یکی از خطاهای رایج در راه استقرار فرآیند‌های مدیریت پروژه وحتما هر فرآیند سازمانی دیگر، این است که سازمان‌ها پس از صرف زمان و هزینه، فرآیندی را که برای مدیریت پروژه تعریف کرده‌اند فارغ از اینکه این فرآیند مناسب باشد یا خیر، چون طفلی سرراهی به امان خود در سازمان رهایش می‌کنند.

تصور این سازمان‌ها از راه‌اندازی فرآیندهای مدیریت پروژه، تنها به تعریف فرآیند و ابلاغ رسمی آن خلاصه مى‌شود. شاید نمی‌دانند که انتظار بسیار زیادی است که از پرسنل سازمان خواسته شود به صرف تعریف و ابلاغ  یک فرآیند آن را جایگزین روش و مسلک سابق خود نمایند. به این تجربه هم توجه ندارند که معمولا افراد با تغییرات مشکل دارند، مخصوصا اگر این تغیرات در حوزه مدیریت پروژه باشد که در کاربردی بودن این حوزه برای این عزیزان جای بحث بسیار است.

جدا از این موضوع تصور اینکه یک فرد یا گروه که وظیفه تعریف فرآیند مدیریت پروژه را دارند در اولین نسخه تعریف شده برای این فرآیند به یک راه‌حل کامل و مطمئن برسند بسیار سخت است. پیاده‌سازی فرآیندهای مدیریت پروژه و نیازهای سازمانی آنقدر پیچیده هستند که نمی‌توان حتی پس از طی ماه‌ها به راحتی نسخه‌ای کامل و جامع برایش پیچید.

این دو نکته باعث می شود که سازمان‌ها نیاز داشته باشند که فرآیندهای مدیریت پروژه راکه پس از بررسی شرایط و مطالعه دقیق تعریف شده است را مانیتور و ممیزی نمایند تا:

ابتدا اطمینان پیدا کنند که فرآیند تعریف شده توسط مدیران پروژه و تیم اجرایی پروژه به درستی اجرا می‌شود. اگر خیر، چرا؟ مشکل نیروها در اجرای فرآیند چیست؟ تنبلی است یا سخت بودن فرآیند، عدم اعتقاد به فرآیند است یا … . مسئول فرآیند باید به طور کامل فرآیند جدید را مانیتور کند که توسط تیم پروژه به درستی اجرا شود. باید آنها را تشویق کند و در صورت نیاز، به ایشان را راهنمایی و کمک دهد و هر کاری که لازم است تا فرآیند زیر بار اجر برود.

دوم اینکه فرآیند باید ممیزی شود تا معایب و نقایص فرآیند تدوین شده مشخص گردد. به این مشکلات احتمالی فکر شود و در فواصل زمانی مناسب اصلاحات لازم صورت پذیرد.

حالا باز هم به این مورد فکر کنید که اگر فرآیند مدیریت پروژه ممیزی و مانیتور نشود هم ممکن است اجرا نشود و هم مشکلات فرآیند شما رفع نشده و این مشکلات باعث نابودی فرآیند شود. دیگر صلاح را خود می‌دانید، می‌خواهید فرآیندها  را ممیزی کنید، می‌خواهید رهایش کنید به امان خود!

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *