در ابتدا عرض کنم در مورد اینکه این مطلب در صنایع غیر از فناوری اطلاعات چقدر مصداق دارد نظری ندارم، هر چندان خوشبین هم نیستم، اما در حوزه فناوری اطلاعات مصادیق این مطلب را بسیار دیده ام


طرح مدیریت پروژه (Project Management Plan) که به اختصار PMP نامیده می شود، مهمترین مستند مدیریتی است که باید در یک پروژه تهیه شده و مورد استفاده قرار بگیرد. البته مهمترین مستند است تا زمانی که در حد یک مستند باقی نماند. که اگر اینگونه شود، تعدادی کاغد سیاه شده، و در حالت دیچیتالی مقداری فضای بی مصرف روی هارد دیسک بیشتر نخواهد بود. انگیزه نوشتن این مطلب هم این باقی ماندن در حد مستند است.

اجازه دهید قبل از بیان مشکل، با زبانی ساده تعریفی از مورد استفاده ی طرح مدیریت پروژه ارائه دهم. طرح مدیریت پروژه مستندی است که تیم مدیریت پروژه، بر اساس شیوه های بیان شده در این مستند پروژه را هدایت، مدیریت و کنترل می کنند. در این طرح نحوه اجرای مدیریت و کنترل پروژه اعم از مدیریت ریسک، مدیریت منابع انسانی، زمانبندی و کنترل آن، بودجه بندی و کنترل آن، مدیریت کیفیت و غیره بیان می شود. تیم مدیریت پروژه و در راس آنها مدیر پروژه بر اساس این مستد – که در حالت اصولی  باید خود آن را تهیه کرده اند- پروژه را مدیریت خواهند کرد. بر اساس این طرح نیرو جذب می کنند، نیرو آزاد می کنند، کیفیت پروژه را کنترل می کنند، گزارش می دهند، گزارش می گیرند، تغییرات را مدیریت می کنند، و هر فعالیت دیگر را که در حیطه پروژه باشد بر اساس طرح مذکور انجام خواهد شد.

حالا مشکل چیست؟ معولا اولین چیزی که ناظر یا کارفرمای یک پروژه از مجری پروژه می خواهد، طرح مدیریت پروژه می باشد. که این یک درخواست کاملا منطقی می باشد. ایشان از همان اول باید بدانند که مجری پروژه قرار است، چگونه پروژه را مدیریت کند. اما مشکل آنجایی بوجود می آید که نگرش کارفرما، ناظر و مجری یک پروژه نسبت به مدیریت پروژه خلاصه می شود در تهیه مستند طرح مدیریت پروژه و نه بیشتر. و در نهایت شاید این مستند از نظر محتوا و نگارش توسط ناظر و یا کارفرما ممیزی شود ولی از نظر اجرا و رعایت آن خیر. تنها چیزی که گاهی نگاهی بر آن می شود قسمت گانت چارت مستند است.

آیا تا به حال در پروژه های شما طرح مدیریت پروژه پس از تایید ناظر و یا کارفرما، از نظر نحوه اجرا نیز ممیزی شده است؟ آیا ناظرین محترم پروژه های شما، مراقبت می کنند که افرادی که در پروژه استفاده می کنید به همان کیفیت که در طرح مدیریت پروژه ذکر شده، آموزش ببینند، آیا ناظر یا کارفرمای شما مراقبت می کند که پیمانکار از تحویل دادنی های پروژه را به همان ترتیبی که در طرح مدیریت پروژه بیان داشته، نشخه پشتیبان(Back up) بگیرید، و آیا آنها را بروزرسانی کنید. و بر  اجرای ده ها مورد دیگر که در این مستند دهان پر کن بیان شده نظارت می کنند. متاسفانه من که تجربه این نظارت را نداشته ام. هر چه بوده دقت نظر در نگارش و قالب طرح بوده است.

البته مجریان پروژه نیز از این موضوع استقبال کرده و ترجیح می دهند پروژه را به شیوه هیاتی اداره کنند تا ابنکه بر اساس معیاری ممیزی گردند. اصلا فراموش می شود که این طرح تهیه شده و قرار بود از آن در سرتاسر پروژه استفاده شود. این می شود که اکثر پروژه های ما بر طبق تعاریف علمی شکست خورده محسوب می شوند.

اینکه یک طرح مدیریت پروژه مناسب چه خصوصیاتی دارد و چگونه تهیه می شود، بحثی است جدا از منظور این مطلب اما آن چیزی که هم دست و پا شکسته تهیه می شود مورد استفاده قرار نمی گیرد. این نگرش تهیه و بایگانی به حدی گسترش یافته است که کسی که قرار است برای یک پروژه طرح مدیریت تهیه کند کمترین نیاز را به اطلاعات پروژه و فرهنگ مجری و کارفرما و اطلاعات طرح نظارتی دارد، اصلا مهم نیست هزینه پروژه چقدر است. همان طرحی که برای پروژه ۲۰۰۰۰۰۰۰ تومانی تهیه شده است، برای پروژه ۱۰۰۰۰۰۰۰۰ نیز ارائه می شود. معمولا در سازمان ها یک بار تهیه و برای پروژه های بعدی تنها اسامی را تغییر می یابد. و ازآن به عنوان استفاده مجدد(Reuse) نام می برند.

حال خود بخوانید حدیث مفصل از این مجمل.

7 دیدگاه در طرح مدیریت پروژه، از تهیه تا اجرا
  1. با سلام
    موافق نظرات شما در این بحث هستم.
    فکر میکنم ما فارغ از اینکه در کدام طرف هستیم (ناظر یا کار فرما یا پیمانکار ) طرح مدیریت پروژه را ارائه دهیم و اصرار بر اجرای آن داشته باشیم.اغلب دوطرف دیگر تجربه برنامه ریزی و کنترل طرح را ندارند . بنابراین به نظر من باید کمک کنیم تا این مسئله به صورت یک الگوی موفق در تمام پروژه ها در مملکتمان به یک امر لازم بدل شود.
    همان طور که فکر میکنم هدف این سایت نیز چنین است.

    • سلام
      متشکر از ارائه دیدگاهتون و در تکمیل فرمایش شما عرض کنم، که نداشتن تجربه یک مسئله است و عدم تمایل به پرداخت هزینه های نظارت هم مسئله دیگر. دیدم ناظرین و مجریانی که از نظر تجربه و دانش در وضعیت مناسبی بودند اما در حساب و کتاب هاشون به این نتیجه رسیدند که کنترل(برای ناظران) یا اجرای(برای مجریان) طرح مدیریت پروژه براشون هزینه بر است و تصمیم بر این گرفتند که فراموش کنند چنین طرحب بوده است . معمولا اینجا کارفرما است که ضرر می کنند.

  2. تو تمام پروژه‌ها توصیه می‌شه که وجود داشته باشه. ولی شما یه جوری صحبت کردی که انگار تو پروژه‌های آی‌تی ایران چنین برنامه‌هایی تهیه می‌شه، اینطوره؟
    تعجب من به این خاطره که تو پروژه‌های ساختمانی ابدا تهیه نمی‌شه. در بهترین حالت یه برنامه نه چندان کامل برای مدیریت زمان وجود داره و بعدا بر اساس اون برنامه زمان‌بندی تهیه می‌شه؛ گاهی یه برنامه‌های خیلی ناقصی هم برای مدیریت کیفیت به چشمم خورده. ولی فقط همین.

    • نمی گم در همش تهیه می شه. اما در پروژه های که به صورت مناقصه برگزار می شود به عنوان یکی از اسناد مناقصه برای شرکت در مناقصه لازمه (که البته من روی این مورد کمی حرف دارم) و در پروژهایی که ناظر به کار می گیرند، اولین چیزی که ناظرها می خواند همین مستند است. چون تهیه می شود و چون تهیه می کنم بیشتر ناراحت می شم. البته با این وضعیت اگر همین تعداد را هم تهیه نکنیم شاید بهتر باشد. اما همیشه فکر می کردم پروژهای ساختمانی وضعیتشون بهتر از آی تی است. حتی در پروژهای سنگین هم تهیه نمی شه؟

  3. چند تا نکته براساس تجربه من در حوزه مشاوره مديريت آي‌تي:
    ۱٫ در مورد تهيه شدن برنامه‌ي مديريت پروژه، همان‌طور که شما گفتيد و حداقل تا جايي که من ديدم کارفرماها خيلي اصراري ندارند و اين اصرار ناظر پروژه است. هر چند ما هم براي اين‌که همان اول پروژه محدوده‌ي کار و خدمات‌مان را مشخص کنيم ترجيح مي‌دهيم که اين برنامه را تهيه کنيم.
    ۲٫ در مورد اجرا: عملا در اجرا خيلي از بخش‌هاي برنامه‌ي مديريت پروژه مورد استفاده قرار نمي‌گيرد و بيش‌تر تشريفاتي است؛ اما به نظرم در پروژه‌هاي بزرگ (يعني پروژه‌هاي بالاي ۵۰-۶۰ ميليون تومان) برنامه‌ي مديريت محدوده و مديريت ارتباطات خيلي خيلي اهميت پيدا مي‌کنند و ما هم در عمل چاره‌اي نداريم که مطابق برنامه عمل کنيم. در شرکت ما معمولا برنامه‌ي مديريت پيکربندي و مديريت کيفيت هم در عمل اجرا مي‌شود. تا جايي که من ديده‌ام عملا مديريت ريسک در مديريت پروژه‌ها در ايران يک عامل تشريفاتي و زينتي است و خيلي کاربردي نيست.
    ۳٫ معمولا در پروژه‌ها برنامه‌هاي مديريت هزينه و زمان به شدت مورد توجه است و تلاش مي‌شود براساس آن کار انجام شود. در دو سه شرکت EPC که من ديدم اين دو تا براي‌شان اهميت داشته.
    ۴٫ با بخش آخر نوشته‌ي شما موافق نيستم. اگر چه بايد PMP براي هر پروژه سفارشي شود؛ اما خيلي از بخش‌هاي اين سند واقعا استاندارد کاري يک شرکت محسوب مي‌شوند و فرقي نمي‌کند حجم پروژه چقدر باشد؛ مثل برنامه‌ي مديريت پيکربندي، مديريت کيفيت و مديريت ارتباطات.
    ۵٫ در مورد اين‌که چرا PMP براي ناظر مهم است و براي کارفرما نه باز هم براساس تجربه‌ي ما علت‌ کامل مشخص است: ناظر مجبور است براي گير دادن! (که به قول يک ناظر هميشگي پروژه‌هاي ما براي حلال شدن پول دريافتي‌شان لازم است) اجراي پروژه را با متر و استانداردي مقايسه کند؛ اما چون دانش کافي براي کار نظارت را ندارد همان اول پروژه با گرفتن PMP اين متر را به دست مي‌آورد. بعدتر وقتي وارد کار شديد خيلي با مشکلات فني مواجه نخواهيد شد؛ چون عملا جناب ناظر به دنبال همين عدم انطباق‌ها با PMP پروژه مي‌گردد!

    • در ابتدا بسیار سپاس از توجه شما و ارائه دیدگاه شما
      اینکه فرمویدید که در مورد بعضی قسمتها مجبورید مطابق برنامه عمل کنید را من به فال نیک می گیرم یعنی نیازش رو احساس کردید که فکر می کنم یکی از مشکلات ما در مدیریت پروژه همین عدم احساس نیاز.
      شخصا هم وقتی می شنوم در شرکت ها مخصوصا در حوزه آی تی حتی قسمتی از این طرح رو عملی می کنند خوشحال می شوم. خیلی خوب می شود که بتوانیم با هم در مورد تجربه هایی که در اجرا داشتیم گپ بزنیم.
      در مورد مخالفت شما. با جمله شما موافقم. من هم در خیلی از پروژهای مشابه توصیه می کنم از استانداردهای شرکت پیروی شود، اما از نظر من باید استاندارد شرکت در مدیریت ارتباطات، کیفیت و … برای پروژهای بزرگ و کوچک متفاوت باشد. مدیریت ارتباطات ما برای یک پروژه کوچک که در حد شهر است و ۱۰ ذینفع با پروژه چند صد میلیونی که در سطح کشور و همراه با ۱۰۰۰ ذینفع باید فرق کند. همین رو شما بسط بدید به مدیریت پیکربندی، به عنوان مثال میشود فرایند مدیریت تغییرات را در پروژه مکانیزاسیون کلیه دانشگاههای دولتی کشور را به همان صورت اجرا کرد که در پروژه مکانیزاسیون یک مدرسه اجرا می کنیم؟ وسعت جغرافیایی، فرهنگ سازمانی، و … همه اینها تاثیر گزارند. صد البته که من هم به استفاده مجدد اعتقاد دارم اما نکاتی در این مسئله است که باید بهش توجه شود.
      در مورد نکته ۵ شما. من باید عرض کنم که مشکل من این است که با تعریف نقش ناظر به عنوان کسی که باید گیر بدهد مشکل دارم. ناظر باید کمک کند که کار با کیفیت انجام شود. ناظر باید در حدی باشد که بتواند در پروژه مشاوره دهد و این فرهنگ رو هم داشته باشد. که این کار را انجام دهد. دویم اینکه قبل از اینکه به ناظر PMP رابدهیم باید از ایشان طرح نظارتی را بخواهیم!!! مشکلی با دادن متر به دست ناظر ندارم اما ما هم باید بدانیم بر چه اساس نظارت می شویم. و از همه بدتر اینکه همانطور که در مطلب ذکر کردم، نظارت هزینه بر است مخصوصا اگر بر اساس یک طرح نظارتی باشد. معمولا ناظرانی که من دیدم بی خیال نظارت می شوند و فقط گانت رو می بیند و بس. نه جلسه بررسی، نه جلسه بازبینی، نه سرکشی، و نه … اگر شما دیدید به من هم بگویید.
      باز هم سپاس از توجه شما و خوشحال می شوم اگر این تبادل تجربه ادامه یابد که من حتما استفاده می کنم.

  4. ممنونم. استفاده کردم. حتما در خدمت خواهم بود.


[بالا]

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *