یكی از آفت‌های رایج در اجرای پروژه‌ها خزش محدوده و محتوا(Scope Creep) می باشد. خزش محدوده و محتوا زمانی رخ داده است كه كارهای اجرا شده در پروژه و یا  كارهایی كه باید در پروژه انجام شود به صورت مدیریت نشده‌ای بسیار بیش از میزان تعهد اولیه تیم اجرایی پروژه باشد.

علت بوجود آمدن این مشكل این است که تیم اجرایی پروژه تغیرات درخواستی ذینفعان پروژه را بدون اجرای یک فرآیند سیستماتیك و بدون ثبت تغییرات و بررسی تاثیر اعمال تغییرات بر پروژه، آنها را اعمال می‌كنند. این شرایط باعث می‌شود زمانی برسد كه  تیم اجرایی پروژه خود را با كارهای انجام شده یا متعهد شده‌ای مواجه ببیند كه هیچ سنخیتی با اهداف اولیه پروژه ندارند.

برای جلوگیری از بروز این مشكل باید دو كار عمده در پروژه صورت پذیرد. هرچند به ظاهر ضرورت انجام این كارها مشخص است اما نه تنها این كارها فراموش می‌شود بلكه گاهی هم كه به ظاهر در پروژه انجام می شود، از كیفیت و دقت مناسبی برخوردار نمی باشد. اولین گام مشخص نمودن محدوده و محتوای پروژه است و گام بعدی طراحی و اجرای فرآیند مدیریت تغییرات پروژه می‌باشد.

بسیار تاكید می كنم كه مشخص كردن محدوده و محتوی پروژه چیزی فراتر از تهیه یك  ساختار شكست كار و كار(WBS) و تهیه نمودار گانت(Gantt Chart) پروژه است. فرآیند مدیریت تغییر هم بسیار متفاوت است از جلسه‌ای است كه تعدادی از افراد تیم اجرایی پروژه دور یك میز بنشینند و یكی تغییرات درخواستی را بیان كند و دیگری یا دیگران اجرای تغییر را پس از شنیدن و یا حتی پس از بررسی بپذیرند یا رد كنند!

به نظر شما یك فرآیند مناسب برای مشخص كردن محدوده و محتوای پروژه چه ویژگی‌هایی دارد؟ به نظر شما یك فرآیند مناسب برای مدیریت تغییرات چگونه است؟ تجارب شما در این زمینه چه بوده است؟

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *