تاکنون به هزینه جلسات، و به طور خاص جلسات پروژه که عملکرد تیم پروژه وابسته به خروجی آنها می‌باشد، فکر کرده‌اید؟ هزینه جلسات را چگونه محاسبه می‌کنید؟ آیا تاکنون این محاسبه را انجام داده اید؟ اجازه بدهید در این رابطه یک سری شرایط را با هم مرور کنیم.

جلسه ای دو ساعته با حضور ۵ نفر از اعضای تیم پروژه یا شرکت را در نظر بگیرید؟ هزینه آن در نگاه اول ۱۰ نفر ساعت به نظر می‌رسد. اما خوب هزینه های انرژی را هم باید در نظر گرفت، مخصوصا با حذف یارانه‌ ها این هزینه پررنگ تر می شود. در ضمن جلسه بدون  پذیرایی که نمی‌ شود، آن را هم حساب کنید. برای هر جلسه مقداری هزینه صرف آمادگی پیش از جلسه می شود. تهیه و پرینت گزارشات، تماسهای تلفنی برای هماهنگی جلسه و …، آنها را هم جمع کنید. در بهترین حالات افراد ۱۵ دقیقه قبل و ۱۵ دقیقه بعد از جلسه کار مفیدی انجام نمی‌دهند لطفا آن را هم حساب کنید!

شاید این موارد را شما هم حساب می کردید. اما تا حالا به این فکر کرده اید که اگر جلسه به نتیجه ای که باید نرسد یعنی عملا مفید نباشد هزینه‌های دیگری هم به آن افزوده می‌شود؟ ۱۰ نفر ساعتی که می شد صرف کارهای ضروری شود از بین رفته است. جبران خطاهایی که به دلیل به نتیجه نرسیدن جلسه بوجود می‌آید، مستلزم صرف هزینه می باشد. زمانی که کارهای متوقف می ماند تا شاید در جلسه بعد در باب بعضی موارد تصمیم گیری شود هم قسمتی از هزینه های جلسات بی نتیجه است، هزینه های جلسه مجدد هم که هست. و یک نکته باریکتر از مو، اگر در جلسه به هر دلیلی ناراحتی و نا امیدی برای شخصی بوجود آید، این فرد تا مدت زمانی قادر به ارائه بازدهی مناسب نخواهد بود. این هم قسمتی از هزینه ها می باشد. حالا شما این موارد  رو تعمیم دهید به جلساتی با حضور بیش از ۵ نفر و بیش از ۲ ساعت.

اگر تا اینجا هم عقیده هستیم، برویم سراغ دلایلی که باعث می شوند جلسات بی نتیجه شوند. اما قبل از اینکه این دلایل را بررسی کنیم، دو نکته را عرض کنم. اول اینکه سعی شده است نکاتی را که در این مطلب بررسی می شود از تجربیات اینجانب باشد نه از دانش مطالعاتی. آن هم به این دلیل که گمان می کنم این دسته از مطالب مانند تجربیات شما  بوده و امکان ارتباطی بیشتری را بوجود می آورد. دوم اینکه در این مطلب به دنبال راه حل نباشیم. زیرا مطلب طولانی خواهد شد. البته تصمیم دارم در مطالبی دیگر با کمک شما راه حل هایی برای دستیابی به جلسات مفید ارائه کنم. پس لطفا اگر شما راه حلی داشتید آن را به من هم یاد بدهید.


شفاف نبودن اهداف جلسه: یکی از دلایل اصلی بی نتیجه ماندن جلسات و شاید مهمترین آنها، عدم شفاف بودن موضوع و اهداف جلسه می باشد. منظور چیزی فراتر از یک دستور جلسه است. البته همه قبول داریم یکی از شروط یک جلسه هدفمند، داشتن یک دستور جلسه مناسب می باشد. در یک جمله دستور جلسه شرط لازم برای یک جلسه هدفمند است اما شرط کافی نمی باشد. حتما شما هم در جلساتی شرکت کرده اید که حاضرین در مورد نتایجی که باید در انتهای جلسه حاصل شود توجیه و متفق نیستند. شرایط حاکم بر این گونه جلسات هم با توجه به خصوصیات شرکت کنندگان بسیار متغییراست.  با دو تجربه سعی می کنم منظورم را بیان می کنم.

  • تجربه یکم. در یک پروژه برنامه ریزی شده بود برای تهیه مستند نیازمندیهای کسب و کار که  قابل ارائه به کارفرما باشد ۵۰ نفر ساعت هزینه شود( قبل از این مرحله مدلسازی کسب و کار با کیفیت مناسب اجرا شده بود)، اما در جلسه طوفان مغزی(Brainstorming) برای تهیه نسخه پیش نویس این مستند که با حضور ۱۲  تحلیلگر و۱ مدیر محصول تشکیل شد، پس از چهار ساعت (قرار بود جلسه دوساعت باشد) حتی یک جمله مستند نشد یا دست کم من که چیزی ندیدم. می دانید در جلسه چه گذشت بود. دوستان فراموش کرده بودند که باید تنها نیازهای کسب و کار را استخراج و مستند کنند و نباید راه حل ارائه دهند. این عزیزان تا سطح کد نویسی هم پیش رفته بودند. “برای اینکار یک if استفاده می کنیم. اینجا رو با یک وب سرویس ردیف می کنیم، انجا یک لینک قرار می دهیم و…”.  مشکل این بود که چند نفر از دوستان توجیه نبودند که قرار است به عنوان یک تحلیلگر نیازهای کسب و کار رو مستند کنند نه اینکه برنامه بنویسند.
  • تجربه دوم: ایمیلی برای تعدادی از همکاران ارسال شد که روز سه شنبه ساعت ۱۴ جلسه ای با موضوع فلان برگزار می شود. زمان جلسه هیچکس جز درخواست کننده جلسه  نمی دانست دقیقا در مورد چه باید صحبت کنند و به چه نتیجه ای باید برسند. هر کس انتظار منحصر به فردی از جلسه داشت. خودتان بقیه ماجرا را حدس بزنید.

مدیران ارشد صاحب نظر: دلیل دیگر که باعت نافرجامی جلسات می شود، مدیران ارشدی می باشند که خواسته یا ناخواسته نظرات خود را به دیگران تحمیل می کنند یا سعی می کنند جلسه را به گونه ای هدایت کنند تا جلسه به اهداف مورد نظر ایشان منتج شد. این مدیران قصد دارند بدون اینکه ظاهر مشارکتی جلسه خدشه دار شود افراد را در معذورات سلسله مراتبی قرارداده وپاسخ های مورد نظر خود را دریافت کنند. معمولا در این شرایط ممکن چندین اتفاق رخ دهد. یا افراد به دلایلی مانند حفظ حرمت جایگاه مدیر و یا حفظ موقعیت شغلی خود پس از کمی مقاومت، تسلیم می شوند و دلخوری و ناراحتی افراد از اینکه مدیر چنین رفتاری داشته است، ممکن است باعث شود که افراد تعدی نسبت به تصمیمات اخذ شده نداشته باشند و حتی سعی در تخریب نتایج آن تصمیم داشته باشند. و شاید گروهی که سر نترس تری دارند نتایج جلسه یا بهتر بگویم نظر مدیر را فراموش کرده و به دنبال راه های جایگزین می روند که این امر هم باعث ایجاد تنش در جلسه بعدی خواهد شد.

حضور زورکی: عامل دیگری را که می توان از آن به عنوان مانع در جهت برگزاری جلسات موثر یاد کرد ، حضور افرادی است که تمایلی به شرکت در جلسه ندارند. مخصوصا اگر این افراد از نظر سلسله مراتب سازمانی در موقعیت قدرت باشند. این عزیزان زمان حضرو خود در جلسه را  هدر رفته می دانند بنابراین در اولین فرصت عدم تمایل خود را به حضور در جلسه علنی کرده که این کار باعث ایجاد تنش در جلسه می شود. کنترل این تنش مستلزم صرف زمان و هزینه است.

نمایندگان کارفرما: یکی از بارزترین عوامل بهره وری پایین جلسات پروژه حضور فرد یا افراد کارفرما در جلسه می باشد. البته این مورد به خودی خود مشکل نیست اما اگر این افراد در یکی از شرایط ذیل را داشته باشد مشکل و شاید بحران بوجود می آورند.

  • این افراد تمایل داشته باشند به روش خودشان پروژه را هدایت کنند و از بد ماجرا در موضع قدرت باشند. وحشتناک تر زمانی است که این دوستان از نظر دانش و تجربه در مقامی نباشند که با تیم شما برابری کنند. در این شرایط ممکن است قانع کردن این نماینده محترم کارفرما به اندازه یک جلسه زمان لازم نیاز داشته باشد. البته اگر جلسه به فضای جنگهای صلیبی تبدیل نشود.
  • اجرای موفق پروژه دغدغه این افراد نباشند و تنها به منظور رد تکلیف و شاید هم حق ماموریت، در جلسات شرکت کنند. مشارکت نکردن در مباحث، ممانعت از قبول موارد تعهد آور تر عمده ترین مشکلاتی است که این دوستان بوجود می آورند.

از عوامل دیگری را نیز می توان به عنوان عوامل عدم نتیجه بخش بودن جلسات و درنتیجه هزینه ساز بودن آنها نام برد، مانند عدم حضور افراد کلیدی، برگزاری جلسات در ساعت نامناسب، محیط نامناسب و …. اما چهار عامل که با شرحی مختصر از آنها یاد شد از نظر من جزء عوامل کلیدی در افزایش هزینه جلسات هستند. از نظر شما چه عواملی باعث افزایش هزینه جلسات می‌شود؟

3 دیدگاه در غول هزینه ساز، جلسات بی فایده
  1. سلام. من با بلاگ شما از طريق گودر آشنا شدم و بسيار خوشحالم که يک آدم باتجربه ديگر به نويسندگان وبلاگ‌هاي مديريتي و آي‌تي در وبلاگستان فارسي اضافه شده. در مورد اين پست: تجربه‌اي که من داشته‌ام اين طور بوده که شماره‌‌ي يک و در رده‌ي بعدي شماره‌ي چهار بيش‌ترين اثر منفي را بر جلسات داشته‌اند. اما چند عامل ديگر هم به نظرم مي‌رسند:
    ۱٫ دستور جلسه مشخص است ولي هيچ کس به آن توجه نمي‌کند! آدم‌ها به هر دليل موجه يا غير موجهي با اظهارنظرهاي نامربوط به موضوع جلسه وقت جلسه را مي‌گيرند.
    ۲٫ در جلساتي که با شرکت متخصصان رشته‌هاي مختلف برگزار مي‌شود، افراد در حوزه‌هايي که به آن‌ها نه ربطي دارد و نه در آن زمينه تخصص دارند اظهارنظر مي‌کنند. بدتر از آن آدم‌هاي بي‌سوادي هستند که فکر مي‌کنند چون در اين جلسه حضور دارند، بايد حتما اظهارنظر هم بکنند!!!
    اين دو تا در کار ما که در حوزه‌ي مشاوره مديريت آي‌تي فعاليت مي‌کنيم بسيار تأثيرگذار البته از نوع منفي‌اش بوده‌اند.

    • متشکر از لطف شما
      در مورد اینکه کدام با اهمیت تر است کدام کم اهیمت تر کاملا بر می گردد به تجربه و شرایط. در تایید نظر شما باید عرض که در یک پروژه کلی ضرر از طرف نمایندگان کارفرما(مورد ۴) که در حلسات حضور داشتند،متحمل شدیم . در رابطه با ۲ موردی که ذکر کردی هم کاملا موافقم با شما. تصمیم دارم در اولین فرصت یک سری مطلب در مورد برگزاری جلسات موثر و روشهای مقابل با همین موضوعات بنویسم. امیدوارم برای دوستان مفید باشد. اگر هم نظری در این زمینه داشتید خوشحال می شم با من مطرح کنید.

  2. سلام. من از طریق آیتمهای شیر شده توسط مهندس نعمتی(کامنت اول) با وبلاگ شما آشنا شدم. خوشحالم که یک وبلاگ جدید در حوزه مدیریت پروژه ایجاد شده اون هم تو این اوضاع مظلومیت این فیلد توی وبلاگستان فارسی.
    راستی من هم گهگاهی مطالبی تو حوزه مدیریت پروژه می نویسم:
    http://asharifi.wordpress.com/category/%D8%A8%D8%B1%D9%86%D8%A7%D9%85%D9%87-%D8%B1%DB%8C%D8%B2%DB%8C-%D9%88-%DA%A9%D9%86%D8%AA%D8%B1%D9%84-%D9%BE%D8%B1%D9%88%DA%98%D9%87/
    امیدوارم کارتون تداوم داشته باشه.
    موفق باشید


[بالا]

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *