زمان راه‌اندازی فرآیندهای مدیریت پروژه در یک سازمان مشکلات فراوانی وجود خواهد داشت. در این مطلب قصد دارم به دو مورد از این موارد که تقریبا به هم مربوط می‌باشند اشاره کنم.

مشکل نخست عدم توانایی مدیران پروژه در استفاده از ابزار مدیریت پروژه می‌باشد. مشکل دوم توهم وجود نقشی به نام کارشناس یا مسئول کنترل پروژه می‌باشد.
اینکه مدیران پروژه برای مدیریت پروژه‌های خود از چه ابزارهایی می‌تواند استفاده کند به عوامل مختلفی بستگی دارد. شما می‌توانید از نرم افزار اکسل برای مدیریت کارهای تیم خود استفاده کنید یا می‌توانید از یک سررسید یا شاید هم از وایت بورد و استیکی نت برای این منظور بهره ببرید. اما زمانی که صحبت از مدیریت پروژه‌ در سطح یک سازمان می‌شود نوع ابزارهای مورد استفاده متفاوت خواهد بود و به طور منطقی ابزارهای سازمانی مدنظر می‌باشد. حال اگر مدیران پروژه توانایی استفاده از این ابزارها را نداشته باشند، سازمان نخواهد توانست به اهداف خود در پیاده سازی فرآیندهای مدیریت پروژه برسد.
در ساده‌ترین حالت مدیران پروژه باید توانایی مدیریت زمان، هزینه و منابع پروژه‌های خود در سازمان را داشته باشند. حال اگر مدیران پروژه نتوانند از ابزار مدیریت پروژه برای این منظورها استفاده کنند، سازمان به اهداف خود نخواهد رسید.  در پروژه‌های با سایز متوسط و بزرگ در هر سازمانی، مدیریت هزینه، زمان و منابع قسمت جدانشدنی مدیریت پروژه می‌باشد پس راه‌گریزی از آن نیست. در این سایز از پروژه‌ها بدون استفاده از ابزار تحقق مدیریت این موارد بسیار مشکل و زمانبر خواهد بود.
گاه سازمان‌ها برای حل این مشکل، مشکل دوم را بوجود می‌آورند. با استخدام فردی که به ابزار و شاید هم تا حدودی مفاهیم مدیریت پروژه آشنا باشد، سعی می‌کنند این مشکل را برطرف نمایند. از این کارشناس کنترل پروژه می‌خواهند که برنامه زمانی پروژه را تهیه کند، منابع و هزینه را به فعالیت‌های پروژه اختصاص دهد، در طول هفته میزان پیشرفت کارها را در سیستم وارد نموده و در انتهای هفته هم گزارش وضعیت پروژه را تهیه کند. اگر هم برنامه پروژه نیاز به بروزرسانی داشت، مدیر پروژه تغییرات را به کارشناس محترم کنترل پروژه گفته تا او تغییرات را اعمال نماید. حالا در بعضی سازمانها چند تا کار کمتر یا بیشتر، معمول همین است!
به دو نکته توجه داشته باشید. ابتدا اینکه در هیچ استاندارد مدیریت پروژه و هیچ متدولوژی که از مدیریت پروژه استفاده کرده است، صحبتی از این نقش خیالی نشده است. در این استانداردها و متدولوژی‌ها، وظایف این نقش من در آوردی بر عهده مدیر پروژه می باشد و نکته دوم اینکه در همین استانداردها بسیار تاکید شده است که مدیران پروژه باید در استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه ورزیده باشند. اگر در سازمان شما چندین مدیر پروژه هر کدام برای چندین پروژه وجود داشته باشد و قرار باشد این دوستان کارهای خود را به فردی به نام کارشناس کنترل پروژه بدهند سازمان شما مجبور است کنار هر مدیر پروژه یک کارشناس کنترل پروژه استخدام کند. جدا از هزینه‌های این کار به دلیل این وابستگی بروز بودن وضعیت پروژه‌ها نیز دچار خدشه خواهد شد.

خلاصه اینکه مدیر پروژه موظف است به کنترل پروژه خود و برای مدیریت و کنترل پروژه خود در سطح سازمان ناگزیر از استفاده مناسب از ابزار مناسب.


در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

برای دریافت مستندات مدیریت پروژه می‌توانید به صفحه محصولات مدیریت پروژه مراجعه فرمایید.

3 دیدگاه در دو مشکل در راه‌اندازی مدیریت پروژه
  1. @مرضیه
    خواهش مى كنم. اميدوارم مفيد باشى

  2. با عرض سلام واحترام، در رابطه با پروژه های مختلف که مجبور می شویم یک مدیر پروژه استخدام کنیم باید عرض کنم می توانیم با تمرکز همه اطلاعات در یک واحد کنترل پروژه مرکزی براحتی کلیه پروژه ها رامدیریت کنیم تنها کافیست در ابتدای فعالیت موارد به صورت کامل و سیستم دیده شود تا ارتباطات را به حداقل برسانیم.باتشکر


[بالا]

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *