکن از کامل باشد، بهتر است ساز و کاری آماده سازید تا نه فقط مدیر پروژه یا تیم مدیریت پروژه، بلکه همه تیم پروژه  درگیر شناسایی ریسک‌ها شوند. شاید یک محیط مجازی که افراد بتوانند در آن ریسک ها را اعلام کرده، طبقه بندی کنند، طرح پیشگیری و طرح درمان ارائه دهند ابزار مناسبی برای این منظور باشد. با این شرایط مدیر پروژه یا تیم مدیریت پروژه اطلاعات اولیه و حلاجی شده را از تمام تیم پروژه دریافت و در زمان کمتری می تواند عکس العمل  بهتری نشان دهد. برای تشویق نیروها به شرکت در این فرایند، پاداش در نظر بگیرید. از افرادی که در ماه گذشته مهمترین ریسک، بهترین طرح پیشگیری و درمان را ارائه کردند، به صورت رسمی تقدیر کنید، جواب می دهد!

برای هر ریسک مسئول انتخاب کنید: برای اینکه مدیر پروژه یا تیم مدیریت پروژه بتواند ریسک ها را مدیریت کند، باید همه ریسکها را  مانیتور کند تا بتواند:

  • با انجام طرح پیشگیری، مراقب باشد احتمال وقوع ریسکها بالا نرود.
  • با مشاهده نشانه های ریسک، به افراد دیگر اطلاع رسانی کند و طرح درمان را اجرا کند.
  • دقت کند که اگر یک ریسک به هر دلیلی موضوعیت خود را از دست داد، از لیست ریسکها خارج شود.

اگر قرار باشد همه اینکارها را مدیر پروژه و یا تیم مدیر پروژه انجام دهد آن هم برای تعداد زیادی ریسک که وقت برای کارهای دیگر ندارند. بهتر است با انتخاب یک مسئول مناسب برای هر ریسک این کار را تفویض کنید.

این همه جلسه یکیش هم برای ریسک: در طول پروژه ‌ها تیم مدیریت پروژه بارها و بارها جلسات مختلفی با هم خواهند داشت، چرا هر هفته یک تا دو ساعت به طور خاص روی ریسک‌ ها صحبت نکنید. این اختصاص زمان خاص برای ریسک‌ ها باعث می شود تیم مدیریت پروژه ملزم باشد دست کم هفتگی دو ساعت ریسکها را مدیریت کنند. اگر دو مورد بالا را هم انجام داده باشید در طول جلسه سریعا به نتیجه خواهید رسید(البته امیدوارم) و کارهای تصمیم گرفته شده مرتبط با هر ریسک را به مسئول ریسک ارجاع می شود. در ضمن فراموش نکنید قبل از اینکه وارد فاز برنامه ریزی شوید، جلسه ای مختص برای شناسایی ریسک‌های اولیه پروژه اختصاص دهید.

در ابتدا: قبل از اینکه در طول پروژه همه این کارها انجام دهید، این فرایند ها را  به ساده ترین شکل ممکن مستند کنید و در اختیار همه افراد تیم قرار دهید تا برداشت همه از فرایند مدیریت ریسک یکسان شود. به عبارت دیگر ابتدا تصمیم بگیرید که چگونه می‌خواهید مدیریت ریسک کنید، سپس این چگونگی را مستند کنید. عدم مستند سازی باعث می شود که کارهای ساده ای را که می شد انجام داد را، با کارهای سخت جایگزین کنید.

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *