در مطلب پیشین چالشهای مدیریت پروژه در سازمان‌های ماتریسی ذکر شد. در این مطلب قصد داریم در مورد نحوه برخورد مدیر پروژه با این چالش‌های صحبت کنیم.

کمبود قدرت

وقتی صحب از قدرت و اختیار در مدیریت پروژه می‌شود منظور این است که به توان به افرادی که در پروژه‌ شما مشغول هستند بگویید که پروژه‌ شما با اهمیت است. حتی با اهمیت تر از فلان پروژه. درست است شما در سازمان‌های ماتریسی این اختیار را ندارید اما می‌توانید این خلا را با ارتباطات جبران نمایید. به عنوان یک مدیر پروژه می‌توانید با تعامل با افراد تیم حتی در خارج از ساعات اداری روی آنها تاثیر گذاشته و آنها را اهداف خود همسو کنید. مسلما این کار آنطور که بیان می‌شود در عمل راحت نیست اما بهتر است که برای آن تلاش کنید. بعض وقت‌ها دعوت به یک لیوان چای بهتر کار شما را راه‌می‌اندازد تا ارسال یک ایمیل با کلی سفارش کاری!

سردرگمی برای مدیر و تیم پروژه

خیلی مواقع تیم‌های اجرایی در سازمان‌های ماتریسی با این مشکل مواجه می‌شوند که اولویت کار کدام پروژه بیشتراست؟ چه کسی باید یک وظیفه را انجام دهد؟ چرا نحوه تعامل با مدیران پروژه‌ها باید متفاوت باشد؟

برای مقابله با این کار بهتر است که مدیران پروژ و مدیران واحدهای سازمانی کمی برای روشن شدن و یکسان سازی وظایف تیم اجرایی پروژه و نحوه تعامل‌ ایشان با مدیران پروژه وقت بگذارند. اگر بتوانید در سازمان خود یکبار به یک استاندارد و نظام مناسب برسید و به عنوان مدیر پروژه و مسئولین واحدها سعی در حفظ این نظام داشته باشید یک بار برای همیشه این مشکل را برطرف نمودید.

احساس خارج از کنترل بودن شرایط

در ابتدا سعی کنید خود را با اعتماد به تفس نشان دهید،‌حتی اگر نیستید! اطمینان داشته باشید که اگر تمرین کنید قادر هستید که بر اعصاب خود مسلط باشید. اجازه ندهید که تشویش شما توسط تیم شما مشاهده شود. بعد سعی کنید در مورد مشکلات پروژه و شرایط با افرادی که بهشان اطمینان دارید و می‌توانند به شما مشاوره و کمک دهند صحبت کنید. به این توجه داشته باشید حتی می‌توانید با تیم خود صحبت کنید فقط آرامش خود را حفظ کنید.

فشار زمان

پروژه‌ها همیشه از نظر زمانی تحت فشار هستند، در سازمان‌های ماتریسی به دلیل منابع محدودتر و اولویت‌بندی‌ها اوضاع بدتر است.

ما عادت داریم ضعف دیگران را در تخمین به رویشان بیاوریم اما برای افزایش توانایی خود در تخمین کاری نمی‌کنیم. سعی کنید بهبود تخمین‌ها خود را مانیتور کنید. اطلاع رسانی کنید. اگر به هر دیلیل تخمین‌های شما غلط از آب درآمد در اولین زمان ممکن آن را اصلاح و اشتباه پیش آمده را به اطلاع دیگران برسانید.

این روش‌ها و روش‌های دگر به شما تجربه خوبی از آن دارید به شما در بهبود شرایط مدیریت پروژه در سازمان‌های ماترسیی کمک می‌کند. اما به این اطمینان داشته باشید که مدیریت در این گونه سازمان‌ها سخت است اما نباید اجازه دهید که این سختی و شرایط شما را مدیریت کند. شما باید شرایط را هر چند سخت مدیریت کنید.

برگرفته از نوشته Elizabeth Harrin

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *