یکی از مفاهیم با ارزش در سازمان ها خطوط راهنماها (Guidelines) هستند که در طول دوران کسب و کار خود به آن می رسند. در صورتی که این خطوط راهنما به طور مناسب ثبت، نگهداری و استفاده شوند در کاهش هزینه، افزایش بهروری، کیفیت و سرعت انجام پروژه ها موثر هستند. در این مطلب قصد ندارم به اهمیت خطوط راهنما بیش از این بپردازم. فرض را بر این گذاشتم که همه در مورد اهمیت این موضوع  هم عقیده هستیم. در این مطلب قصد دارم یک خط راهنما در مورد تهیه منشور پروژه (Project Charter) بنویسم. البته فرض بر این است که به تهیه منشور پروژه اعتقاد باشد.


۱- در صورت موجود بودن  از یک الگوی مورد توافق سازمان استفاده کنید.

۲- اطلاعات اولیه پروژه را مشخص کنید:

  • نام پروژه و تاریخ مجوز.
  • نام و اطلاعات تماس مدیر پروژه و اختیارات آن را مشخص کنید.
  • نام، عنوان و اطلاعات تماس آغاز کننده پروژه(معمولا حامی یا مشتری).

۳- منشور پروژه شامل اطلاعات شفاف و مختصری از نیازهای تجاری و موقعیت هایی است که پروژه برای دستیابی به آنها درنظر گرفته شده است، می باشد. برای دستیابی به این اطلاعات پاسخ پرسش های ذیل را بیابید:

  • شرایطی که نیاز این پروژه احساس شده است کدامند؟
  • چه تقاضاهایی از بازار برای محصول یا نتیجه این پروژه وجود دارد؟
  • هر گونه الزامات قانونی مرتبط با این پروژه را مشخص کنید.

۴- منشور پروژه شامل شرح خلاصه ای از محصول یا نیتجه پروژه است. به این پرسشها پاسخ دهید:

  • چه خروجی از پروژه مورد نیاز است؟
  • محصول یا نتیجه پروژه باید چه خصوصیاتی داشته باشد؟

۵- منشور پروژه شامل خلاصه ای از ارتباط محصول یا خدمت پروژه و نیازهای کسب و کار است:

  • چرا این پروژه در حال حاض مهم است؟
  • چطور خروجی پروژه نیازها کسب و کار یا موقعیت هایی را که برای تامین آنها بوجود آمده است را تامین می کند؟

۶- اگر این پروژه با پروژه های دیگر سازمان ارتباط دارد مشخص کنید.

۷- از کجا متوجه می شویم که پروژه با موفقیت به پایان رسیده است؟

۸- چه افراد یا گروهی از اجرای این پروژه تاثیر می پذیرند؟

۹- هر محدودیت، فرض و ریسک  شناخته شده را بیان کنید. برای مشخص شدن این موارد می توانید به موارد ذیل پاسخ دهید:

  • آیا هیج مسئله شناخته شده ای در مورد زمان، هزینه، محدوده ومحتوا، کیفیت و منابع وجود دارد که تیم پروژه را در دستیابی به اهداف پروژه محدود کند.
  • آیا عامل و مسئله ای وجود دارد که تیم پروژه با در نظر گرفتن صحت و حتمی بودن آن پروژه را برنامه ریزی خواهد کرد؟
  • احتمالاتی که وقوع آنها در پروژه تاثیر گذار باشند،کدامند؟

۱۰- مطمئن شوید که فردی با دانش و سطح اختیارات کافی منشورپروژه را امضا کرده باشد.

۱۱- منشور پروژه امضاء شده را در اختیار ذینفعان از جمله ذینفعان ذیل قرار دهید.

  • تیم پروژه
  • مشتری
  • مدیران وظیفه ای مرتبط
  • دپارتمان مالی

فکر می کنم با استفاده از این راهنما شما بتوانید اطلاعات مورد نیاز برای یک منشور پروژه را بدست آورید. البته شما می توانید آن را بهبود بخشیده و مطابق با شرایط سازمان و پروژه های خود سفارشی سازی کنید.


در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

2 دیدگاه در راهنمایی برای تهیه منشور پروژه
  1. @علی نعمتی شهاب
    حتما تو این هفته یک مطلب در مورد اهمیت و چیستی منشور پروژه می نویسم! امید که کنار این مطلب مفید باشد

  2. بسيار عالي
    من فکر مي‌کنم که مهم‌ترين کاربرد منشور پروژه تعيين دقيق محدوده‌ي پروژه است. کاش روي اين موضوع تأکيد بيش‌تري مي‌کرديد.


[بالا]

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *