فرض کنید که قصد دارید فرایندهای اجرا شده در یک واحد مستند سازی را به منظور ثبت دانش و استفاده در آموزش نیروهای جدید مستند کنید. شاید اولین روشی که به ذهن شما خطور کند، مصاحبه با نقشهای مختلف است. خب من هم با شما موافقم. این کار لازم است، اما کافی نیست. زیرا در این روش این احتمال وجود دارد که بعضی از جزئیات که شاید بسیار با اهمیت باشد، به دلیل عادتهای کاری از سمت آن نقش بیان نشود. به عنوان مثال اینکه یک ویراستار برای اینکه کار خود را بهتر انجام دهد، اول از همه، فونتها را در اندازه  ۲۴ تنظیم می کند.(این مثال، فرضی است) و یا آنکه  فردی که صفحات را پرینت و مرتب می کند ابتدا صفحات زوج، سپس صفحات فرد را پرینت می گیرد(این مورد هم تخیلی است). اگر این کارها را به عنوان یک تکنیک برای بهروری قلمداد کنیم، ثبت و گسترش آن در بین نیروهای جدید اهمیت دارد. اما این اطلاعات را از کجا بدست آوریم؟ شاید از نظر ویراستار و فرد پرینت کننده، این کارها اصلا  به چشم نیاید. شما هم  که علم غیب ندارید که آن را در جلسات مصاحبه حدس بزنید!
راه بدست آوردن این اطلاعات استفاده از تکنینک مشاهده(Observation) است. البته از این تکنیک با نام  سایه به سایه (Shadowing) هم  یاد می شود. در این تکنیک تحلیلگر با حضور در محلی که فرایندهای کسب و کار در حال اجرا می باشد و توجه به عادات و رفتارهای کاری و تعاملات رخ داده، سعی در جمع آوری اطلاعات می کند. تحلیلگر با استفاده از تکنیک مشاهده علاوه بر سنجش صحت اطلاعات کسب شده در روشهای دیگر می تواند، مواردی که به هر دلیلی در روشهای دیگر مورد توجه قرار نگرفته را کشف کند. او می تواند با پرسشهایی که پاسخ آنها کوتاه باشد، از صحت اطلاعات استنتاج شده اطمینان حاصل کند. اگر شرایط کاری مورد بررسی، به گونه ای باشد که نقش ایفا کننده بتواند در حین انجام کار در مورد روش کاری صحبت کنند، ناخودآگاه اطلاعات کاملتری به تحلیلگر خواهد داد.
اگر بتوانید این امکان را بوجود آورید که خود را در نقش مجری فرایند قرار دهید و به طور عملی کار ایشان را انجام دهید، شاید اطلاعات جدیدی کسب کنید. زیرا به محض اینکه شما اشتباه کنید، به شما تذکر داده شده و با ذکر دلیل روش صحیح را به شما می گویند. در ضمن در این حالت، تجارب موفق نیز بیان می شود. به عنوان مثال وقتی شما می خواهید به جای کارمند یک اداره یک پرونده  را بررسی کنید، او به شما خواهد گفت، بهتر است اول فرم ۲، بعد فرم ۱ و در آخر نامه ۳ را بررسی کنید. این روش کا را سریعتر می کند.
گاهی به واسطه شرایط مجبور هستید از تکنیک مشاهده غیر مستقیم استفاده کنید. مثلا با استفاده از دوربین های مدار بسته، یا از پشت شیشه. در این شرایط تحلیلگر سئوالات خود را جمع آوری و در اولین جلسه مصاحبه یا از طریق پرسشنامه می پرسد. البته این نوع از مشاهده کیفیت حالت مستقیم را ندارد اما در بعضی شرایط کاری مانند کار در اتاق رنگ کارخانه ها یا کار در کنار کوره های  آتش چاره ای نیست، که از حالات غیر مستقیم استفاده کرد.
در استفاده از تکنیک مشاهده نکات بسیار مهمی را باید مد نظر داشته باشید. مهمترین این نکات این است که  نباید در فرایند کاری خللی وارد کنید. ممکن است شما را به بیرون هدایت کنند.
به نظر شما چه نکات دیگر در استفاده از این تکنیک مهم است؟
3 دیدگاه در با سایه به سایه مشاهده کنید!
  1. @علی نعمتی شهاب
    کاملا نکاتی که گفتی رو تایید می‌کنم. به نکات بسیار مهمی اشاره کردی. مخصوصا زمان سنجی! حالا یک مدت که از این مطب بگذرد، نکات این تکنیک رو می‌نویسم. مثلا شخصا من این تکنیک را برای شروع کار تحلیل قبول ندارم! یا همانطور که گفتی در همه کار جواب نمی ده و نکات دیکر. با اجازت در مطلب بعدی از نکاتت کپی برداری می کنم 🙂

  2. مطلب خوبي بود
    عرضم به حضور شما
    چند نکته:
    ۱- عملا استفاده از اين روش بستگي به نوع و ابعاد و اسکوپ پروژه داره. مثلا در پروژه‌هاي معماري سازماني، عملا اين کار براي ما وقت تلف کردنه. چون به جزييات فرايند احتياجي نداريم. ولي در مقابل، در پروژه‌ي مهندسي مجدد يا پروژه‌ي طراحي نرم‌افزار، چاره‌هيچ چاره‌اي نيست جز اين‌که مستندسازي به اين شکل انجام بشه.
    ۲- عملا براي ما مشاوران که از خارج وارد سازمان مي‌شيم استفاده از اين روش ممکنه مقاومت‌هاي زيادي را به‌وجود بياره. باز شايد در سازمان‌هاي خدماتي و يا در سطوح کارشناسي خيلي سخت نباشه ولي در سطح کارگري و تو کارخونه بسيار سخته. يادم مياد داشتم کار يک کارگر دستگاه پرس را زمان‌سنجي مي‌کردم؛ وقتي طرف مي‌فهميد دارم زمان‌اش را مي‌گيرم کارش را دو برابر مي‌کرد!!! در مقابل، يک مثال خوب‌اش در مورد مهندسي مجدد فرايند ارايه‌ي وام در واحد مالي شرکت IBM بوده که مثالش توي کتاب اول همر و چمپي (مهندسي مجدد: منشور انقلاب سازماني) اومده.
    ۳- حدس مي‌زنم (و بهتر بگم تجربه‌ام اين طور نشون مي‌ده) استفاده از تکنيک مشاهده براي مثال‌هايي که خودت زدي خيلي خوب جواب مي‌ده؛ مثلا جايي که قراره فرمي تکميل بشه، چيزي پرينت گرفته بشه و در واقع کلا جايي که يک عمليات فيزيکي داره انجام مي‌شه. ولي در مقابلش در مورد مثلا فرايند برنامه‌ريزي استراتژيک نمي‌شه اين کار را کرد. کلا جايي که کار کارشناسي داريم استفاده از اين تکنيک خيلي جواب نمي‌ده و بهتره با صحبت کردن با طرف، سعي کنيم مدل ذهني‌ و روش کارش را دربياريم.
    ارادت

  3. 🙂
    استفاده مي‌کنيم
    بفرماييد


[بالا]

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *