در ایجاد تغییرات در سازمان می توان دو رویکرد داشت. یکی می تواند به عنوان یک مسکن عمل کند و مشکلات شما را برای مدتی برطرف کند، اما ماندگاری این تغییرات تضمین شده نیست . این گونه رویکرد را من رویکرد ابزاری می نامم. افرادی که این رویکرد را دارند، ابزار را محور تغییرات می دانند. به زبان ساده تر وقتی تصمیم می گیرند در سازمان مدیریت پروژه راه اندازی کنند، مایکروسافت پراجکت سرور آن هم آخرین نسخه را راه اندازی می کنند، وقتی می خواهند مشتری یا سرویس محور شوند، مایکروسافت داینامیک CRM راه اندازی می کنند. زمانی که بخواهند بهبود فرایند در سازمان داشته باشند، SharePoint  را راه اندازی می کنند و…. رویکر دیگر فرهنگی است و سعی می شود که در سازمان فرهنگ تغییر ایجاد شود که اگر خدای نکرده، زبانم لال بلایی بر سر ابزار آمد، سازمان از اهداف خود جا نماند.  البته شکی نیست که ابزار مناسب برای حرکت به سمت اهدافی چون پروژه محوری، مشتری و سرویس محوری و بهبود فرایند بسیار مهم است اما نه به اندازه خود این مفهوم ها.

اجازه بدهید تجربه ای که در این مورد داشتم، را با شما مرور کنم.


زمانی که قصد کردیم که شرکت را به سمتی سوق دهیم که فرایند مدیریت پروژه در آن شکل بگیرد، یک هدف کوتاه مدت برای شرکت ترسیم کردیم و از مایکروسافت پراجکت سرور ۲۰۰۷ به عنوان ابزار استفاده کردیم. هدف کوتاه مدت ما این بود که قادر باشیم در طول هفته از وضعیت پروژه های زیادی که در شرکت در حال اجرا بود گزارشی کافی و مناسب داشته باشیم تا تصمیم گیری های شرکت دقیقتر شوند. در طول اجرای دستیابی به این هدف همه تلاشمون بر این بود که پرسنل شرکت اهمیتی که به ابزار و قابلیت ها و ضعف های آن می دهند بیش از فرایند تهیه گزارش ها نباشد. حتی در جلسات با مدیران پروژه بارها تاکید کردیم که هدف جمع آوری اطلاعات پروژه ها و متمرکز کردن آنها در جایی برای بوجود آوردن امکان دستیابی به آنها توسط مدیران شرکت، کنترل پروژه ها و تصمیم گیری دقیقتر است و نه راه اندازی نرم افزار پراجکت سرور ۲۰۰۷٫

حقیقت اینکه نمی دانستیم چقدر موفق بودیم، فقط امیدوار بودیم! به هر حال زمانی رسید که تصمیم گرفتیم برای دلایلی از پراجکت سرور ۲۰۱۰ استفاده کنیم. همینکه این بروزرسانی انجام شد ما به دلایل فنی که بماند، دچار مشکل شدیم. برای مدتی نتوانستیم از ابزار استفاده کنیم. فکر می کردم که به ده ها دلیل در این مدت گزارشی از وضعیت پروژه ها نخواهیم داشت. جمع آوری اطلاعات تعداد زیادی پروژه از تعداد زیادی پرسنل آن هم بدون اینکه در کیفیت و زمان ارائه گزارش ها خللی بوجود بیاید، بسیار سخت می نمود.

اما ظاهرا اتفاق بسیار خوبی رخ داده بود. چیزی که در بین مدیران پروژه نهادینه شده بود، یک فرهنگ بود. فرهنگ مدیریت پروژه، در حد توان و تجربه همکاران و در حد اهداف پیش بینی شده. فایل‌های پروژه از طریق ایمیل برای مدیران پروژه ارسال می‌شد. مدیران پروژه با ایمیل، تلفن، جلسه و … اطلاعات پروژه را از همکاران فعال در پروژه‌های خود دریافت و در فایل وارد می‌کردند. این فایل به دست مسئول تهیه گزارش ها می‌رسید و ایشان گزارش‌های مذکور را تهیه می‌کردند. درست است که در مقایسه با روند کار در پراجکت سرور این روش بدوی بود اما نتیجه کار همان نتیجه روش قبل بود.

خلاصه! انگار ما موفق شده بودیم که فرهنگ را تغییر دهیم نه ابزار را!


در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

بزودی از طریق این بلاگ الگوی مستندات مختلف مدیریت پروژه، همراه با راهنما و نمونه های تکمیل شده ارائه می گردد. اخبار تکمیلی بزودی به اطلاع می رسد.

2 دیدگاه در تغییر باید فرهنگی باشد نه ابزاری
  1. مشکل اینجاست که بیشتر درک ما از مفاهیم بوسیله ابزار شکل می‌گیره که چیزی ملموس‌تر نسبت به مسائل تئوری است. اما دکتر ترابی یک کار جالب داشت انجام می‌داد و اون هم این بود که مفاهیم تئوری رو قبل از ارائه در ابزار پیاده می‌کرد تا درکش برای دیگران بهتر بشه. اما در هر صورت این نکته‌ای که گفتی به شدت همه‌گیر هست.

  2. @امیر مهرانی
    این کار دکتر ایده خیــــــــــلی خوبیه! اگر بشه زمان برای آماده سازی ابزار صرف کرد، به نظرم خیلی می‌تواند موثر باشد. و کلا پذیرش فرهنگ و ابزار راحت‌ تر صورت می‌گیرد.


[بالا]

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *