شاید شما در سازمان خود این امکان را نداشته باشید که به طور مرتب، پروژه خود را با دیگر مسئولین سازمان مرور کنید. شاید به این دلیل که تعداد پروژه‌ های جاری سازمان شما زیاد باشد و اگر قرار باشد که هر مدیر پروژه ای بخواهد برای پروژه خودش جلسه ای دو ساعت  با افراد موثر سازمان برگزار کند از نظر مسئولین که باید در جلسات شرکت کنند قابل قبول نباشد. مخصوصا در زمانی که در ساختار سازمانی شما  اختیارات مدیر پروژه محدود باشد!

راهکار ساده و بسیار موثر این است که در کنار جلسات مرتب تیم اجرایی پروژه، جلساتی را به صورت هفتگی با نام “بررسی وضعیت پروژه‌ها” داشته باشید. در این جلسه دو تا سه ساعته با حضور افراد مسئول در سازمان خود به بررسی وضعیت چند پروژه منتخب بپردازید.

بر اساس یک نظام ساده که مشخص می‌کنید مدیران پروژه درخواست بررسی وضعیت پروژه خود را در طول هفته به دبیر جلسه ارائه می‌کنند. در این درخواست باید هم دلیل درخواست و هم افرادی که نیاز به حضورشان می‌باشد  مشخص گردد. دستور جلسه برای حاضرین مورد نظر ارسال می شود و جلسه به صورت منظم برگزار گردد.

در ابتدای جلسه مصوبات جلسات قبل مرور و وضعیت انجام مصوبات به حاضرین اعلام می گردد. اگر مشکلی در جهت اجرای مصوبات بوده بررسی و تصمیمات لازم گرفته می شود. سپس نوبت به پروژه ها می رسد. به ترتیب مدیران پروژه مشکلات پروژه  و انتظارات خود را از سازمان بیان می کند. در صورتی که شما هم وضعیت پیشرفت پروژ‌ه ها را به صورت مستمر داشته باشید می توانید اطلاعات پروژه را مستند و با اعداد و آمار ارائه دهید. روی مشکلات تبادل نظر نموده و در نهایت تصمیمات لازم در جهت رفع یا کم اثر نمودن مشکلات اخذ کنید. تمام تصمیمات باید توسط دبیر جلسه ثبت و حده‌اکثر روز بعد از جلسه برای تمام حاضرین ارسال گردد. جلسه باید به طور موثر مدیریت شود تا زمان به تمام پروژه‌ها برسد. می بایست نظر تمام افراد مرتبط با هر پروژه اخذ شود و در نهایت تصمیمات اخذ گردد.

به همین روش ساده علاوه بر انتشار اطلاعات که بسیار مهم است، مشکلات مطرح شده و از افراد مرتبط در جهت رفع آنها استفاده می شود. دیگر کمتر لازم است که برای این منظور به دنبال افراد بدوید. مخصوصا زمانی که برای تصمیم گیری در مورد موضوعی به بیش از یک نفر نیاز دارید.


در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

4 دیدگاه در جلسات مرور پروژه، گنجی در سازمان
  1. جناب عامری بسیار نکات عالی و ظریفی را اشاره کردید
    برای من بسیار آموزنده بود

  2. @ابراهیم شادافروغ
    خواهش می کنم، لطف دارید

  3. سلام و ارزوی توفیق
    از انتدای متن اینطور بر می اید که مخاطب، یک مدیر پروژه در یک سازمان است. انجا که می فرمایید:
    شاید شما در سازمان خود ….. تا …. اختیارات مدیر پروژه محدود باشد!

    سپس در پاراگراف بعدی می فرمایید:
    …… بررسی وضعیت چند پروژه منتخب بپردازید.
    اینجا صحبت از چند پروژه می شود که با فرض قبلی ما کمی تفاوت دارد.

    باز در دو پاراگراف بعدی میفرمایید:
    ……. مدیران پروژه درخواست بررسی …… دبیر جلسه ارائه می‌کنند.
    این یعنی فرد مخاطب، کسی است غیر از مدیران پروژه و با سمت سازمانی بالاتر از مدیر پروژه، چرا که چنین جلسه ای تشکیل می دهد.
    و یا
    …… سپس نوبت به پروژه ها می رسد. به ترتیب مدیران پروژه مشکلات پروژه و انتظارات خود را از سازمان بیان می کند.

    فی الواقع اینجانب هنوز منطق حاکم بر این متن را درک نکرده ام. لطفا راهنمایی ام بفرمایید
    سپاسگزارم

    • @جوادی
      🙂 متشکر از توجه شما
      فرض کنیم که مخاطب این مطلب مدیران پروژه ای هستند که این امکان را ندارند بطور مرتب پروژه های خود را با مسئولین شرکت مرور کنند.
      “شاید شما در سازمان خود این امکان را نداشته باشید که به طور مرتب، پروژه خود را با دیگر مسئولین سازمان مرور کنید.”
      دلیل این کار هم وجود پروژه های متعدد در سازمان است و زمان بر بودن برگزاری جلسات مجزا برای هر مدیر پروژه با مدیران شرکت.
      “شاید به این دلیل که تعداد پروژه‌ های ….اختیارات مدیر پروژه محدود باشد!…”

      حالا از اینجا به بعد یک راهکار ارائه کردم برای مدیران پروژه. آنها می توانند جلسات گروهی با مسئولان و مدیران ارشد شرکت برگزار کنند به نام جلسات مررو
      “راهکار ساده و بسیار موثر … چند پروژه منتخب بپردازید.”

      خوب سپس اومدم نظامهای این نوع جلسات را بیان کردم. این نظام ها را برای همون مدیر پروژه ها گفتم که در تشکیل جلسه با مدیران ارشد شرکت مشکل داشتند. شما انتظار نداشتید که اگر این جلسات مفید باشد کسی که نیازش رو احساس نکرده باشد این جلسات را برگزار کند. باید خودشان آستین بالا بزنند و این جلسات را تشکیل دهند. خب بنابراین کسی که باید جلسات را در سازمان راه اندازی کند یک یا چند تن از مدیران پروژه شرکت باشند. فقط آن مدیر پروژه ای که آستین بالا می زند در برگزاری، نقش دیگری هم در سازمان خواهد داشت. نقش “برگزار کننده جلسات مرور پروژه ها”. خب یک فرد می تواند در سازمان بیش از یک نقش داشته باشد.
      امیدوارم منطق این مطلب را توانسته باشم که انتقال بدهم. اگر هم موفق نشدم به حسات ضعف سخنوری من بگذارید.
      حالا منطق متن به کنار، منظور من ارائه راهکاری برای مشکلی مرور جلسات بوده است؟ آیا این رو خوب منتقل کرده ام؟


[بالا]

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *