در آداب حضور در جلسه صحبت‌ها و گفتگو‌ها زیاد شده است. پست‌ها و مطالب زیادی می‌شود پیدا کرد. اما واقعیت ماجرا این است که در عمل خیلی به آن پایبند نیستیم. شاید ناشی از فراموشی باشد. شاید ناشی از اینکه متصوریم شرایط این جلسه‌ی خاص فرق دارد و دلایل دیگر و شاید بهانه‌های دیگر. چند روز پیش در جلسه‌ای بودم و مواردی پیش آمد که ترغیب شدم چند نکته را مجدد با خود مرور کنم. فکر می‌کنم چون این نکات چون در دسته جزئیات هستند شاید آنگونه که باید جدی گرفته نمی‌شود.

  1. اگر به صورت گروهی در جلسه‌ای حضور داریم، باید سرتیم خود در جلسه را مشخص کنیم. این سر تیم لزوما بالاترین مقام سازمانی نیست. ممکن است در جلسه سرتیم کسی باشد که به موارد مطروحه در جلسه اشراف بیشتری دارد. حتی اگر همه افرادی که قرار است در جلسه باشند هم سطح و از نظر آشنایی به موضوعات شرایط یکسانی دارند، یک نفر را انتخاب کنیم که بتواند جلسه را مدیریت کند. این موضوع در جلساتی که با تیمی خارج از سازمان داریم،‌ اعم از کافرما یا پیمانکار و … بسیار مهم‌تر می‌باشد. سرتیم جلسه باید قابلیت‌هایی را داشته باشد که در این پست بهش نمی‌پردازم اما در اهمیت وجودش همین بس که سرتیمی که با شیر یا خط مشخص شود بهتر از نبود آن است.
  2. در جلسه،‌ مخصوصا جلساتی که افرادی خارج از سازمان حضور دارند، برای صحبت کردن حتما از سرتیم خود اجازه بگیریم. اینکه بدون هماهنگی ایشان صحبت کنیم، حتی اگر صحبت درست و بجایی باشد نشانه‌ای از رفتار غیرحرفه‌ای و ناهماهنگی است. حتی اگر در جلسه مشخصا مخاطب پرسشی هستیم، پیش از پاسخ از سرتیم اجازه بگیریم. این اجازه لزوما دست بلند کردن نیست که حتی اگر این باشد اشکالی در آن نیست. می‌تواند با نگاهی و تکان دادن سر این مهم انجام شود.
  3. در جلسات گاهی نیاز است که حرفهایی بزنیم که از قبل هماهنگ نشده است و در بیان آن ریسکی می‌بینید. حتما پیش از بیان آن با سرتیم جلسه برای بیانش هماهنگ کنیم. با یک متن روی کاغذ می‌توان این کار را انجام دهیم. کاری نکنیم که سرتیم جلسه از صحبت‌های ما شگفت زده شود.

خلاصه ماجرا اینکه سرتیم جلسه‌ی خود را بشناس.

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *